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  "id": "norm-72841",
  "citation": "Decreto 615",
  "section": "norms",
  "doc_type": "regulation",
  "title_es": "Reglamento para el Cobro Administrativo y Judicial del SENARA",
  "title_en": "SENARA Administrative and Judicial Collection Regulation",
  "summary_es": "Este reglamento establece el procedimiento que debe seguir el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA) para recuperar obligaciones dinerarias vencidas a su favor, tanto en sede administrativa como judicial. En la fase administrativa, la Unidad Financiero-Contable realiza avisos de cobro previos y posteriores al vencimiento, con el fin de lograr el pago voluntario. Si la gestión administrativa se agota sin éxito, el expediente se traslada a la Dirección Jurídica para iniciar el cobro judicial dentro de los tres meses siguientes al vencimiento. El reglamento detalla la contratación de abogados externos, sus obligaciones (como presentar la demanda en ocho días hábiles, informar trimestralmente y realizar estudios registrales) y prohibiciones (no recibir pagos directos de deudores ni pactar arreglos sin autorización). También regula los arreglos de pago, que pueden aprobarse por razones de conveniencia y oportunidad, pero sin que exista obligación de concederlos, y prohíbe la condonación de deudas salvo ley expresa. Finalmente, define el procedimiento para declarar cuentas incobrables según su monto, requiriendo aprobación de la Gerencia o Junta Directiva y estudios semestrales de cartera.",
  "summary_en": "This regulation establishes the administrative and judicial procedures that the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (SENARA) must follow to collect its overdue monetary claims. In the administrative phase, the Financial-Accounting Unit sends payment reminders before and after maturity to encourage voluntary compliance. If administrative collection efforts are exhausted, the case is referred to the Legal Department within three months of default to initiate judicial proceedings. The regulation details the hiring of external attorneys, their duties (such as filing lawsuits within eight business days, submitting quarterly status reports, and conducting asset searches), and prohibitions (including receiving direct payments from debtors or negotiating settlements without prior SENARA approval). It also governs payment arrangements, which may be authorized if deemed convenient and appropriate but are not obligatory, and explicitly forbids debt forgiveness except by express law. Finally, it outlines the process for writing off uncollectible accounts based on amount thresholds, requiring authorization from Management or the Board of Directors and semiannual portfolio reviews.",
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  "date": "21/05/2012",
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    "Unidad Financiero-Contable",
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    "cobro administrativo",
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    "Servicio Nacional de Aguas Subterráneas",
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    "National Groundwater Service",
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  "excerpt_es": "Artículo 10.-Traslado de cuentas a cobro judicial. A más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de vencimiento de la obligación, y una vez agotadas las gestiones de cobro administrativo, la Unidad Financiero Contable trasladará el respectivo expediente a la Dirección Jurídica para que se proceda con el trámite de cobro judicial.\n\nArtículo 20.-Prohibición de condonar deudas. La condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que así lo establezca.\n\nArtículo 39.-Competencia para aprobar cuentas como incobrables. Realizadas todas las acciones administrativas y judiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la cuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y tramitará ante la Gerencia su aprobación.",
  "excerpt_en": "Article 10.-Referral of accounts for judicial collection. At the latest within three months following the obligation's maturity date, and once administrative collection efforts have been exhausted, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Department to proceed with judicial collection.\n\nArticle 20.-Prohibition of debt forgiveness. Debt forgiveness is prohibited and may only be approved if an express law so provides.\n\nArticle 39.-Authority to approve accounts as uncollectible. After all pertinent administrative and judicial actions have been taken without achieving recovery of the account, the Administrative Directorate shall estimate the uncollectible accounts and submit them to Management for approval.",
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    "label_en": "Active norm",
    "label_es": "Norma vigente",
    "summary_en": "Establishes the administrative and judicial collection procedure for SENARA's monetary claims.",
    "summary_es": "Establece el procedimiento de cobro administrativo y judicial de las obligaciones dinerarias del SENARA."
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      "context": "CAPÍTULO II, SECCIÓN I",
      "quote_en": "Article 10.-Referral of accounts for judicial collection. At the latest within three months following the obligation's maturity date, and once administrative collection efforts have been exhausted, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Department to proceed with judicial collection.",
      "quote_es": "Artículo 10.-Traslado de cuentas a cobro judicial. A más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de vencimiento de la obligación, y una vez agotadas las gestiones de cobro administrativo, la Unidad Financiero Contable trasladará el respectivo expediente a la Dirección Jurídica para que se proceda con el trámite de cobro judicial."
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      "quote_es": "Artículo 20.-Prohibición de condonar deudas. La condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que así lo establezca."
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      "context": "CAPÍTULO IV",
      "quote_en": "Article 39.-Authority to approve accounts as uncollectible. After all pertinent administrative and judicial actions have been taken without achieving recovery of the account, the Administrative Directorate shall estimate the uncollectible accounts and submit them to Management for approval.",
      "quote_es": "Artículo 39.-Competencia para aprobar cuentas como incobrables. Realizadas todas las acciones administrativas y judiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la cuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y tramitará ante la Gerencia su aprobación."
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      "context": "CAPÍTULO II, SECCIÓN II",
      "quote_en": "Article 11.-Appropriateness of payment arrangements. Under no circumstances shall SENARA be obligated to approve payment arrangements for debtors who request them. When SENARA deems an arrangement appropriate, considering reasons of legality, convenience, and timeliness, it may authorize it under the terms established in this Regulation.",
      "quote_es": "Artículo 11.-Procedencia de arreglos de pago. En ningún caso será obligación de SENARA aprobar arreglos de pago a deudores que lo soliciten. Cuando el SENARA considere procedente un arreglo, considerando razones de legalidad, conveniencia y oportunidad, podrá autorizarlo bajo los términos que se establecen en este Reglamento."
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 615\n\n                        Reforma Integral Reglamento Para el Cobro Administrativo y Judicial del\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento\n\nTexto Completo acta: E5D9E\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS,\n\nRIEGO Y AVENAMIENTO\n\nDIRECCIÓN\nADMINISTRATIVA FINANCIERA\n\nEl Servicio Nacional de Aguas Subterráneas\nRiego y Avenamiento, SENARA, comunica el acuerdo número 4406, tomado por la\nJunta Directiva de SENARA, en sesión ordinaria Nº 615-12, celebrada el día 21\nde mayo del 2012.\n\nAcuerdo Nº 4406: Se modifica el \"Reglamento\npara el Cobro Administrativo y Judicial\", del SENARA, aprobado por la Junta\nDirectiva de SENARA en sesión ordinaria Nº 473-05 celebrada el día 15 de marzo\ndel 2005, mediante acuerdo número 3059, y publicado en el Periódico La\nGaceta Nº 76 del 21 de abril del 2005; para que en lo sucesivo se lea así:\n\nSERVICIO\nNACIONAL DE AGUAS\n\nSUBTERRÁNEAS,\nRIEGO Y AVENAMIENTO\n\n\"REGLAMENTO\nPARA EL COBRO\n\nADMINISTRATIVO\nY JUDICIAL\"\n\nCAPÍTULO\nI\n\nDisposiciones\ngenerales\n\nArtículo 1º-Objetivo. El presente\nReglamento tiene por objetivo establecer las normas que regularán el cobro\nadministrativo y judicial, de las obligaciones dinerarias establecidas en favor\ndel Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).\n\nArtículo\n2º-Ámbito de aplicación. Este Reglamento será de aplicación obligatoria\npara todas las instancias administrativas de SENARA en lo que a cada una\ncorrespondiere, así como a los Abogados externos que sean contratados por el\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), para\ngestionar el cobro judicial de las cuentas que se le asignen.\n\nArtículo\n3º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento, se entiende\npor:\n\na. Reglamento: El presente Reglamento para\nel Cobro Administrativo y Judicial.\n\nb. SENARA: Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento.\n\nc. Obligaciones vencidas: Las obligaciones\ndinerarias que hayan generado una cuenta por cobrar en favor de SENARA.\n\nd. Sujeto Pasivo: La persona física o\njurídica obligada al cumplimiento de la obligación vencida.\n\ne. Abogados Externos: Los profesionales en\nDerecho que habiendo cumplido con los requisitos que el SENARA exige, hayan\nsido contratados por los procedimientos que establece la Ley de Contratación\nAdministrativa, para brindar servicios profesionales de abogacía para el cobro\njudicial de las obligaciones de plazo vencido a favor de la Institución.\n\nf.  Unidad Financiero-Contable: Unidad\nfuncional que forma parte de la Dirección Administrativa de SENARA responsable\nde la gestión de cobro en sede administrativa, excepto deudas por tarifas de\nriego cuya gestión de cobro está a cargo de la Dirección Distrito de Riego\nArenal Tempisque.\n\ng. Cobro Administrativo: Son todas aquellas\ngestiones que desempeñe la administración de SENARA tendiente a que sus\ndeudores cumplan de manera oportuna con las obligaciones económicas\nestablecidas a favor de la Institución.\n\nh. Cobro Judicial: Las acciones cobratorias\nque se realicen en vía judicial, en aras de obtener el pago de las obligaciones\nvencidas a favor del SENARA.\n\ni.  Dirección Jurídica: Unidad de Asesoría\nLegal de planta de SENARA, representada por el titular de dicha unidad.\n\nCAPÍTULO\nII\n\nDel\ncobro administrativo\n\nSECCIÓN\nI\n\nDel procedimiento\nde cobro administrativo\n\nArtículo 4º-Unidad responsable del Cobro\nAdministrativo. La Unidad Financiero Contable será la responsable directa\nde gestionar el cobro administrativo, utilizando la tecnología y medios\npertinentes con el objeto de lograr al máximo, el cumplimiento voluntario de\nlos deberes y obligaciones a cargo de los deudores de SENARA, mediante el\ndesarrollo de un conjunto de acciones, cuyo propósito es el desarrollo y\nejecución de sistemas y procedimientos eficientes y eficaces de planificación,\ncoordinación y control de aquellas cuentas en las que SENARA figure como\nacreedor.\n\nArtículo\n5º-Expedientes de cuentas en cobro administrativo. La Unidad Financiero\nContable, deberá llevar un expediente completo y ordenado cronológicamente, por\ncada cuenta en cobro administrativo, donde conste el documento que generó la\nobligación, el detalle de los pagos realizados, comunicaciones existentes entre\nlas partes, así como los documentos de las gestiones cobratorias que se\nhubieren efectuado.\n\nArtículo\n6º-Medios de gestión de cobro administrativo.\n\na) Avisos de cobro previos al vencimiento de la\nobligación: La gestión de cobro se hará mediante avisos de cobro previos al\nvencimiento de la deuda, cuyo plazo deseable es de 15 días de antelación. Para\ntales efectos la Unidad Financiero Contable podrá contar con el apoyo de los\nCoordinadores Regionales del Área de Operaciones. Estos avisos de cobro se\nenviarán, facultativamente y de acuerdo con razones de conveniencia y\noportunidad que determine la Unidad Financiero Contable, vía correo, telegrama,\nentrega personal a través de los propios funcionarios de SENARA, servicios de\nmensajería (personas físicas o jurídicas) contratadas externamente, fax, correo\nelectrónico, mediante otras entidades con las que SENARA suscriba convenios\npara tal efecto, publicaciones en radio, televisión o prensa escrita.\n\nb) Avisos de cobro sobre deudas en estado de\nmorosidad: Sin perjuicio del uso de los medios de comunicación señalados en\nel inciso anterior, una vez que la operación tenga una o más cuotas de capital\no intereses vencidos, sin que éstas hayan sido pagadas, se notificaran avisos\nde cobro al deudor y fiadores, personalmente, en su casa de habitación, o en la\ndirección reportada en el documento constitutivo de la obligación para atender\nnotificaciones. De estas notificaciones se dejará constancia escrita,\ndebidamente recibida por deudor y fiadores, en el expediente, a fin de\ndemostrar la interrupción de la prescripción. En caso de no obtener respuesta\npositiva en el transcurso de 30 días naturales, después de recibido el aviso,\nse enviará una segunda carta de aviso de cobro.\n\nArtículo 7º-Declaratoria de prescripción de\ndeudas. La declaratoria de prescripción total o parcial de deudas, tanto de\nprincipal como de intereses corrientes y moratorios, solo procede a solicitud\nexpresa de la parte deudora, sin que sea procedente declararla de oficio.\n\nArtículo\n8º-Contratos de Gestión de Cobro Administrativo. El SENARA podrá\nrealizar la gestión de cobro en forma directa a través de sus propios\nfuncionarios, o bien contratar la gestión de cobro administrativo a un operador\npúblico o privado especialista y con capacidad para el cobro a nivel nacional.\n\nArtículo\n9º-Agotamiento de las gestiones de Cobro Administrativo. La Unidad\nFinanciero Contable será responsable de gestionar los cobros hasta agotar todas\nlas alternativas posibles. De toda gestión que se haga se dejará constancia en\nel expediente respectivo.\n\nArtículo\n10.-Traslado de cuentas a cobro judicial. A más tardar dentro de los\ntres meses siguientes a la fecha de vencimiento de la obligación, y una vez\nagotadas las gestiones de cobro administrativo, la Unidad Financiero Contable\ntrasladará el respectivo expediente a la Dirección Jurídica para que se proceda\ncon el trámite de cobro judicial.\n\nSECCIÓN\nII\n\nArreglos\nde pago\n\nArtículo 11.-Procedencia de arreglos de\npago. En ningún caso será obligación de SENARA aprobar arreglos de pago a\ndeudores que lo soliciten. Cuando el SENARA considere procedente un arreglo,\nconsiderando razones de legalidad, conveniencia y oportunidad, podrá\nautorizarlo bajo los términos que se establecen en este Reglamento. El arreglo\nde pago podrá aprobarse sea que la operación se encuentre en fase de cobro\nadministrativo o en fase de cobro judicial.\n\nArtículo\n12.-Solicitudes de arreglo de pago. Aquel deudor que desee realizar un\narreglo de pago, deberá hacer solicitud escrita, indicando las razones que le\nhan impedido, o que le impedirán, el cumplimiento de la obligación en los\ntérminos originalmente pactados.\n\nArtículo\n13.-Trámite de la solicitud. Independientemente de la unidad\nadministrativa que reciba la solicitud de arreglo de pago, ésta la remitirá la\nUnidad Financiero Contable a fin de que rinda un informe sobre el estado de la\ncuenta, que incluya: monto del principal, intereses corrientes, moratorios,\ngastos administrativos así como las condiciones vigentes en que la operación se\nencuentra pactada. Si la cuenta está en cobro judicial, la solicitud también\ndebe remitirse a la Dirección Jurídica de SENARA para que brinde un informe\nsobre la situación del cobro judicial, incluyendo estado del juicio, número de\nexpediente, y embargos decretados, así como los montos a cobrar por concepto de\nhonorarios profesionales y costas procesales.\n\nElaborados\nlos informes citados, éstos serán remitidos a la unidad administrativa\ncompetente para la toma de la decisión respecto del arreglo propuesto o para\nque negocie con la parte deudora, una propuesta que sea aceptable para el\nSENARA.\n\n          Artículo 14.-Prórrogas de plazo para\nel pago de obligaciones y readecuaciones de deudas El SENARA, en su condición\nde acreedor, podrá convenir con las personas deudoras, arreglos de pago en las\nsiguientes circunstancias.\n\na) Prórrogas: Se podrán aprobar prórrogas\nen el plazo para el pago de toda la obligación o parte de ella, cuando por\ncircunstancias demostradas, la persona deudora, no pueda atender el pago de la\nmisma; trámite que debe hacerse antes del vencimiento de la operación. En estos\ncasos las prórrogas no serán mayores a doce meses, y se autorizarán por única\nvez. Las restantes condiciones del crédito original, se mantendrán.\n\nb) Readecuaciones: consisten en la\nmodificación de una o más de las condiciones originales del crédito, e implica\ncambio en la forma de pago, plazo, garantías o cualquier otra condición\nrelevante que altere las condiciones originalmente establecidas.\n\nEn cualquiera de los casos, la base para hacer la\nreadecuación de la deuda o la prórroga en el plazo para pagar, contendrá todas\nlas obligaciones acumuladas, incluyendo capital, intereses corrientes y\nmoratorios, gastos administrativos, así como honorarios profesionales y costas\nprocesales en caso que la operación se encuentra en cobro judicial.\n\nArtículo\n15.-Competencia para resolver arreglos de pago.\n\na) Deudas inferiores al equivalente de US$\n2.000: Será competencia de la Dirección Administrativa, atender solicitudes\nde arreglo de pago de usuarios cuyo saldo adeudado sea inferior a su\nequivalente en colones de US$ 2.000 (dos mil dólares exactos) del día en que se\nsolicite el arreglo al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa\nRica y en cuya solicitud no se incluyan cambios en las condiciones del convenio\no del documento en garantía.\n\nb) Deudas iguales o superiores al equivalente\nde US$ 2.000: Será competencia de la Gerencia atender y resolver\nsolicitudes de arreglo de pago de usuarios cuyo saldo total sea superior a su\nequivalente en colones de US$2.000 (dos mil dólares exactos) del día en que se\nsolicite el arreglo, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa\nRica, cuando se vean alteradas las condiciones del convenio o del documento en\ngarantía (tasas de interés, aumento del plazo), o cuando la totalidad de los\nusuarios de un proyecto, presenten en forma conjunta solicitud de cualquier\ntipo de arreglo de pago. Para su resolución podrá contar con la recomendación\ndel Área Administrativa.\n\nArtículo 16.-Forma de resolver sobre\narreglos de pago. La Gerencia o el Área Administrativa según corresponda,\nresolverá el arreglo de pago por medio de una resolución administrativa y se lo\ncomunicará a la Unidad Financiero Contable y al Coordinador Regional\nrespectivo, para que procedan como corresponda. Mientras no se resuelva\nformalmente una solicitud de arreglo de pago, la gestión de cobro debe\ncontinuar de forma regular, de acuerdo con las condiciones establecidas en el\npagaré y a los procedimientos establecidos para tales efectos.\n\nArtículo\n17.-Formalización del arreglo de pago. Todo arreglo de pago deberá\nrespaldarse con la suscripción de un título ejecutivo, con al menos los mismos\nrequisitos solicitados en el documento que dio origen a la deuda, salvo que se\ntrate de una mera suspensión temporal de la gestión de cobro (Prórroga), que no\nrequiera formalizar nuevo documento.\n\nArtículo\n18.-Compromiso de arreglo de pago y garantías que lo acompañan. El\nSENARA podrá condicionar la aprobación de arreglos de pago a que el deudor haga\nun abono representativo a la suma adeudada, que evidencie la intención de pago\ny compromiso de cumplir con el arreglo propuesto. De igual manera, en casos de\narreglos de pago, el SENARA podrá exigir garantías fiduciarias o reales más\nrigurosas que las que originalmente respaldaron la obligación, si así lo\nconsideran conveniente u oportuno.\n\nArtículo\n19.-Documentación del arreglo de pago. Todo documento originado en la\nsolicitud, estudio y resolución de un arreglo de pago, debe ser agregado al\nexpediente administrativo de la deuda que al efecto lleva la Unidad Financiero\nContable.\n\nArtículo\n20.-Prohibición de condonar deudas. La condonación de deudas está\nprohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que\nasí lo establezca.\n\nCAPÍTULO\nIII\n\nDel\nCobro Judicial\n\nSECCIÓN\nI\n\nProcedimiento\npara gestionar el inicio del cobro judicial\n\nArtículo 21.-Solicitud para iniciar el\ncobro judicial. El cobro judicial iniciará una vez agotada la fase de cobro\nadministrativo, de acuerdo con la normativa vigente. Para tal fin la Unidad\nFinanciero Contable trasladará el expediente respectivo a la Asesoría Legal,\nsolicitando expresamente el inicio de las gestiones de cobro judicial. La\nDirección Jurídica del SENARA, tendrá un plazo improrrogable de cinco días\nhábiles para que lo asigne al abogado externo que por turno corresponda.\n\nArtículo\n22.-Remisión de Expediente para Cobro Judicial. El expediente que envíe\nel Proceso Financiero Contable a la Dirección Jurídica para el cobro judicial\ncontendrá al menos lo siguiente:\n\na) Original del Título Ejecutivo o documento que\nsirve de base a la acción cobratoria.\n\nb) Documentos con razón de recibido notificada al\ndeudor y/o fiadores sobre las acciones de cobro administrativo efectuadas y que\nhayan interrumpido la prescripción, conforme a los artículos 977, siguientes y\nconcordantes del Código de Comercio y a los artículos 876, siguientes y\nconcordantes del Código Civil.\n\nc) Dirección exacta del deudor y de los fiadores,\nsi los hubiese, en caso que la dirección que consta en el título ejecutivo en\nque se funda la existencia de la deuda es confusa, incompleta, inexacta o del\ntodo no se indica.\n\nd) Constancia del Encargado del Proceso de gestión\nde cobro, en donde se indique: i) Capital adeudado (principal), ii) Monto de\nintereses corrientes y periodo a que corresponden. iii) Monto de intereses\nmoratorios y periodo al que corresponden, y iv) Cargos por gestiones de cobro administrativo\nu otros cargos si así se hubiese establecido.\n\nArtículo 23.-Designación de abogado. La\nDirección Jurídica de SENARA, una vez recibido el expediente completo con la\ndocumentación a que se ha hecho referencia en el artículo anterior, procederá a\nasignar el abogado de planta que se encargará de gestionar y tramitar el cobro\njudicial. Solamente en casos que por el volumen de trabajo asignado, los\nabogados de planta resulten insuficientes para atender el cobro judicial, se\nasignará el caso a abogados externos contratados al efecto. La asignación de\nlos casos de cobro judicial a los abogados externos se hará en forma\nequitativa, tomando en cuenta al menos los siguientes criterios: número de\ncasos a su cargo, cuantía del asunto y fijación mediante un orden rotativo.\n\nArtículo\n24.-Deberes de la Dirección Jurídica de SENARA. Es deber de la Dirección\nJurídica de SENARA, fiscalizar la labor que está siendo desarrollada por los\nabogados externos. Compete a la Dirección Jurídica del SENARA, recibir los\ninformes trimestrales que realicen los abogados externos de conformidad con\neste Reglamento, analizarlos y remitirlos trimestralmente a conocimiento de la\nDirección Administrativa Financiera, con los comentarios o sugerencias que\nestime pertinentes.\n\nIgualmente son\ndeberes de la Dirección Jurídica de SENARA los siguientes:\n\na) Solicitar a la Gerencia del SENARA, la\naplicación de las sanciones que en este Reglamento se establecen, a los\nabogados externos que incumplan con sus obligaciones.\n\nb) Solicitar a la Gerencia del SENARA, el\nnombramiento de nuevos abogados o la resolución de la contratación de abogados\nexternos, de conformidad con la demanda que de estos servicios requiera la\nInstitución.\n\nc) Llevar un expediente de cada uno de los\nabogados externos, el cual contendrá toda la documentación relacionada con su\ncontratación, incluyendo: Los procesos asignados, los informes trimestrales que\npresente, los documentos que acrediten los pagos efectuados y demás documentos\nrelacionados con actividad. Estos expedientes deberán mantenerse en una forma\nordenada y archivados de manera cronológica.\n\nd) Verificar mediante los informes trimestrales\nrecibidos u otros medios que estime pertinentes, que los procesos judiciales\nasignados a los abogados externos están activos, y en caso de no estarlo,\nrecomendar a la Gerencia la aplicación de las sanciones que resulten aplicables\npor incumplimiento del contrato.\n\nSECCIÓN\nII\n\nDe los\nabogados externos\n\nArtículo 25.-Contratación de abogados\nexternos para cobro judicial. Los abogados externos para el cobro judicial,\nserán contratados a través de un concurso público que realizará el SENARA, de\nconformidad con la Ley de Contratación Administrativa. El número de abogados\nexternos a contratar dependerá de la cartera de sujetos pasivos morosos remitidos\na la Dirección Jurídica.\n\nArtículo\n26.-Formalización del contrato de servicios profesionales para el cobro\njudicial. Los oferentes elegidos firmarán un contrato de servicios\nprofesionales con el SENARA, así como cualquier otro documento que requiera la\nInstitución, necesario para la prestación eficiente de estos servicios\nprofesionales de abogacía para el cobro judicial, y para cumplir con las normas\nque regulan este tipo de contratación. La relación contractual que se\nestablezca no tendrá carácter laboral, sino que es una relación de servicios\nprofesionales regulada por la Ley de Contratación Administrativa, retribuida\nmediante el sistema de honorarios, de acuerdo con las tarifas que al efecto\nestablece el Colegio de Abogados, y donde el profesional contratado podrá\norganizar su propio sistema de trabajo, no estará sujeto a horarios, asistencia\na una oficina, ni existirá subordinación jurídico-laboral con el SENARA.\n\nArtículo\n27.-No sujeción a plazo predefinido. La contratación que se formalice\nentre SENARA y los abogados externos no estará sujeta a cumplir con un plazo\npredefinido, sino que la vigencia de la relación contractual se extenderá por\ntodo el plazo que dure la tramitación del proceso o procesos judiciales\nasignados.\n\nArtículo\n28.-De las obligaciones de los abogados externos. Sin perjuicio de las\nobligaciones que específicamente se establezcan en los contratos de servicios\nprofesionales de abogacía para el cobro judicial que suscriban SENARA y los\nabogados externos contratados al efecto, así como la legislación civil,\ncomercial y procesal civil que regula la materia de cobros judiciales, y las\nnormas de ética profesional aplicables a los profesionales en Derecho, los\nabogados externos que contrate el SENARA para el cobro judicial, estarán obligados\na lo siguiente:\n\na) Deberán excusarse de asumir la dirección\nprofesional de cualquier asunto en que se presente alguna de las causas de\nimpedimento, recusación o excusa, establecidas en los artículos 49, siguientes\ny concordantes del Código Procesal Civil. Particularmente deberán inhibirse de\nasumir la dirección profesional cuando medie algún interés directo en el asunto\nque se le asigna, relaciones de parentesco o amistad con el deudor, o si el\ndeudor ha sido cliente del abogado.\n\nb) El abogado al que se le ha asignado el cobro de\nalguna obligación, deberá realizar todas las gestiones y elaborar los\ndocumentos preparatorios para la correcta y oportuna presentación ante los\ntribunales de justicia, incluyendo:\n\ni)  Realizar los estudios registrales que correspondan\npara la determinación de la existencia de bienes muebles e inmuebles\nembargables a nombre del deudor y de los fiadores.\n\nii)  Realizar los estudios registrales que\ncorrespondan, para la determinación de las calidades del sujeto pasivo y su\ndomicilio, si se tratara de una persona jurídica, correspondiendo al abogado\nexterno respectivo realizar u obtener la certificación de personería\ncorrespondiente.\n\niii) Preparar el poder especial judicial que le\nfaculta para gestionar el cobro de la deuda así como la certificación de\npersonería jurídica de representante legal de SENARA que le otorga el poder.\n\nc) El abogado al que se le ha asignado un caso\npara cobro judicial estará en la obligación de presentar, dentro de los ocho\ndías hábiles siguientes al recibo del expediente completo, la demanda\nrespectiva ante la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, luego de lo cual\ndeberá remitir a la Dirección Jurídica de SENARA, dentro del plazo de cinco\ndías hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo citado, copia de la\ndemanda con la constancia de presentación a la Autoridad Jurisdiccional\nrespectiva. En caso de incumplir esta obligación, deberá adjuntar nota\njustificando los motivos de su incumplimiento.\n\nd) Deberá llevar y mantener una copia del\nexpediente judicial, debidamente ordenada y completa, correspondiente a cada\nuno de los casos que se le ha asignado. Dicha copia del expediente, le será\nentregada a la Dirección Jurídica de SENARA al finalizar el proceso de cobro\njudicial.\n\ne) Presentar dentro de los primeros diez días\nhábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, un informe a\nla Asesoría Legal de SENARA, sobre el estado de cada uno de los procesos\njudiciales que le han sido asignados. Ese informe deberá incluir al menos la\nsiguiente información:\n\ni)      Número de expediente\n\nii)      Nombre de las partes\n\niii)     Cuantía del asunto\n\niv)     Fecha de presentación de la demanda\n\nv)      Fecha de notificación al deudor y fiadores\n\nvi)     Bienes embargados\n\nvii)    Estado actual del proceso\n\nviii)    Fecha en que se presentó la última gestión\nante el juzgado correspondiente.\n\nix)     Bienes embargados.\n\nf.  Asumir los gastos que se presenten por la\ntramitación del proceso judicial asignado a su dirección.\n\ng. Realizar estudios como mínimo cada tres meses,\nsobre retenciones de valores o cuentas bancarias embargadas, en los procesos\nque estén bajo su dirección profesional, así como solicitar, cuando exista\nsentencia firme, la orden de giro correspondiente, a efectos de lograr el\ningreso de dichos dineros a las arcas de SENARA.\n\nh. Una vez firme la sentencia respectiva, el\nabogado director del proceso, deberá presentar la liquidación de intereses y\ncostas en un plazo no mayor de diez días hábiles.\n\nArtículo 29.-Prohibiciones de los abogados\nexternos. Se prohíbe a los abogados externos contratados por SENARA, lo\nsiguiente:\n\na. Realizar cualquier tipo de arreglo judicial o\nextrajudicial, sin la aprobación previa y por escrito de las autoridades\nadministrativas del SENARA. Toda gestión para un arreglo judicial o\nextrajudicial, deberá ser canalizada, conocida y sometida a aprobación previa\nde las autoridades administrativas del SENARA.\n\nb. Recibir cualquier suma de dinero por parte del\ndeudor, fiadores o cualquier tercera persona, como abono a principal,\nintereses, costas u honorarios provenientes de la deuda sometida al cobro\njudicial que se le asignó.\n\nc. Solicitar al SENARA, por concepto de sus\nhonorarios profesionales, sumas diferentes a las estipuladas en la Tabla de\nHonorarios autorizada por el Colegio de Abogados.\n\nd. Realizar cualquier gestión incompatible con su\nfunción de abogado director del proceso que representa al SENARA, o cualquier\ngestión que en tal condición le esté prohibida por la legislación civil,\nmercantil, procesal civil, o las normas de la ética que rigen a los\nprofesionales en Derecho.\n\nArtículo 30.-Terminación o suspensión del\nproceso judicial. Una vez que el cobro judicial haya sido iniciado, solo podrá\ndarse por terminado, en las siguientes circunstancias:\n\na) Cuando se hubiere hecho el pago total de la\nsuma adeudada al SENARA, incluyendo principal, intereses corrientes y\nmoratorios, así como las costas procesales y personales.\n\nb) Cuando se hubiese llegado a un arreglo judicial\no extrajudicial y se encuentren firmados los documentos de formalización del\narreglo. En casos de arreglo extrajudicial, la Dirección Jurídica de SENARA\ninformará por escrito al abogado director del proceso, para que proceda a\nsolicitar al juzgado correspondiente que de por terminado el proceso por\nhaberse llegado a un arreglo extrajudicial.\n\nc) Cuando exista sentencia en firme y no hayan\nbienes susceptibles de embargo, según estudio de bienes efectuado bajo\nresponsabilidad del abogado director del proceso, y así se informe por escrito\na la Dirección Jurídica del SENARA.\n\nSECCIÓN III\n\nDe los\nhonorarios profesionales\n\nArtículo 31.-Tarifas de honorarios. El\nSENARA pagará los servicios profesionales de los abogados externos contratados\npara el cobro judicial, mediante el sistema de honorarios y, a tal efecto, se\naplicarán las tarifas que establece el Arancel de Profesionales en Derecho,\nautorizado por el Colegio de Abogados de Costa Rica.\n\nArtículo\n32.-Forma de pago. Los honorarios serán pagados al abogado director, de\nacuerdo con el avance del proceso y en los términos que establece el Arancel de\nProfesionales en Derecho.\n\nPara\ncada proceso judicial deberán facturarse los honorarios en forma separada,\nindicando el número de expediente y el nombre de las partes.\n\nPara el\npago de los honorarios, el abogado director del proceso deberá remitir a la\nDirección Jurídica de SENARA, la factura por servicios profesionales así como\nlos documentos que acreditan el avance del proceso. Una vez aprobado el pago\npor parte de la Dirección Jurídica de SENARA, este trasladará la solicitud para\ntrámite de pago a la Tesorería de la Institución, la cual procederá a\ngestionar, a la mayor brevedad posible y de acuerdo con la reglamentación y\nprocedimientos establecidos, la confección del cheque o depósito bancario de\nlos honorarios respectivos en favor del profesional.\n\nArtículo\n33.-De la condenatoria en costas personales y procesales a la parte\ndemandada. La gestión cobratoria que se establezca contra el o los deudores\nde la obligación, deberá incluir la solicitud de que se les condene en el pago\nde costas personales (honorarios de abogado) y procesales.\n\nLos\nmontos a que fuese condenada la parte demandada a título de costas personales y\nprocesales, pertenecen al SENARA en aquella proporción en que ya el SENARA las\nhubiese pagado al abogado director, de tal manera que en ningún caso el abogado\ndirector del proceso podrá recibir doble pago por el mismo concepto.\n\nSECCIÓN\nIV\n\nDe las\nsanciones a los abogados\n\nexternos\ncontratados por el SENARA\n\nArtículo 34.-Resolución del contrato de\nservicios profesionales. Se resolverá automáticamente el contrato por servicios\nprofesionales cuando se den las siguientes situaciones de incumplimientos:\n\na. Cuando el abogado externo infrinja las\nprohibiciones establecidas en este Reglamento.\n\nb. Cuando incumpla cualquier condición establecida\nen el respectivo contrato de servicios profesionales sancionada con la\nresolución del contrato.\n\nc. Cuando conduzca el proceso de manera\nnegligente, de tal modo que favorezca la prescripción de principal o intereses,\nno aporte documentos en los plazos que le indica el despacho judicial, no establezca\nrecursos contra resoluciones judiciales desfavorables a los intereses de SENARA\ncuando hubiere motivo fundado para recurrir, no gestione oportunamente el\nretiro y presentación al Registro Nacional de los mandamientos de anotación de\nembargos, o cualquier otra conducta negligente que ponga en peligro la\nrecuperación efectiva de la suma que está siendo objeto de cobro.\n\nArtículo 35.-No asignación de casos\nadicionales de cobro judicial. No se remitirán más expedientes de cobro\njudicial al abogado externo que incurra en las siguientes causales:\n\na. A los abogados que incumplan con su obligación\nde presentar dentro de los plazos establecidos en este Reglamento, el informe a\nla Dirección Jurídica del SENARA, sobre el estado de los procesos judiciales a\nsu cargo.\n\nb. Retrase injustificadamente la obligación de\npresentar, dentro de los plazos que establece este Reglamento, la demanda\ncobratoria ante la Autoridad Jurisdiccional respectiva.\n\nc. Cuando habiendo acaecido el Remate, no\ncomunique sobre el resultado del mismo a la Dirección Jurídica, dentro de los\nocho días hábiles siguientes a aquel en que el mismo se efectuó.\n\nArtículo 36.-Otras sanciones. La\naplicación de sanciones por incumplimiento de los profesionales en Derecho,\nreguladas en este Reglamento, no implica renuncia de parte de SENARA de\ngestionar ante la Fiscalía del Colegio de Abogados, o ante los Tribunales de\nJusticia, la aplicación de medidas de orden disciplinario o indemnizatorio\ncontra el profesional incumpliente; tampoco implica renuncia de SENARA de\nexigir la aplicación de sanciones para contratar con la Administración Pública,\nde acuerdo con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa.\n\nSECCIÓN\nV\n\nTerminación\ndel contrato de abogados externos\n\nArtículo 37.-Resolución de la contratación.\nLos abogados externos que por alguna razón personal o profesional, quieran\ndejar de servir al SENARA, deberán de comunicar esa decisión expresamente y por\nescrito a la Dirección Jurídica del SENARA, con treinta días de antelación,\nnota de la cual remitirá una copia a la Gerencia del SENARA y la Dirección\nAdministrativa Financiera. En este caso, el SENARA no le asignará más casos,\nsin embargo, ello no eximirá al profesional en Derecho de concluir, hasta su\nfinalización, los procesos judiciales que le han sido asignados, salvo que, de\nacuerdo con las normas del contrato específico que se haya firmado entre las\npartes, se haya establecido algo distinto.\n\nArtículo\n38.-Obligaciones de los abogados externos al finalizar la contratación.\nAl finalizar por cualquier motivo la contratación de servicios profesionales,\nel abogado externo respectivo, deberá remitir copia de la totalidad de los\nexpedientes judiciales a su cargo a la Dirección Jurídica del SENARA,\nadjuntando un informe del estado actual de los mismos, así como el documento\nrespectivo de renuncia de la dirección profesional del proceso, de tal manera\nque SENARA esté en plenas posibilidades de asignar, oportunamente, la\ncontinuación del proceso a otro profesional en Derecho, bajo los mismos\ntérminos y condiciones establecidos en este reglamento.\n\nCAPÍTULO\nIV\n\nCuentas\nincobrables\n\nArtículo 39.-Competencia para aprobar\ncuentas como incobrables. Realizadas todas las acciones administrativas y\njudiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la\ncuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y\ntramitará ante la Gerencia su aprobación. Corresponde a la Gerencia aprobar\npasar cuentas por incobrables cuanto éstas sean igual o menor al equivalente de\nUS$2,000.00 (dos mil dólares).\n\nLas\ncuentas cuyo saldo total sobrepase la suma equivalente en colones de US\n$2.000,00 (dos mil dólares exactos) del día en que se realice el estudio, al\ntipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica, requerirán\nautorización de la Junta Directiva de SENARA.\n\nArtículo\n40.-Procedimiento para declarar incobrables cuentas inferiores a $ 1000. Las\ncuentas cuyo saldo total (capital más intereses) sean inferiores a su\nequivalente en colones de US $1000.00 (mil dólares exactos) del día en que se\nrealice el estudio, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa\nRica, podrán estimarse incobrables sin necesidad de gestionar su cobro por la\nvía judicial, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:\n\na) Que se haya agotado la gestión de cobro\nadministrativo y así lo acredite por escrito el Proceso Financiero Contable.\n\nb) Que tanto el Deudor como el Fiador carezcan de\nbienes inmuebles y vehículos inscritos a su nombre, y así se acredite mediante\nun estudio de bienes que elabore la Dirección Jurídica. Se presenta la salvedad\ncuando existan bienes inmuebles y vehículos inscritos pero que por el monto y\npor su relación costo beneficio, resulte más oneroso para el SENARA cobrarlo\npor la vía judicial. En estos casos, deberá aportarse una justificación\nsustentando el costo beneficio.\n\nc) En todo caso se requiere de la aprobación de la\nGerencia para registrar como gasto la estimación de los incobrables.\n\nArtículo 42.-Estudios semestrales generales\nde cuentas por cobrar. La Unidad Financiero Contable, mediante un estudio\nsemestral (junio y diciembre) que realice de las cuentas por cobrar,\ndeterminará aquellas que presenten la condición de vencidas y que se estimen\nincobrables, a efecto de informar a la Dirección Administrativa para que esta a\nsu vez, lo eleve a aprobación de la Gerencia o Junta Directiva, según\ncorresponda, con sus respectivos documentos de soporte, según se ha establecido\nen el presente reglamento.\n\nArtículo\n43.-Verificación de requisitos. En cualquiera de los casos, la Gerencia\no la Junta Directiva, según sea el caso, requerirán informes escritos de la\nDirección Administrativa y de la Dirección Jurídica de SENARA que acredite las\ngestiones cobratorias efectuadas y las razones financieras y legales por las\ncuales se recomienda pasar la cuenta como incobrable.\n\nCAPÍTULO\nV\n\nDisposiciones\nfinales\n\nArtículo 44.-Tramitación de Cobros\nJudiciales por medio de abogados de planta de SENARA. El SENARA de manera\nprioritaria, tramitará los cobros judiciales haciendo uso de los abogados de\nplanta, salvo que, por el volumen de trabajo a cargo de éstos, no resulte\nposible utilizar esta modalidad de cobro. La tramitación de cobros judiciales\npor medio de abogados de planta, se ajustará a lo establecido en las\ndisposiciones de este reglamento en lo que fueren aplicables.\n\nArtículo\n45.-Derogaciones. Este Reglamento deroga cualquier otra disposición\nadministrativa anterior que se le oponga.\n\nArtículo\n46.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La\nGaceta. Comuníquese. Acuerdo firme.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Complete Text of Regulation 615\n\n                        Comprehensive Reform of the Regulation for the Administrative and Judicial Collection of the\nNational Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage\n\nComplete Text of Minutes: E5D9E\n\nNATIONAL SERVICE FOR GROUNDWATER,\n\nIRRIGATION, AND DRAINAGE\n\nFINANCIAL ADMINISTRATIVE\nDIRECTORATE\n\nThe National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage, SENARA, announces agreement number 4406, adopted by the Board of Directors of SENARA, in ordinary session No. 615-12, held on May 21, 2012.\n\nAgreement No. 4406: The \"Regulation for Administrative and Judicial Collection\" of SENARA, approved by the Board of Directors of SENARA in ordinary session No. 473-05 held on March 15, 2005, by means of agreement number 3059, and published in La Gaceta Newspaper No. 76 of April 21, 2005, is hereby amended; to read henceforth as follows:\n\nNATIONAL SERVICE FOR GROUNDWATER,\n\nIRRIGATION, AND DRAINAGE\n\n\"REGULATION FOR ADMINISTRATIVE\n\nAND JUDICIAL COLLECTION\"\n\nCHAPTER I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1—Objective. This Regulation aims to establish the rules that will govern the administrative and judicial collection of monetary obligations established in favor of the National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage (SENARA).\n\nArticle 2—Scope of Application. This Regulation shall be mandatory for all administrative instances of SENARA in what pertains to each, as well as for the external Attorneys contracted by the National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage (SENARA), to manage the judicial collection of the accounts assigned to them.\n\nArticle 3—Definitions. For the purposes of this Regulation, the following definitions apply:\n\na. Regulation: This Regulation for Administrative and Judicial Collection.\n\nb. SENARA: National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage.\n\nc. Overdue obligations: The monetary obligations that have generated an account receivable in favor of SENARA.\n\nd. Passive Subject (Sujeto Pasivo): The individual or legal entity obligated to fulfill the overdue obligation.\n\ne. External Attorneys (Abogados Externos): The legal professionals who, having met the requirements demanded by SENARA, have been contracted through the procedures established by the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa), to provide professional legal services for the judicial collection of overdue obligations in favor of the Institution.\n\nf.  Financial-Accounting Unit (Unidad Financiero-Contable): Functional unit that is part of the Administrative Directorate of SENARA, responsible for collection management at the administrative level, except for debts from irrigation tariffs, the collection management of which is the responsibility of the Arenal Tempisque Irrigation District Directorate.\n\ng. Administrative Collection (Cobro Administrativo): All those efforts performed by the administration of SENARA aimed at ensuring its debtors timely fulfill the economic obligations established in favor of the Institution.\n\nh. Judicial Collection (Cobro Judicial): The collection actions carried out in the judicial process, in order to obtain payment of the overdue obligations in favor of SENARA.\n\ni.  Legal Directorate (Dirección Jurídica): SENARA's in-house Legal Advisory Unit, represented by the head of that unit.\n\nCHAPTER II\n\nAdministrative Collection\n\nSECTION I\n\nThe Administrative Collection Procedure\n\nArticle 4—Unit Responsible for Administrative Collection. The Financial-Accounting Unit shall be directly responsible for managing administrative collection, using pertinent technology and means with the aim of maximizing voluntary compliance with the duties and obligations borne by SENARA's debtors, through the development of a set of actions, whose purpose is the development and execution of efficient and effective systems and procedures for planning, coordination, and control of those accounts in which SENARA is the creditor.\n\nArticle 5—Account Files in Administrative Collection. The Financial-Accounting Unit must keep a complete file, ordered chronologically, for each account in administrative collection, containing the document that generated the obligation, the detail of payments made, communications between the parties, as well as the documents of the collection efforts that have been conducted.\n\nArticle 6—Means for Administrative Collection Efforts.\n\na) Collection notices prior to the obligation's due date: The collection effort shall be made through collection notices prior to the debt's maturity, the desirable timeframe for which is 15 days in advance. For these purposes, the Financial-Accounting Unit may have the support of the Regional Coordinators of the Operations Area. These collection notices shall be sent, optionally and according to reasons of convenience and timeliness determined by the Financial-Accounting Unit, via mail, telegram, personal delivery through SENARA's own officials, externally contracted courier services (individuals or legal entities), fax, email, through other entities with which SENARA has signed agreements for that purpose, or publications on radio, television, or in print media.\n\nb) Collection notices on debts in arrears: Without prejudice to the use of the communication methods indicated in the preceding subsection, once the transaction has one or more installments of principal or interest overdue, without these having been paid, collection notices shall be served on the debtor and guarantors, personally, at their place of residence, or at the address reported in the document creating the obligation for receiving notifications. Written proof of these notifications shall be kept in the file, duly acknowledged by the debtor and the guarantors, in order to demonstrate the interruption of the statute of limitations (prescripción). In the event of no positive response within 30 calendar days after receiving the notice, a second collection notice letter shall be sent.\n\nArticle 7—Declaration of Debt Limitation. The declaration of total or partial limitation (prescripción) of debts, both of principal and of current and default interest, only proceeds upon express request of the debtor party, and it is not appropriate to declare it ex officio.\n\nArticle 8—Contracts for Administrative Collection Management. SENARA may perform the collection effort directly through its own officials, or contract the administrative collection management to a public or private operator specializing in and having the capacity for nationwide collection.\n\nArticle 9—Exhaustion of Administrative Collection Efforts. The Financial-Accounting Unit shall be responsible for managing collections until all possible alternatives are exhausted. A record of every effort made shall be kept in the respective file.\n\nArticle 10—Transfer of Accounts to Judicial Collection. No later than three months following the obligation's due date, and once the administrative collection efforts have been exhausted, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Directorate so that the judicial collection process may proceed.\n\nSECTION II\n\nPayment Arrangements\n\nArticle 11—Origination of Payment Arrangements. Under no circumstances shall it be an obligation of SENARA to approve payment arrangements for debtors who request them. When SENARA deems an arrangement appropriate, considering reasons of legality, convenience, and timeliness, it may authorize it under the terms established in this Regulation. The payment arrangement may be approved whether the transaction is in the administrative collection phase or in the judicial collection phase.\n\nArticle 12—Requests for Payment Arrangement. Any debtor wishing to enter into a payment arrangement must submit a written request, indicating the reasons that have prevented, or that will prevent, them from fulfilling the obligation under the originally agreed terms.\n\nArticle 13—Processing of the Request. Regardless of which administrative unit receives the payment arrangement request, it shall forward it to the Financial-Accounting Unit so that it can render a report on the status of the account, including: amount of principal, current interest, default interest, administrative expenses, as well as the current conditions under which the transaction was agreed. If the account is in judicial collection, the request must also be forwarded to the Legal Directorate of SENARA so that it can provide a report on the situation of the judicial collection, including the status of the lawsuit, case file number, and ordered attachments (embargos), as well as the amounts to be collected for professional fees and procedural costs.\n\nOnce the cited reports are prepared, they shall be forwarded to the competent administrative unit for a decision regarding the proposed arrangement or to negotiate with the debtor party a proposal that is acceptable to SENARA.\n\n          Article 14—Extensions of Time for Payment of Obligations and Debt Restructuring. SENARA, in its capacity as creditor, may agree with debtor persons on payment arrangements under the following circumstances.\n\na) Extensions (Prórrogas): Extensions to the payment term for the entire obligation or part thereof may be approved when, due to demonstrated circumstances, the debtor is unable to make its payment; this procedure must be undertaken before the transaction's maturity. In these cases, the extensions shall not exceed twelve months, and shall be authorized only once. The remaining conditions of the original credit shall be maintained.\n\nb) Restructurings (Readecuaciones): These consist of the modification of one or more of the original conditions of the credit, and imply a change in the form of payment, term, guarantees, or any other relevant condition that alters the originally established conditions.\n\nIn either case, the basis for restructuring the debt or extending the payment term shall contain all accumulated obligations, including principal, current and default interest, administrative expenses, as well as professional fees and procedural costs in case the transaction is in judicial collection.\n\nArticle 15—Competence to Resolve Payment Arrangements.\n\na) Debts under the equivalent of US$ 2,000: The competence of the Administrative Directorate shall be to attend to payment arrangement requests from users whose outstanding balance is less than its equivalent in colones of US$ 2,000 (exactly two thousand dollars) on the day the arrangement is requested, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, and whose request does not include changes to the conditions of the agreement or the guarantee document.\n\nb) Debts equal to or exceeding the equivalent of US$ 2,000: The competence of the General Management shall be to attend to and resolve payment arrangement requests from users whose total balance exceeds its equivalent in colones of US$2,000 (exactly two thousand dollars) on the day the arrangement is requested, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, when the conditions of the agreement or the guarantee document are altered (interest rates, term extension), or when all the users of a project jointly submit a request for any type of payment arrangement. For its resolution, it may rely on the recommendation of the Administrative Area.\n\nArticle 16—Manner of Resolving Payment Arrangements. The General Management or the Administrative Area, as applicable, shall resolve the payment arrangement by means of an administrative resolution and shall communicate it to the Financial-Accounting Unit and the respective Regional Coordinator, so they may proceed accordingly. While a payment arrangement request is not formally resolved, the collection effort must continue regularly, in accordance with the conditions established in the promissory note and the procedures established for such purposes.\n\nArticle 17—Formalization of the Payment Arrangement. Every payment arrangement must be backed by the signing of an enforceable instrument (título ejecutivo), with at least the same requirements requested in the document that gave rise to the debt, unless it is a mere temporary suspension of the collection effort (Extension), which does not require formalizing a new document.\n\nArticle 18—Payment Arrangement Commitment and Accompanying Guarantees. SENARA may condition the approval of payment arrangements upon the debtor making a significant down payment on the sum owed, which demonstrates the intention to pay and commitment to comply with the proposed arrangement. Likewise, in cases of payment arrangements, SENARA may demand fiduciary or real guarantees that are more rigorous than those that originally backed the obligation, if it deems it convenient or opportune.\n\nArticle 19—Documentation of the Payment Arrangement. Every document originating from the request, study, and resolution of a payment arrangement must be added to the administrative file for the debt kept by the Financial-Accounting Unit for this purpose.\n\nArticle 20—Prohibition of Forgiving Debts. The forgiveness (condonación) of debts is prohibited, therefore they may only be approved if there is an express law that so establishes.\n\nCHAPTER III\n\nJudicial Collection\n\nSECTION I\n\nProcedure for Managing the Initiation of Judicial Collection\n\nArticle 21—Request to Initiate Judicial Collection. Judicial collection shall commence once the administrative collection phase has been exhausted, in accordance with current regulations. For this purpose, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Advisory Office, expressly requesting the initiation of judicial collection efforts. The Legal Directorate of SENARA shall have a non-extendable period of five business days to assign it to the external attorney corresponding by turn.\n\nArticle 22—Referral of File for Judicial Collection. The file sent by the Financial-Accounting Process to the Legal Directorate for judicial collection shall contain at least the following:\n\na) Original of the Enforceable Instrument (Título Ejecutivo) or document serving as the basis for the collection action.\n\nb) Documents with proof of receipt, notified to the debtor and/or guarantors regarding the administrative collection actions taken and that have interrupted the statute of limitations (prescripción), in accordance with Articles 977 and following and related articles of the Commercial Code and Articles 876 and following and related articles of the Civil Code.\n\nc) Exact address of the debtor and of the guarantors, if any, in case the address stated in the enforceable instrument on which the debt's existence is based is confusing, incomplete, inaccurate, or not indicated at all.\n\nd) Certification from the official in charge of the collection management process, indicating: i) Capital owed (principal), ii) Amount of current interest and period to which it corresponds. iii) Amount of default interest and period to which it corresponds, and iv) Charges for administrative collection efforts or other charges if so established.\n\nArticle 23—Designation of Attorney. The Legal Directorate of SENARA, once it receives the complete file with the documentation referred to in the preceding article, shall proceed to assign the in-house attorney who will be in charge of managing and processing the judicial collection. Only in cases where, due to the volume of assigned work, the in-house attorneys are insufficient to handle the judicial collection, shall the case be assigned to external attorneys contracted for that purpose. The assignment of judicial collection cases to external attorneys shall be done equitably, considering at least the following criteria: number of cases under their responsibility, amount of the matter, and assignment by a rotating order.\n\nArticle 24—Duties of the Legal Directorate of SENARA. It is the duty of the Legal Directorate of SENARA to oversee the work being developed by the external attorneys. It is incumbent upon the Legal Directorate of SENARA to receive the quarterly reports prepared by the external attorneys in accordance with this Regulation, analyze them, and forward them quarterly to the attention of the Financial Administrative Directorate, with the comments or suggestions it deems pertinent.\n\nThe duties of the Legal Directorate of SENARA are also the following:\n\na) To request from the General Management of SENARA the application of the sanctions established in this Regulation to external attorneys who fail to comply with their obligations.\n\nb) To request from the General Management of SENARA the appointment of new attorneys or the termination of the hiring of external attorneys, in accordance with the demand for these services required by the Institution.\n\nc) To keep a file for each of the external attorneys, which shall contain all documentation related to their hiring, including: The assigned processes, the quarterly reports they submit, the documents accrediting the payments made, and other documents related to the activity. These files must be maintained in an orderly manner and archived chronologically.\n\nd) To verify, through the quarterly reports received or other means deemed pertinent, that the judicial processes assigned to external attorneys are active, and in case they are not, to recommend to the General Management the application of the sanctions applicable for breach of contract.\n\nSECTION II\n\nExternal Attorneys\n\nArticle 25—Hiring of External Attorneys for Judicial Collection. The external attorneys for judicial collection shall be contracted through a public competition to be held by SENARA, in accordance with the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa). The number of external attorneys to be contracted shall depend on the portfolio of delinquent passive subjects referred to the Legal Directorate.\n\nArticle 26—Formalization of the Professional Services Contract for Judicial Collection. The selected bidders shall sign a professional services contract with SENARA, as well as any other document required by the Institution necessary for the efficient provision of these professional legal services for judicial collection, and to comply with the rules governing this type of procurement. The contractual relationship established shall not have an employment nature; rather it is a professional services relationship regulated by the Public Procurement Law, remunerated through the fee system, in accordance with the rates established by the Bar Association (Colegio de Abogados) for that purpose, and where the contracted professional may organize their own work system, shall not be subject to schedules or attendance at an office, nor shall there exist legal-labor subordination with SENARA.\n\nArticle 27—Not Subject to a Predefined Term. The procurement formalized between SENARA and the external attorneys shall not be subject to a predefined term; rather, the effectiveness of the contractual relationship shall extend for the entire duration of the processing of the assigned judicial process or processes.\n\nArticle 28—Obligations of the External Attorneys. Without prejudice to the obligations specifically established in the professional legal services contracts for judicial collection signed by SENARA and the external attorneys contracted for that purpose, as well as the civil, commercial, and civil procedural legislation regulating judicial collection matters, and the rules of professional ethics applicable to legal professionals, the external attorneys contracted by SENARA for judicial collection shall be obliged to the following:\n\na) They must recuse themselves from assuming the professional direction of any matter in which any of the grounds for impediment, challenge, or excuse arise, established in Articles 49 and following and related of the Civil Procedure Code (Código Procesal Civil). Particularly, they must refrain from assuming professional direction when there is any direct interest in the matter assigned to them, relationships of kinship or friendship with the debtor, or if the debtor has been a client of the attorney.\n\nb) The attorney assigned the collection of any obligation must carry out all efforts and prepare the preparatory documents for the correct and timely filing before the courts of justice, including:\n\ni)  Carrying out the corresponding public registry studies to determine the existence of attachable (embargable) movable and immovable property in the name of the debtor and the guarantors.\n\nii)  Carrying out the corresponding public registry studies to determine the legal status of the passive subject and their domicile, if a legal entity is involved, with the respective external attorney being responsible for obtaining the corresponding certification of legal standing (personería).\n\niii) Preparing the special judicial power of attorney (poder especial judicial) that empowers them to manage the collection of the debt, as well as the certification of the legal standing of the legal representative of SENARA who grants the power.\n\nc) The attorney assigned a case for judicial collection shall be obliged to file the respective lawsuit before the appropriate Jurisdictional Authority within eight business days following receipt of the complete file, after which they must send to the Legal Directorate of SENARA, within five business days following the expiration of the first cited deadline, a copy of the lawsuit with proof of filing before the respective Jurisdictional Authority. In case of non-compliance with this obligation, they must attach a note justifying the reasons for their non-compliance.\n\nd) They must maintain and keep a copy of the judicial file, duly ordered and complete, corresponding to each of the cases assigned to them. Said copy of the file shall be delivered to the Legal Directorate of SENARA upon completion of the judicial collection process.\n\ne) Present within the first ten business days of January, April, July, and October of each year, a report to the Legal Advisory Office of SENARA on the status of each of the judicial processes that have been assigned to them. This report must include at least the following information:\n\ni)      Case file number\n\nii)      Name(s) of the parties\n\niii)     Amount of the matter\n\niv)     Date of filing of the lawsuit\n\nv)      Date of notification to the debtor and guarantors\n\nvi)     Attached (embargados) property\n\nvii)    Current status of the process\n\nviii)    Date on which the last proceeding was filed before the corresponding court.\n\nix)     Attached property.\n\nf.  To assume the expenses arising from the processing of the judicial process assigned to their direction.\n\ng. To carry out studies at least every three months on the retention of attached bank account values or funds, in the processes under their professional direction, as well as to request, when a final judgment exists, the corresponding payment order, for the purpose of achieving the deposit of said funds into the coffers of SENARA.\n\nh. Once the respective judgment is final, the attorney directing the process must file the liquidation of interest and costs within a period not exceeding ten business days.\n\nArticle 29—Prohibitions of the External Attorneys. External attorneys contracted by SENARA are prohibited from the following:\n\na. Making any type of judicial or extrajudicial arrangement without the prior, written approval of the administrative authorities of SENARA. Every effort for a judicial or extrajudicial arrangement must be channeled, made known, and submitted for the prior approval of the administrative authorities of SENARA.\n\nb. Receiving any sum of money from the debtor, guarantors, or any third party, as a payment towards principal, interest, costs, or fees arising from the debt subjected to the assigned judicial collection.\n\nc. Requesting from SENARA, for their professional fees, sums different from those stipulated in the Fee Schedule authorized by the Bar Association (Colegio de Abogados).\n\nd. Performing any action incompatible with their role as the directing attorney of the process representing SENARA, or any action that, in such capacity, is prohibited by civil, commercial, civil procedural law, or the ethical standards governing legal professionals.\n\nArticle 30—Termination or Suspension of the Judicial Process. Once judicial collection has been initiated, it may only be concluded under the following circumstances:\n\na) When total payment of the sum owed to SENARA has been made, including principal, current and default interest, as well as procedural and personal costs.\n\nb) When a judicial or extrajudicial arrangement has been reached and the documents formalizing the arrangement have been signed. In cases of extrajudicial arrangement, the Legal Directorate of SENARA shall inform the attorney directing the process in writing, so that they may proceed to request the corresponding court to conclude the process due to having reached an extrajudicial arrangement.\n\nc) When a final judgment exists and there is no property susceptible to attachment (embargo), according to an asset search carried out under the responsibility of the attorney directing the process, and this is reported in writing to the Legal Directorate of SENARA.\n\nSECTION III\n\nProfessional Fees\n\nArticle 31—Fee Rates. SENARA shall pay the professional services of the external attorneys contracted for judicial collection through the fee system, and, to this effect, the rates established by the Tariff for Legal Professionals (Arancel de Profesionales en Derecho), authorized by the Bar Association of Costa Rica (Colegio de Abogados de Costa Rica), shall apply.\n\nArticle 32—Form of Payment. The fees shall be paid to the directing attorney according to the progress of the process and under the terms established by the Tariff for Legal Professionals.\n\nFor each judicial process, the fees must be billed separately, indicating the case file number and the name(s) of the parties.\n\nFor the payment of fees, the attorney directing the process must send to the Legal Directorate of SENARA the invoice for professional services as well as the documents accrediting the progress of the process. Once the payment is approved by the Legal Directorate of SENARA, it shall transfer the request for payment processing to the Institution's Treasury, which shall proceed to arrange, as soon as possible and in accordance with established regulations and procedures, the preparation of the check or bank deposit for the respective fees in favor of the professional.\n\nArticle 33—Award of Personal and Procedural Costs against the Defendant. The collection action established against the debtor(s) of the obligation must include the request that they be ordered to pay personal costs (attorney's fees) and procedural costs.\n\nThe amounts to which the defendant may be condemned for personal and procedural costs belong to SENARA in that proportion in which SENARA has already paid them to the directing attorney, such that in no case may the attorney directing the process receive double payment for the same concept.\n\nSECTION IV\n\nSanctions for External Attorneys\n\nContracted by SENARA\n\nArticle 34—Termination of the Professional Services Contract. The professional services contract shall be automatically terminated when the following situations of non-compliance occur:\n\na. When the external attorney violates the prohibitions established in this Regulation.\n\nb. When they breach any condition established in the respective professional services contract that is sanctioned with the termination of the contract.\n\nc. When they conduct the process negligently, in such a way as to allow the statute of limitations (prescripción) on principal or interest to expire, fail to submit documents within the deadlines indicated by the judicial office, fail to file appeals against judicial decisions unfavorable to the interests of SENARA when there is founded reason to appeal, fail to timely manage the withdrawal and filing with the National Registry of orders for recording attachments (embargos), or any other negligent conduct that jeopardizes the effective recovery of the sum being collected.\n\nArticle 35—Non-Assignment of Additional Judicial Collection Cases. No further judicial collection files shall be referred to the external attorney who incurs in the following grounds:\n\na. Attorneys who fail in their obligation to present, within the deadlines established in this Regulation, the report to the Legal Directorate of SENARA on the status of the judicial processes under their charge.\n\nb. Unjustifiably delay the obligation to file, within the deadlines established by this Regulation, the collection lawsuit before the respective Jurisdictional Authority.\n\nc. When, after the auction (Remate) has occurred, they fail to communicate the result thereof to the Legal Directorate within eight business days following the date on which it was held.\n\nArticle 36—Other Sanctions. The application of sanctions for non-compliance by legal professionals, as regulated in this Regulation, does not imply a waiver on the part of SENARA to petition before the Disciplinary Tribunal (Fiscalía) of the Bar Association, or before the Courts of Justice, for the application of disciplinary or compensatory measures against the non-compliant professional; nor does it imply a waiver by SENARA to demand the application of sanctions for contracting with the Public Administration, in accordance with the provisions of the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa).\n\nSECTION V\n\nTermination of the Contract of External Attorneys\n\nArticle 37.-Termination of the contractual relationship.\nExternal attorneys who, for any personal or professional reason, wish to cease serving SENARA must expressly communicate that decision in writing to the Legal Directorate of SENARA, with thirty days' notice, a copy of which note shall be forwarded to the Management of SENARA and the Administrative Financial Directorate. In this case, SENARA shall not assign them any more cases; however, this shall not exempt the legal professional from concluding, until their finalization, the judicial proceedings that have been assigned to them, unless, in accordance with the terms of the specific contract signed between the parties, something different has been established.\n\nArticle 38.-Obligations of external attorneys upon termination of the contractual relationship.\nUpon termination of the professional services contractual relationship for any reason, the respective external attorney must remit a copy of all judicial files under their charge to the Legal Directorate of SENARA, attaching a report on their current status, as well as the respective document of resignation from the professional direction of the proceeding, so that SENARA is in a full position to timely assign the continuation of the proceeding to another legal professional, under the same terms and conditions established in these regulations.\n\nCHAPTER IV\n\nUncollectible accounts\n\nArticle 39.-Authority to approve accounts as uncollectible. Once all pertinent administrative and judicial actions have been taken, without having been able to achieve recovery of the account, the Administrative Directorate shall prepare the estimate of uncollectible accounts and submit it to the Management for approval. The Management is responsible for approving accounts written off as uncollectible when they are equal to or less than the equivalent of US$2,000.00 (two thousand dollars).\n\nAccounts whose total balance exceeds the colón equivalent of US$2,000.00 (two thousand exact dollars) on the day the study is conducted, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, shall require authorization from the Board of Directors of SENARA.\n\nArticle 40.-Procedure for declaring accounts of less than $1,000 uncollectible. Accounts whose total balance (principal plus interest) is less than the colón equivalent of US$1,000.00 (one thousand exact dollars) on the day the study is conducted, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, may be estimated as uncollectible without the need to pursue their collection through judicial channels, provided that the following requirements are met:\n\na) That the administrative collection process has been exhausted, and the Financial Accounting Process so certifies in writing.\n\nb) That both the Debtor and the Guarantor lack real estate and vehicles registered in their name, as certified by an asset study prepared by the Legal Directorate. An exception arises when there are registered real estate and vehicles, but due to the amount and their cost-benefit relationship, it would be more onerous for SENARA to collect through judicial channels. In these cases, a justification supporting the cost-benefit analysis must be provided.\n\nc) In every case, approval from the Management is required to record the estimate of uncollectible accounts as an expense.\n\nArticle 42.-General semi-annual studies of accounts receivable. The Financial Accounting Unit, by means of a semi-annual study (June and December) of accounts receivable, shall determine those that are past due and are estimated to be uncollectible, in order to inform the Administrative Directorate so that it, in turn, may submit it for approval by the Management or the Board of Directors, as appropriate, with the respective supporting documents, as established in these regulations.\n\nArticle 43.-Verification of requirements. In any of the cases, the Management or the Board of Directors, as applicable, shall require written reports from the Administrative Directorate and the Legal Directorate of SENARA attesting to the collection efforts made and the financial and legal reasons for which it is recommended to write off the account as uncollectible.\n\nCHAPTER V\n\nFinal provisions\n\nArticle 44.-Processing of Judicial Collections through SENARA's in-house attorneys. SENARA shall, as a priority, process judicial collections using in-house attorneys, unless, due to the volume of work assigned to them, it is not possible to use this method of collection. The processing of judicial collections through in-house attorneys shall conform to the provisions of these regulations, insofar as they are applicable.\n\nArticle 45.-Repeals. These Regulations repeal any prior contrary administrative provision.\n\nArticle 46.-Effective date. These Regulations shall take effect upon their publication in the Official Gazette La Gaceta. Let it be communicated. Firm resolution."
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