Coalición Floresta · Forest & Environmental Law Library
Español (source)No constan en el expediente actuaciones del órgano director que son esenciales para comprobar la existencia de un adecuado procedimiento administrativo, a pesar de que la resolución de la Sala Constitucional hace referencia a la existencia de algunas de ellas. Así, no consta el acto inicial de inicio de procedimiento, y su respectiva notificación; además, no consta el acta de la comparecencia. Recuérdese, que aún y cuando la parte interesada no se presentara a ésta, debe existir una constancia en el expediente de tal hecho.
Además, únicamente existen simples fotocopias, sin certificar, de documentos, inclusive de aquellos cuya nulidad se pretende.
Es preciso indicar que el expediente viene sin estar debidamente foliado. En ese sentido se ha dicho que la foliatura "...conforma parte de la garantía constitucional citada [el debido proceso] el orden en la tramitación del procedimiento."
English (translation)The file does not contain proceedings of the directing body that are essential to verify the existence of an adequate administrative procedure, even though the Constitutional Court's ruling refers to the existence of some of them. Thus, the initial act commencing the procedure and its respective notification are missing; furthermore, there is no record of the hearing. It should be remembered that, even if the interested party did not attend, there must be a record in the file of that fact.
Additionally, there are only simple, uncertified photocopies of documents, including those whose nullity is being sought.
It is necessary to point out that the file is not properly paginated. In that regard, it has been stated that pagination "...forms part of the cited constitutional guarantee [due process] of order in the processing of the procedure."
Unfavorable opinion
Dictamen : 060 del 06/03/2001 C-060-2001 6 de marzo del 2001 Señor Miguel Angel Porras Villegas Gerente General a.i. Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo Estimado señor: Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero a su oficio GG-069-2001 de 9 de febrero del año en curso y doy respuesta a su consulta en los siguientes términos. Se solicita el dictamen exigido en el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública dentro del procedimiento administrativo tendente a declarar la nulidad absoluta, evidente y manifiesta del visado otorgado por la Dirección de Urbanismo a los planos catastrados números: H-630731-2000 y H-630730-2000, de Urbanización El Uriche, IV etapa, residencial María Auxiliadora, San Pablo de Heredia. Lamentablemente, no se puede acceder a su petición debido a la existencia de vicios dentro del procedimiento administrativo seguido, los que se puntualizarán a continuación. I. Competencia de la Procuraduría para analizar vicios de procedimiento Debe recordarse que, según lo preceptuado por el artículo 173.6 de la precitada Ley General de la Administración Pública, "La anulación administrativa de un acto contra lo dispuesto en este artículo, sea por omisión de las formalidades previstas o por no ser la nulidad absoluta, evidente y manifiesta, será absolutamente nula. Además la Administración estará obligada a pagar las costas, los daños y perjuicios, sin mengua de las responsabilidades personales del servidor agente, conforme al segundo párrafo del artículo 199." En consecuencia, nuestra posición institucional siempre ha sido tratar de adecuar las actuaciones administrativas al ordenamiento jurídico, y así evitar futuras condenas en razón de haberse anulado actos en contra de los procedimientos que operan como garantías establecidas en el artículo 173 de la citada Ley General. La naturaleza contralora de esta Procuraduría del accionar administrativo, en virtud de lo establecido en el citado numeral, ya ha sido analizada en diversos dictámenes. Como ejemplo, puede citarse el siguiente, que reseña cuál ha sido nuestra posición al respecto. "La competencia de la Procuraduría a la luz del artículo 173 de la LGAP Tanto la Sala Constitucional como este Organo Asesor, han insistido en que, para que la Administración pueda anular los actos declaratorios de derechos subjetivos, cuando la nulidad sea absoluta, evidente y manifiesta debe cumplir lo dispuesto en el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública, debiendo previamente seguir el procedimiento ordinario regulado en los artículos 308, siguientes y concordantes de ese mismo cuerpo normativo. (…) debe señalarse que la competencia de la Sala Constitucional, según prescribe el artículo 1º de la Ley de la Jurisdicción Constitucional, aplicándolo al caso concreto, es para analizar los posibles vicios que se presenten en un procedimiento administrativo y que constituyan una violación al derecho fundamental al debido proceso, siendo incompetente para señalar aquellos vicios que sean de legalidad, sin llegar a constituir infracciones constitucionales. Tales incorrecciones del procedimiento sí pueden ser analizadas la propia administración, la Procuraduría, o bien, de discutirse en la vía judicial, pueden ser conocidos por los tribunales contencioso administrativos. Sobre este último punto, la Sala ha indicado: ‘...no toda violación de las formas procesales constituye a su vez lesión al debido proceso, en su modalidad de la indefensión, que es la que alega el recurrente, por esa razón, deberá plantear sus alegatos ante el propio órgano que tramita la investigación para que éste resuelva lo que en derecho corresponda.’ (Voto 216-I-98 de 14 abril de 1998) ‘A partir de los anteriores elementos de juicio, estima la Sala que, en la especie, no se aprecia lesión de los preceptos y principios enunciados, al menos en lo que interesa en esta sede. Si durante la tramitación ha habido o no quebrantos de orden legal o invalideces procesales, debe recordarse al interesado que ellas no necesariamente trascienden al ámbito de competencia de esta Sala. Lo anterior sin perjuicio de que, en la instancia administrativa o judicial pertinente, pueda hacer valer y prosperar esos alegatos.’ (Voto 1271-98 de 25 de febrero de 1998) ‘II.- Encuentra esta Sala que de las alegaciones que realiza la parte recurrente, se desprende que para acoger este recurso, declarando que efectivamente la autoridad recurrida ha violentado en perjuicio de la amparada sus derechos fundamentales y principios de rango constitucional como el debido proceso y el de justicia administrativa pronta y cumplida, tendría que determinar previamente que la empresa amparada efectivamente cumplió en tiempo todos los requisitos exigidos para obtener el registro necesario en materia de sistema de ventas a plazo y prestaciones futuras de servicios, aspecto para el cual este Tribunal carece de competencia, por tratarse de una verificación que por ley corresponde hacer a la Administración, y en caso de controversia, es de conocimiento de los tribunales ordinarios, por ser una cuestión de mera legalidad y no de constitucionalidad. Debe tenerse claro que, por imperativo constitucional y legal, esta jurisdicción se ha constituido como guardián del cumplimiento de los principios y normas de rango constitucional, debiendo restaurar cualquier violación directa y evidente que se de contra los mismos, siendo el recurso de amparo en particular un proceso sumarísimo, en el cual no es material ni razonablemente posible entrar a un complicado sistema probatorio o a un análisis de hechos que vaya más allá del acto o actos impugnados u omisiones arbitrarias en que haya incurrido la parte recurrida, pues de lo contrario entraría a sustituir a la jurisdicción ordinaria que también tiene rango constitucional (artículos cuarenta y nueve y ciento cincuenta y tres de la Carta Magna).’ (Voto 3512-98 de 29 de mayo de 1998) Resulta claro de las resoluciones supra transcritas que la competencia de la Sala en esta materia está claramente definida y no enerva las facultades de la Administración activa u otros órganos administrativos o jurisdiccionales para conocer de posibles vicios de procedimiento. Por su parte, la intervención que se le otorga tanto a la Procuraduría como a la Contraloría en el artículo 173 de repetida cita, constituye una garantía más para el administrado cuando la Administración pretenda ir contra sus propios actos en vía administrativa. Así, cuando a algunas de esta Instituciones se les solicita su intervención es para que actúen como contralores de la legalidad del actuar de la Administración." II. Omisiones existentes en los expedientes enviados No constan en el expediente actuaciones del órgano director que son esenciales para comprobar la existencia de un adecuado procedimiento administrativo, a pesar de que la resolución de la Sala Constitucional hace referencia a la existencia de algunas de ellas. Así, no consta el acto inicial de inicio de procedimiento, y su respectiva notificación; además, no consta el acta de la comparecencia. Recuérdese, que aún y cuando la parte interesada no se presentara a ésta, debe existir una constancia en el expediente de tal hecho. Además, únicamente existen simples fotocopias, sin certificar, de documentos, inclusive de aquellos cuya nulidad se pretende. De conformidad con el artículo 298 de la Ley General de la Administración Pública, los medios de prueba podrán ser todos los que estén permitidos por el derecho público, aunque no sean admisibles por el derecho común. Además señala que, salvo disposición en contrario, las pruebas serán apreciadas de conformidad con las reglas de la sana crítica. Así, si bien existe libertad de prueba dentro del procedimiento administrativo, la Administración y los interesados, deben velar porque éstas sean emitidas de la forma más veraz posible. De ahí que, estudiar el asunto con simples fotocopias, puede inducir a cometer errores a la hora de valorar los hechos del caso (tómese en cuenta la diferencia, en cuanto a su valor probatorio, entre los documentos públicos y privados –art. 369, 370 y 379 del Código Procesal Civil–) Es preciso indicar que el expediente viene sin estar debidamente foliado. En ese sentido se ha dicho que la foliatura "...conforma parte de la garantía constitucional citada [el debido proceso] el orden en la tramitación del procedimiento." (Procuraduría General de la República, O.J. 060-98 del 15 de julio de 1998 y C-164-99 de 19 de agosto de 1999). Un expediente sin foliar produce inseguridad, tanto al interesado, como a la propia Administración, sobre el contenido completo del expediente. Por lo tanto, la foliatura del expediente deviene en un requisito necesario para garantizar el debido proceso. Tampoco aparece en el expediente el acuerdo de la Junta Directiva de dar inicio al procedimiento administrativo. Lo anterior es importante, a efecto de comprobar el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 90 inciso e), en relación con el nombramiento del órgano director. De esta forma, deberá la Administración analizar las situaciones puntualizadas y anular, el o los actos necesarios para adecuar el procedimiento. Atentamente, Ana Lorena Brenes Esquivel Procuradora Administrativa ALBE/albe Anexo: Expedientes administrativos relacionados con El Uriche.
Ruling: 060 of 03/06/2001 C-060-2001 March 6, 2001 Mr. Miguel Angel Porras Villegas Interim General Manager Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo Dear Sir: With the approval of the Attorney General of the Republic, I refer to your official communication GG-069-2001 of February 9 of this year and respond to your inquiry in the following terms. You request the legal opinion required under Article 173 of the Ley General de la Administración Pública within the administrative proceeding aimed at declaring the absolute, evident, and manifest nullity of the approval (visado) granted by the Urban Planning Directorate for cadastral plans numbered H-630731-2000 and H-630730-2000, pertaining to El Uriche Urbanization, Stage IV, Residencial María Auxiliadora, San Pablo de Heredia. Regrettably, your request cannot be granted due to the existence of procedural defects (vicios) within the administrative proceeding that was followed, which will be detailed below. I. Competence of the Attorney General's Office to Analyze Procedural Defects It should be recalled that, according to the provisions of Article 173.6 of the aforementioned Ley General de la Administración Pública, "The administrative annulment of an act contrary to the provisions of this article, whether due to omission of the required formalities or because the nullity is not absolute, evident, and manifest, shall be absolutely null. Furthermore, the Administration shall be obligated to pay costs, damages, and losses, without prejudice to the personal liabilities of the acting public servant, in accordance with the second paragraph of Article 199." Consequently, our institutional position has always been to try to align administrative actions with the legal system, and thus avoid future judgments resulting from having annulled acts in contravention of the procedures that operate as guarantees established in Article 173 of the cited Ley General. The oversight role of this Attorney General's Office over administrative action, by virtue of the provisions of the aforementioned article, has already been analyzed in various legal opinions. As an example, the following can be cited, which outlines our position on the matter. "The competence of the Attorney General's Office in light of Article 173 of the LGAP Both the Constitutional Chamber (Sala Constitucional) and this Advisory Body have insisted that, for the Administration to be able to annul acts that declare subjective rights, when the nullity is absolute, evident, and manifest, it must comply with the provisions of Article 173 of the Ley General de la Administración Pública, and must previously follow the ordinary procedure regulated in Articles 308 and subsequent and concordant articles of that same normative body. (…) it should be noted that the competence of the Constitutional Chamber, as prescribed by Article 1 of the Law of Constitutional Jurisdiction, applied to the specific case, is to analyze possible defects that arise in an administrative proceeding and that constitute a violation of the fundamental right to due process (debido proceso), but it is incompetent to indicate those defects that are matters of legality without constituting constitutional violations. Such procedural irregularities can be analyzed by the Administration itself, the Attorney General's Office, or, if disputed in the judicial sphere, can be heard by the contentious-administrative courts. On this last point, the Chamber has indicated: ‘...not every violation of procedural forms constitutes in turn an injury to due process, in its modality of defenselessness (indefensión), which is what the appellant alleges; for that reason, they must present their arguments before the very body handling the investigation for it to resolve what is appropriate in law.’ (Voto 216-I-98 of April 14, 1998) ‘Based on the foregoing elements of judgment, the Chamber considers that, in this case, no injury to the enunciated precepts and principles is perceived, at least in what concerns this venue. Whether or not there have been breaches of a legal nature or procedural invalidities during the proceedings, the interested party should be reminded that these do not necessarily transcend into the sphere of this Chamber's competence. The foregoing is without prejudice to their ability to assert and prevail on those arguments in the pertinent administrative or judicial instance.’ (Voto 1271-98 of February 25, 1998) ‘II.- This Chamber finds that, from the allegations made by the appellant, it is clear that in order to grant this remedy, declaring that the respondent authority has indeed violated the protected party's fundamental rights and constitutional principles such as due process and prompt and complete administrative justice, it would have to first determine that the protected company did indeed timely comply with all the requirements demanded to obtain the necessary registration for a system of installment sales and future service provision, a matter for which this Court lacks competence, as it involves a verification that by law is the Administration's responsibility, and in case of dispute, is within the jurisdiction of the ordinary courts, being a question of mere legality and not constitutionality. It must be clear that, by constitutional and legal imperative, this jurisdiction has been established as the guardian of compliance with constitutional principles and norms, and must remedy any direct and evident violation against them; the amparo remedy in particular is a summary proceeding, in which it is not materially or reasonably possible to engage in a complicated evidentiary system or an analysis of facts that goes beyond the challenged act or acts or arbitrary omissions incurred by the respondent, because otherwise it would be substituting the ordinary jurisdiction which also has constitutional standing (Articles forty-nine and one hundred fifty-three of the Magna Carta).’ (Voto 3512-98 of May 29, 1998) It is clear from the resolutions transcribed above that the Chamber's competence in this matter is clearly defined and does not override the powers of the active Administration or other administrative or jurisdictional bodies to hear possible procedural defects. For its part, the intervention granted to both the Attorney General's Office and the Comptroller General's Office in Article 173 of the repeated citation constitutes an additional guarantee for the administered party when the Administration seeks to go against its own acts in the administrative sphere. Thus, when their intervention is requested from either of these Institutions, it is so that they may act as controllers of the legality of the Administration's actions." II. Omissions Present in the Submitted Case Files (expedientes) The case file does not contain actions by the directing body (órgano director) that are essential to verify the existence of an adequate administrative proceeding, even though the resolution of the Constitutional Chamber refers to the existence of some of them. Thus, the initial act commencing the proceeding and its respective notification are not included; additionally, the record of the appearance hearing (acta de la comparecencia) is not included. It should be remembered that, even if the interested party did not appear, a record of that fact must exist in the case file. Furthermore, only simple, uncertified photocopies of documents exist, including those whose nullity is being sought. In accordance with Article 298 of the Ley General de la Administración Pública, the means of evidence may be all those permitted by public law, even if they are not admissible under common law. It further states that, unless otherwise provided, the evidence shall be evaluated in accordance with the rules of sound criticism (sana crítica). Thus, while there is freedom of evidence within the administrative proceeding, the Administration and the interested parties must ensure that evidence is presented in the most truthful manner possible. Hence, studying the matter with simple photocopies can induce errors when assessing the facts of the case (consider the difference, regarding their probative value, between public and private documents – Articles 369, 370, and 379 of the Code of Civil Procedure) It must be pointed out that the case file arrived without being properly numbered (foliado). In this regard, it has been stated that page numbering (foliatura) "...forms part of the cited constitutional guarantee [due process] regarding the orderly processing of the proceeding." (Attorney General's Office, O.J. 060-98 of July 15, 1998, and C-164-99 of August 19, 1999). An unnumbered case file creates uncertainty for both the interested party and the Administration itself regarding the complete content of the file. Therefore, the numbering of the case file becomes a necessary requirement to guarantee due process. Furthermore, the agreement of the Board of Directors to initiate the administrative proceeding does not appear in the case file. This is important for verifying compliance with Article 90, subsection e), in relation to the appointment of the directing body. The Administration must therefore analyze the situations detailed above and annul the act or acts necessary to adjust the proceeding. Sincerely, Ana Lorena Brenes Esquivel Administrative Attorney ALBE/albe Attachment: Administrative case files related to El Uriche.