Decreto 615 — SENARA Administrative and Judicial Collection RegulationReglamento para el Cobro Administrativo y Judicial del SENARA

en la totalidad del texto

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                        Texto Completo Norma 615

                        Reforma Integral Reglamento Para el Cobro Administrativo y Judicial del
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento

Texto Completo acta: E5D9E

SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS,

RIEGO Y AVENAMIENTO

DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA FINANCIERA

El Servicio Nacional de Aguas Subterráneas
Riego y Avenamiento, SENARA, comunica el acuerdo número 4406, tomado por la
Junta Directiva de SENARA, en sesión ordinaria Nº 615-12, celebrada el día 21
de mayo del 2012.

Acuerdo Nº 4406: Se modifica el "Reglamento
para el Cobro Administrativo y Judicial", del SENARA, aprobado por la Junta
Directiva de SENARA en sesión ordinaria Nº 473-05 celebrada el día 15 de marzo
del 2005, mediante acuerdo número 3059, y publicado en el Periódico La
Gaceta Nº 76 del 21 de abril del 2005; para que en lo sucesivo se lea así:

SERVICIO
NACIONAL DE AGUAS

SUBTERRÁNEAS,
RIEGO Y AVENAMIENTO

"REGLAMENTO
PARA EL COBRO

ADMINISTRATIVO
Y JUDICIAL"

CAPÍTULO
I

Disposiciones
generales

Artículo 1º-Objetivo. El presente
Reglamento tiene por objetivo establecer las normas que regularán el cobro
administrativo y judicial, de las obligaciones dinerarias establecidas en favor
del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).

Artículo
2º-Ámbito de aplicación. Este Reglamento será de aplicación obligatoria
para todas las instancias administrativas de SENARA en lo que a cada una
correspondiere, así como a los Abogados externos que sean contratados por el
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), para
gestionar el cobro judicial de las cuentas que se le asignen.

Artículo
3º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento, se entiende
por:

a. Reglamento: El presente Reglamento para
el Cobro Administrativo y Judicial.

b. SENARA: Servicio Nacional de Aguas
Subterráneas, Riego y Avenamiento.

c. Obligaciones vencidas: Las obligaciones
dinerarias que hayan generado una cuenta por cobrar en favor de SENARA.

d. Sujeto Pasivo: La persona física o
jurídica obligada al cumplimiento de la obligación vencida.

e. Abogados Externos: Los profesionales en
Derecho que habiendo cumplido con los requisitos que el SENARA exige, hayan
sido contratados por los procedimientos que establece la Ley de Contratación
Administrativa, para brindar servicios profesionales de abogacía para el cobro
judicial de las obligaciones de plazo vencido a favor de la Institución.

f.  Unidad Financiero-Contable: Unidad
funcional que forma parte de la Dirección Administrativa de SENARA responsable
de la gestión de cobro en sede administrativa, excepto deudas por tarifas de
riego cuya gestión de cobro está a cargo de la Dirección Distrito de Riego
Arenal Tempisque.

g. Cobro Administrativo: Son todas aquellas
gestiones que desempeñe la administración de SENARA tendiente a que sus
deudores cumplan de manera oportuna con las obligaciones económicas
establecidas a favor de la Institución.

h. Cobro Judicial: Las acciones cobratorias
que se realicen en vía judicial, en aras de obtener el pago de las obligaciones
vencidas a favor del SENARA.

i.  Dirección Jurídica: Unidad de Asesoría
Legal de planta de SENARA, representada por el titular de dicha unidad.

CAPÍTULO
II

Del
cobro administrativo

SECCIÓN
I

Del procedimiento
de cobro administrativo

Artículo 4º-Unidad responsable del Cobro
Administrativo. La Unidad Financiero Contable será la responsable directa
de gestionar el cobro administrativo, utilizando la tecnología y medios
pertinentes con el objeto de lograr al máximo, el cumplimiento voluntario de
los deberes y obligaciones a cargo de los deudores de SENARA, mediante el
desarrollo de un conjunto de acciones, cuyo propósito es el desarrollo y
ejecución de sistemas y procedimientos eficientes y eficaces de planificación,
coordinación y control de aquellas cuentas en las que SENARA figure como
acreedor.

Artículo
5º-Expedientes de cuentas en cobro administrativo. La Unidad Financiero
Contable, deberá llevar un expediente completo y ordenado cronológicamente, por
cada cuenta en cobro administrativo, donde conste el documento que generó la
obligación, el detalle de los pagos realizados, comunicaciones existentes entre
las partes, así como los documentos de las gestiones cobratorias que se
hubieren efectuado.

Artículo
6º-Medios de gestión de cobro administrativo.

a) Avisos de cobro previos al vencimiento de la
obligación: La gestión de cobro se hará mediante avisos de cobro previos al
vencimiento de la deuda, cuyo plazo deseable es de 15 días de antelación. Para
tales efectos la Unidad Financiero Contable podrá contar con el apoyo de los
Coordinadores Regionales del Área de Operaciones. Estos avisos de cobro se
enviarán, facultativamente y de acuerdo con razones de conveniencia y
oportunidad que determine la Unidad Financiero Contable, vía correo, telegrama,
entrega personal a través de los propios funcionarios de SENARA, servicios de
mensajería (personas físicas o jurídicas) contratadas externamente, fax, correo
electrónico, mediante otras entidades con las que SENARA suscriba convenios
para tal efecto, publicaciones en radio, televisión o prensa escrita.

b) Avisos de cobro sobre deudas en estado de
morosidad: Sin perjuicio del uso de los medios de comunicación señalados en
el inciso anterior, una vez que la operación tenga una o más cuotas de capital
o intereses vencidos, sin que éstas hayan sido pagadas, se notificaran avisos
de cobro al deudor y fiadores, personalmente, en su casa de habitación, o en la
dirección reportada en el documento constitutivo de la obligación para atender
notificaciones. De estas notificaciones se dejará constancia escrita,
debidamente recibida por deudor y fiadores, en el expediente, a fin de
demostrar la interrupción de la prescripción. En caso de no obtener respuesta
positiva en el transcurso de 30 días naturales, después de recibido el aviso,
se enviará una segunda carta de aviso de cobro.

Artículo 7º-Declaratoria de prescripción de
deudas. La declaratoria de prescripción total o parcial de deudas, tanto de
principal como de intereses corrientes y moratorios, solo procede a solicitud
expresa de la parte deudora, sin que sea procedente declararla de oficio.

Artículo
8º-Contratos de Gestión de Cobro Administrativo. El SENARA podrá
realizar la gestión de cobro en forma directa a través de sus propios
funcionarios, o bien contratar la gestión de cobro administrativo a un operador
público o privado especialista y con capacidad para el cobro a nivel nacional.

Artículo
9º-Agotamiento de las gestiones de Cobro Administrativo. La Unidad
Financiero Contable será responsable de gestionar los cobros hasta agotar todas
las alternativas posibles. De toda gestión que se haga se dejará constancia en
el expediente respectivo.

Artículo
10.-Traslado de cuentas a cobro judicial. A más tardar dentro de los
tres meses siguientes a la fecha de vencimiento de la obligación, y una vez
agotadas las gestiones de cobro administrativo, la Unidad Financiero Contable
trasladará el respectivo expediente a la Dirección Jurídica para que se proceda
con el trámite de cobro judicial.

SECCIÓN
II

Arreglos
de pago

Artículo 11.-Procedencia de arreglos de
pago. En ningún caso será obligación de SENARA aprobar arreglos de pago a
deudores que lo soliciten. Cuando el SENARA considere procedente un arreglo,
considerando razones de legalidad, conveniencia y oportunidad, podrá
autorizarlo bajo los términos que se establecen en este Reglamento. El arreglo
de pago podrá aprobarse sea que la operación se encuentre en fase de cobro
administrativo o en fase de cobro judicial.

Artículo
12.-Solicitudes de arreglo de pago. Aquel deudor que desee realizar un
arreglo de pago, deberá hacer solicitud escrita, indicando las razones que le
han impedido, o que le impedirán, el cumplimiento de la obligación en los
términos originalmente pactados.

Artículo
13.-Trámite de la solicitud. Independientemente de la unidad
administrativa que reciba la solicitud de arreglo de pago, ésta la remitirá la
Unidad Financiero Contable a fin de que rinda un informe sobre el estado de la
cuenta, que incluya: monto del principal, intereses corrientes, moratorios,
gastos administrativos así como las condiciones vigentes en que la operación se
encuentra pactada. Si la cuenta está en cobro judicial, la solicitud también
debe remitirse a la Dirección Jurídica de SENARA para que brinde un informe
sobre la situación del cobro judicial, incluyendo estado del juicio, número de
expediente, y embargos decretados, así como los montos a cobrar por concepto de
honorarios profesionales y costas procesales.

Elaborados
los informes citados, éstos serán remitidos a la unidad administrativa
competente para la toma de la decisión respecto del arreglo propuesto o para
que negocie con la parte deudora, una propuesta que sea aceptable para el
SENARA.

          Artículo 14.-Prórrogas de plazo para
el pago de obligaciones y readecuaciones de deudas El SENARA, en su condición
de acreedor, podrá convenir con las personas deudoras, arreglos de pago en las
siguientes circunstancias.

a) Prórrogas: Se podrán aprobar prórrogas
en el plazo para el pago de toda la obligación o parte de ella, cuando por
circunstancias demostradas, la persona deudora, no pueda atender el pago de la
misma; trámite que debe hacerse antes del vencimiento de la operación. En estos
casos las prórrogas no serán mayores a doce meses, y se autorizarán por única
vez. Las restantes condiciones del crédito original, se mantendrán.

b) Readecuaciones: consisten en la
modificación de una o más de las condiciones originales del crédito, e implica
cambio en la forma de pago, plazo, garantías o cualquier otra condición
relevante que altere las condiciones originalmente establecidas.

En cualquiera de los casos, la base para hacer la
readecuación de la deuda o la prórroga en el plazo para pagar, contendrá todas
las obligaciones acumuladas, incluyendo capital, intereses corrientes y
moratorios, gastos administrativos, así como honorarios profesionales y costas
procesales en caso que la operación se encuentra en cobro judicial.

Artículo
15.-Competencia para resolver arreglos de pago.

a) Deudas inferiores al equivalente de US$
2.000: Será competencia de la Dirección Administrativa, atender solicitudes
de arreglo de pago de usuarios cuyo saldo adeudado sea inferior a su
equivalente en colones de US$ 2.000 (dos mil dólares exactos) del día en que se
solicite el arreglo al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa
Rica y en cuya solicitud no se incluyan cambios en las condiciones del convenio
o del documento en garantía.

b) Deudas iguales o superiores al equivalente
de US$ 2.000: Será competencia de la Gerencia atender y resolver
solicitudes de arreglo de pago de usuarios cuyo saldo total sea superior a su
equivalente en colones de US$2.000 (dos mil dólares exactos) del día en que se
solicite el arreglo, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa
Rica, cuando se vean alteradas las condiciones del convenio o del documento en
garantía (tasas de interés, aumento del plazo), o cuando la totalidad de los
usuarios de un proyecto, presenten en forma conjunta solicitud de cualquier
tipo de arreglo de pago. Para su resolución podrá contar con la recomendación
del Área Administrativa.

Artículo 16.-Forma de resolver sobre
arreglos de pago. La Gerencia o el Área Administrativa según corresponda,
resolverá el arreglo de pago por medio de una resolución administrativa y se lo
comunicará a la Unidad Financiero Contable y al Coordinador Regional
respectivo, para que procedan como corresponda. Mientras no se resuelva
formalmente una solicitud de arreglo de pago, la gestión de cobro debe
continuar de forma regular, de acuerdo con las condiciones establecidas en el
pagaré y a los procedimientos establecidos para tales efectos.

Artículo
17.-Formalización del arreglo de pago. Todo arreglo de pago deberá
respaldarse con la suscripción de un título ejecutivo, con al menos los mismos
requisitos solicitados en el documento que dio origen a la deuda, salvo que se
trate de una mera suspensión temporal de la gestión de cobro (Prórroga), que no
requiera formalizar nuevo documento.

Artículo
18.-Compromiso de arreglo de pago y garantías que lo acompañan. El
SENARA podrá condicionar la aprobación de arreglos de pago a que el deudor haga
un abono representativo a la suma adeudada, que evidencie la intención de pago
y compromiso de cumplir con el arreglo propuesto. De igual manera, en casos de
arreglos de pago, el SENARA podrá exigir garantías fiduciarias o reales más
rigurosas que las que originalmente respaldaron la obligación, si así lo
consideran conveniente u oportuno.

Artículo
19.-Documentación del arreglo de pago. Todo documento originado en la
solicitud, estudio y resolución de un arreglo de pago, debe ser agregado al
expediente administrativo de la deuda que al efecto lleva la Unidad Financiero
Contable.

Artículo
20.-Prohibición de condonar deudas. La condonación de deudas está
prohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que
así lo establezca.

CAPÍTULO
III

Del
Cobro Judicial

SECCIÓN
I

Procedimiento
para gestionar el inicio del cobro judicial

Artículo 21.-Solicitud para iniciar el
cobro judicial. El cobro judicial iniciará una vez agotada la fase de cobro
administrativo, de acuerdo con la normativa vigente. Para tal fin la Unidad
Financiero Contable trasladará el expediente respectivo a la Asesoría Legal,
solicitando expresamente el inicio de las gestiones de cobro judicial. La
Dirección Jurídica del SENARA, tendrá un plazo improrrogable de cinco días
hábiles para que lo asigne al abogado externo que por turno corresponda.

Artículo
22.-Remisión de Expediente para Cobro Judicial. El expediente que envíe
el Proceso Financiero Contable a la Dirección Jurídica para el cobro judicial
contendrá al menos lo siguiente:

a) Original del Título Ejecutivo o documento que
sirve de base a la acción cobratoria.

b) Documentos con razón de recibido notificada al
deudor y/o fiadores sobre las acciones de cobro administrativo efectuadas y que
hayan interrumpido la prescripción, conforme a los artículos 977, siguientes y
concordantes del Código de Comercio y a los artículos 876, siguientes y
concordantes del Código Civil.

c) Dirección exacta del deudor y de los fiadores,
si los hubiese, en caso que la dirección que consta en el título ejecutivo en
que se funda la existencia de la deuda es confusa, incompleta, inexacta o del
todo no se indica.

d) Constancia del Encargado del Proceso de gestión
de cobro, en donde se indique: i) Capital adeudado (principal), ii) Monto de
intereses corrientes y periodo a que corresponden. iii) Monto de intereses
moratorios y periodo al que corresponden, y iv) Cargos por gestiones de cobro administrativo
u otros cargos si así se hubiese establecido.

Artículo 23.-Designación de abogado. La
Dirección Jurídica de SENARA, una vez recibido el expediente completo con la
documentación a que se ha hecho referencia en el artículo anterior, procederá a
asignar el abogado de planta que se encargará de gestionar y tramitar el cobro
judicial. Solamente en casos que por el volumen de trabajo asignado, los
abogados de planta resulten insuficientes para atender el cobro judicial, se
asignará el caso a abogados externos contratados al efecto. La asignación de
los casos de cobro judicial a los abogados externos se hará en forma
equitativa, tomando en cuenta al menos los siguientes criterios: número de
casos a su cargo, cuantía del asunto y fijación mediante un orden rotativo.

Artículo
24.-Deberes de la Dirección Jurídica de SENARA. Es deber de la Dirección
Jurídica de SENARA, fiscalizar la labor que está siendo desarrollada por los
abogados externos. Compete a la Dirección Jurídica del SENARA, recibir los
informes trimestrales que realicen los abogados externos de conformidad con
este Reglamento, analizarlos y remitirlos trimestralmente a conocimiento de la
Dirección Administrativa Financiera, con los comentarios o sugerencias que
estime pertinentes.

Igualmente son
deberes de la Dirección Jurídica de SENARA los siguientes:

a) Solicitar a la Gerencia del SENARA, la
aplicación de las sanciones que en este Reglamento se establecen, a los
abogados externos que incumplan con sus obligaciones.

b) Solicitar a la Gerencia del SENARA, el
nombramiento de nuevos abogados o la resolución de la contratación de abogados
externos, de conformidad con la demanda que de estos servicios requiera la
Institución.

c) Llevar un expediente de cada uno de los
abogados externos, el cual contendrá toda la documentación relacionada con su
contratación, incluyendo: Los procesos asignados, los informes trimestrales que
presente, los documentos que acrediten los pagos efectuados y demás documentos
relacionados con actividad. Estos expedientes deberán mantenerse en una forma
ordenada y archivados de manera cronológica.

d) Verificar mediante los informes trimestrales
recibidos u otros medios que estime pertinentes, que los procesos judiciales
asignados a los abogados externos están activos, y en caso de no estarlo,
recomendar a la Gerencia la aplicación de las sanciones que resulten aplicables
por incumplimiento del contrato.

SECCIÓN
II

De los
abogados externos

Artículo 25.-Contratación de abogados
externos para cobro judicial. Los abogados externos para el cobro judicial,
serán contratados a través de un concurso público que realizará el SENARA, de
conformidad con la Ley de Contratación Administrativa. El número de abogados
externos a contratar dependerá de la cartera de sujetos pasivos morosos remitidos
a la Dirección Jurídica.

Artículo
26.-Formalización del contrato de servicios profesionales para el cobro
judicial. Los oferentes elegidos firmarán un contrato de servicios
profesionales con el SENARA, así como cualquier otro documento que requiera la
Institución, necesario para la prestación eficiente de estos servicios
profesionales de abogacía para el cobro judicial, y para cumplir con las normas
que regulan este tipo de contratación. La relación contractual que se
establezca no tendrá carácter laboral, sino que es una relación de servicios
profesionales regulada por la Ley de Contratación Administrativa, retribuida
mediante el sistema de honorarios, de acuerdo con las tarifas que al efecto
establece el Colegio de Abogados, y donde el profesional contratado podrá
organizar su propio sistema de trabajo, no estará sujeto a horarios, asistencia
a una oficina, ni existirá subordinación jurídico-laboral con el SENARA.

Artículo
27.-No sujeción a plazo predefinido. La contratación que se formalice
entre SENARA y los abogados externos no estará sujeta a cumplir con un plazo
predefinido, sino que la vigencia de la relación contractual se extenderá por
todo el plazo que dure la tramitación del proceso o procesos judiciales
asignados.

Artículo
28.-De las obligaciones de los abogados externos. Sin perjuicio de las
obligaciones que específicamente se establezcan en los contratos de servicios
profesionales de abogacía para el cobro judicial que suscriban SENARA y los
abogados externos contratados al efecto, así como la legislación civil,
comercial y procesal civil que regula la materia de cobros judiciales, y las
normas de ética profesional aplicables a los profesionales en Derecho, los
abogados externos que contrate el SENARA para el cobro judicial, estarán obligados
a lo siguiente:

a) Deberán excusarse de asumir la dirección
profesional de cualquier asunto en que se presente alguna de las causas de
impedimento, recusación o excusa, establecidas en los artículos 49, siguientes
y concordantes del Código Procesal Civil. Particularmente deberán inhibirse de
asumir la dirección profesional cuando medie algún interés directo en el asunto
que se le asigna, relaciones de parentesco o amistad con el deudor, o si el
deudor ha sido cliente del abogado.

b) El abogado al que se le ha asignado el cobro de
alguna obligación, deberá realizar todas las gestiones y elaborar los
documentos preparatorios para la correcta y oportuna presentación ante los
tribunales de justicia, incluyendo:

i)  Realizar los estudios registrales que correspondan
para la determinación de la existencia de bienes muebles e inmuebles
embargables a nombre del deudor y de los fiadores.

ii)  Realizar los estudios registrales que
correspondan, para la determinación de las calidades del sujeto pasivo y su
domicilio, si se tratara de una persona jurídica, correspondiendo al abogado
externo respectivo realizar u obtener la certificación de personería
correspondiente.

iii) Preparar el poder especial judicial que le
faculta para gestionar el cobro de la deuda así como la certificación de
personería jurídica de representante legal de SENARA que le otorga el poder.

c) El abogado al que se le ha asignado un caso
para cobro judicial estará en la obligación de presentar, dentro de los ocho
días hábiles siguientes al recibo del expediente completo, la demanda
respectiva ante la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, luego de lo cual
deberá remitir a la Dirección Jurídica de SENARA, dentro del plazo de cinco
días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo citado, copia de la
demanda con la constancia de presentación a la Autoridad Jurisdiccional
respectiva. En caso de incumplir esta obligación, deberá adjuntar nota
justificando los motivos de su incumplimiento.

d) Deberá llevar y mantener una copia del
expediente judicial, debidamente ordenada y completa, correspondiente a cada
uno de los casos que se le ha asignado. Dicha copia del expediente, le será
entregada a la Dirección Jurídica de SENARA al finalizar el proceso de cobro
judicial.

e) Presentar dentro de los primeros diez días
hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, un informe a
la Asesoría Legal de SENARA, sobre el estado de cada uno de los procesos
judiciales que le han sido asignados. Ese informe deberá incluir al menos la
siguiente información:

i)      Número de expediente

ii)      Nombre de las partes

iii)     Cuantía del asunto

iv)     Fecha de presentación de la demanda

v)      Fecha de notificación al deudor y fiadores

vi)     Bienes embargados

vii)    Estado actual del proceso

viii)    Fecha en que se presentó la última gestión
ante el juzgado correspondiente.

ix)     Bienes embargados.

f.  Asumir los gastos que se presenten por la
tramitación del proceso judicial asignado a su dirección.

g. Realizar estudios como mínimo cada tres meses,
sobre retenciones de valores o cuentas bancarias embargadas, en los procesos
que estén bajo su dirección profesional, así como solicitar, cuando exista
sentencia firme, la orden de giro correspondiente, a efectos de lograr el
ingreso de dichos dineros a las arcas de SENARA.

h. Una vez firme la sentencia respectiva, el
abogado director del proceso, deberá presentar la liquidación de intereses y
costas en un plazo no mayor de diez días hábiles.

Artículo 29.-Prohibiciones de los abogados
externos. Se prohíbe a los abogados externos contratados por SENARA, lo
siguiente:

a. Realizar cualquier tipo de arreglo judicial o
extrajudicial, sin la aprobación previa y por escrito de las autoridades
administrativas del SENARA. Toda gestión para un arreglo judicial o
extrajudicial, deberá ser canalizada, conocida y sometida a aprobación previa
de las autoridades administrativas del SENARA.

b. Recibir cualquier suma de dinero por parte del
deudor, fiadores o cualquier tercera persona, como abono a principal,
intereses, costas u honorarios provenientes de la deuda sometida al cobro
judicial que se le asignó.

c. Solicitar al SENARA, por concepto de sus
honorarios profesionales, sumas diferentes a las estipuladas en la Tabla de
Honorarios autorizada por el Colegio de Abogados.

d. Realizar cualquier gestión incompatible con su
función de abogado director del proceso que representa al SENARA, o cualquier
gestión que en tal condición le esté prohibida por la legislación civil,
mercantil, procesal civil, o las normas de la ética que rigen a los
profesionales en Derecho.

Artículo 30.-Terminación o suspensión del
proceso judicial. Una vez que el cobro judicial haya sido iniciado, solo podrá
darse por terminado, en las siguientes circunstancias:

a) Cuando se hubiere hecho el pago total de la
suma adeudada al SENARA, incluyendo principal, intereses corrientes y
moratorios, así como las costas procesales y personales.

b) Cuando se hubiese llegado a un arreglo judicial
o extrajudicial y se encuentren firmados los documentos de formalización del
arreglo. En casos de arreglo extrajudicial, la Dirección Jurídica de SENARA
informará por escrito al abogado director del proceso, para que proceda a
solicitar al juzgado correspondiente que de por terminado el proceso por
haberse llegado a un arreglo extrajudicial.

c) Cuando exista sentencia en firme y no hayan
bienes susceptibles de embargo, según estudio de bienes efectuado bajo
responsabilidad del abogado director del proceso, y así se informe por escrito
a la Dirección Jurídica del SENARA.

SECCIÓN III

De los
honorarios profesionales

Artículo 31.-Tarifas de honorarios. El
SENARA pagará los servicios profesionales de los abogados externos contratados
para el cobro judicial, mediante el sistema de honorarios y, a tal efecto, se
aplicarán las tarifas que establece el Arancel de Profesionales en Derecho,
autorizado por el Colegio de Abogados de Costa Rica.

Artículo
32.-Forma de pago. Los honorarios serán pagados al abogado director, de
acuerdo con el avance del proceso y en los términos que establece el Arancel de
Profesionales en Derecho.

Para
cada proceso judicial deberán facturarse los honorarios en forma separada,
indicando el número de expediente y el nombre de las partes.

Para el
pago de los honorarios, el abogado director del proceso deberá remitir a la
Dirección Jurídica de SENARA, la factura por servicios profesionales así como
los documentos que acreditan el avance del proceso. Una vez aprobado el pago
por parte de la Dirección Jurídica de SENARA, este trasladará la solicitud para
trámite de pago a la Tesorería de la Institución, la cual procederá a
gestionar, a la mayor brevedad posible y de acuerdo con la reglamentación y
procedimientos establecidos, la confección del cheque o depósito bancario de
los honorarios respectivos en favor del profesional.

Artículo
33.-De la condenatoria en costas personales y procesales a la parte
demandada. La gestión cobratoria que se establezca contra el o los deudores
de la obligación, deberá incluir la solicitud de que se les condene en el pago
de costas personales (honorarios de abogado) y procesales.

Los
montos a que fuese condenada la parte demandada a título de costas personales y
procesales, pertenecen al SENARA en aquella proporción en que ya el SENARA las
hubiese pagado al abogado director, de tal manera que en ningún caso el abogado
director del proceso podrá recibir doble pago por el mismo concepto.

SECCIÓN
IV

De las
sanciones a los abogados

externos
contratados por el SENARA

Artículo 34.-Resolución del contrato de
servicios profesionales. Se resolverá automáticamente el contrato por servicios
profesionales cuando se den las siguientes situaciones de incumplimientos:

a. Cuando el abogado externo infrinja las
prohibiciones establecidas en este Reglamento.

b. Cuando incumpla cualquier condición establecida
en el respectivo contrato de servicios profesionales sancionada con la
resolución del contrato.

c. Cuando conduzca el proceso de manera
negligente, de tal modo que favorezca la prescripción de principal o intereses,
no aporte documentos en los plazos que le indica el despacho judicial, no establezca
recursos contra resoluciones judiciales desfavorables a los intereses de SENARA
cuando hubiere motivo fundado para recurrir, no gestione oportunamente el
retiro y presentación al Registro Nacional de los mandamientos de anotación de
embargos, o cualquier otra conducta negligente que ponga en peligro la
recuperación efectiva de la suma que está siendo objeto de cobro.

Artículo 35.-No asignación de casos
adicionales de cobro judicial. No se remitirán más expedientes de cobro
judicial al abogado externo que incurra en las siguientes causales:

a. A los abogados que incumplan con su obligación
de presentar dentro de los plazos establecidos en este Reglamento, el informe a
la Dirección Jurídica del SENARA, sobre el estado de los procesos judiciales a
su cargo.

b. Retrase injustificadamente la obligación de
presentar, dentro de los plazos que establece este Reglamento, la demanda
cobratoria ante la Autoridad Jurisdiccional respectiva.

c. Cuando habiendo acaecido el Remate, no
comunique sobre el resultado del mismo a la Dirección Jurídica, dentro de los
ocho días hábiles siguientes a aquel en que el mismo se efectuó.

Artículo 36.-Otras sanciones. La
aplicación de sanciones por incumplimiento de los profesionales en Derecho,
reguladas en este Reglamento, no implica renuncia de parte de SENARA de
gestionar ante la Fiscalía del Colegio de Abogados, o ante los Tribunales de
Justicia, la aplicación de medidas de orden disciplinario o indemnizatorio
contra el profesional incumpliente; tampoco implica renuncia de SENARA de
exigir la aplicación de sanciones para contratar con la Administración Pública,
de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa.

SECCIÓN
V

Terminación
del contrato de abogados externos

Artículo 37.-Resolución de la contratación.
Los abogados externos que por alguna razón personal o profesional, quieran
dejar de servir al SENARA, deberán de comunicar esa decisión expresamente y por
escrito a la Dirección Jurídica del SENARA, con treinta días de antelación,
nota de la cual remitirá una copia a la Gerencia del SENARA y la Dirección
Administrativa Financiera. En este caso, el SENARA no le asignará más casos,
sin embargo, ello no eximirá al profesional en Derecho de concluir, hasta su
finalización, los procesos judiciales que le han sido asignados, salvo que, de
acuerdo con las normas del contrato específico que se haya firmado entre las
partes, se haya establecido algo distinto.

Artículo
38.-Obligaciones de los abogados externos al finalizar la contratación.
Al finalizar por cualquier motivo la contratación de servicios profesionales,
el abogado externo respectivo, deberá remitir copia de la totalidad de los
expedientes judiciales a su cargo a la Dirección Jurídica del SENARA,
adjuntando un informe del estado actual de los mismos, así como el documento
respectivo de renuncia de la dirección profesional del proceso, de tal manera
que SENARA esté en plenas posibilidades de asignar, oportunamente, la
continuación del proceso a otro profesional en Derecho, bajo los mismos
términos y condiciones establecidos en este reglamento.

CAPÍTULO
IV

Cuentas
incobrables

Artículo 39.-Competencia para aprobar
cuentas como incobrables. Realizadas todas las acciones administrativas y
judiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la
cuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y
tramitará ante la Gerencia su aprobación. Corresponde a la Gerencia aprobar
pasar cuentas por incobrables cuanto éstas sean igual o menor al equivalente de
US$2,000.00 (dos mil dólares).

Las
cuentas cuyo saldo total sobrepase la suma equivalente en colones de US
$2.000,00 (dos mil dólares exactos) del día en que se realice el estudio, al
tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica, requerirán
autorización de la Junta Directiva de SENARA.

Artículo
40.-Procedimiento para declarar incobrables cuentas inferiores a $ 1000. Las
cuentas cuyo saldo total (capital más intereses) sean inferiores a su
equivalente en colones de US $1000.00 (mil dólares exactos) del día en que se
realice el estudio, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa
Rica, podrán estimarse incobrables sin necesidad de gestionar su cobro por la
vía judicial, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

a) Que se haya agotado la gestión de cobro
administrativo y así lo acredite por escrito el Proceso Financiero Contable.

b) Que tanto el Deudor como el Fiador carezcan de
bienes inmuebles y vehículos inscritos a su nombre, y así se acredite mediante
un estudio de bienes que elabore la Dirección Jurídica. Se presenta la salvedad
cuando existan bienes inmuebles y vehículos inscritos pero que por el monto y
por su relación costo beneficio, resulte más oneroso para el SENARA cobrarlo
por la vía judicial. En estos casos, deberá aportarse una justificación
sustentando el costo beneficio.

c) En todo caso se requiere de la aprobación de la
Gerencia para registrar como gasto la estimación de los incobrables.

Artículo 42.-Estudios semestrales generales
de cuentas por cobrar. La Unidad Financiero Contable, mediante un estudio
semestral (junio y diciembre) que realice de las cuentas por cobrar,
determinará aquellas que presenten la condición de vencidas y que se estimen
incobrables, a efecto de informar a la Dirección Administrativa para que esta a
su vez, lo eleve a aprobación de la Gerencia o Junta Directiva, según
corresponda, con sus respectivos documentos de soporte, según se ha establecido
en el presente reglamento.

Artículo
43.-Verificación de requisitos. En cualquiera de los casos, la Gerencia
o la Junta Directiva, según sea el caso, requerirán informes escritos de la
Dirección Administrativa y de la Dirección Jurídica de SENARA que acredite las
gestiones cobratorias efectuadas y las razones financieras y legales por las
cuales se recomienda pasar la cuenta como incobrable.

CAPÍTULO
V

Disposiciones
finales

Artículo 44.-Tramitación de Cobros
Judiciales por medio de abogados de planta de SENARA. El SENARA de manera
prioritaria, tramitará los cobros judiciales haciendo uso de los abogados de
planta, salvo que, por el volumen de trabajo a cargo de éstos, no resulte
posible utilizar esta modalidad de cobro. La tramitación de cobros judiciales
por medio de abogados de planta, se ajustará a lo establecido en las
disposiciones de este reglamento en lo que fueren aplicables.

Artículo
45.-Derogaciones. Este Reglamento deroga cualquier otra disposición
administrativa anterior que se le oponga.

Artículo
46.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La
Gaceta. Comuníquese. Acuerdo firme.

in the entirety of the text

                    -

                        Complete Text of Regulation 615

                        Comprehensive Reform of the Regulation for the Administrative and Judicial Collection of the
National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage

Complete Text of Minutes: E5D9E

NATIONAL SERVICE FOR GROUNDWATER,

IRRIGATION, AND DRAINAGE

FINANCIAL ADMINISTRATIVE
DIRECTORATE

The National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage, SENARA, announces agreement number 4406, adopted by the Board of Directors of SENARA, in ordinary session No. 615-12, held on May 21, 2012.

Agreement No. 4406: The "Regulation for Administrative and Judicial Collection" of SENARA, approved by the Board of Directors of SENARA in ordinary session No. 473-05 held on March 15, 2005, by means of agreement number 3059, and published in La Gaceta Newspaper No. 76 of April 21, 2005, is hereby amended; to read henceforth as follows:

NATIONAL SERVICE FOR GROUNDWATER,

IRRIGATION, AND DRAINAGE

"REGULATION FOR ADMINISTRATIVE

AND JUDICIAL COLLECTION"

CHAPTER I

General Provisions

Article 1—Objective. This Regulation aims to establish the rules that will govern the administrative and judicial collection of monetary obligations established in favor of the National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage (SENARA).

Article 2—Scope of Application. This Regulation shall be mandatory for all administrative instances of SENARA in what pertains to each, as well as for the external Attorneys contracted by the National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage (SENARA), to manage the judicial collection of the accounts assigned to them.

Article 3—Definitions. For the purposes of this Regulation, the following definitions apply:

a. Regulation: This Regulation for Administrative and Judicial Collection.

b. SENARA: National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage.

c. Overdue obligations: The monetary obligations that have generated an account receivable in favor of SENARA.

d. Passive Subject (Sujeto Pasivo): The individual or legal entity obligated to fulfill the overdue obligation.

e. External Attorneys (Abogados Externos): The legal professionals who, having met the requirements demanded by SENARA, have been contracted through the procedures established by the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa), to provide professional legal services for the judicial collection of overdue obligations in favor of the Institution.

f.  Financial-Accounting Unit (Unidad Financiero-Contable): Functional unit that is part of the Administrative Directorate of SENARA, responsible for collection management at the administrative level, except for debts from irrigation tariffs, the collection management of which is the responsibility of the Arenal Tempisque Irrigation District Directorate.

g. Administrative Collection (Cobro Administrativo): All those efforts performed by the administration of SENARA aimed at ensuring its debtors timely fulfill the economic obligations established in favor of the Institution.

h. Judicial Collection (Cobro Judicial): The collection actions carried out in the judicial process, in order to obtain payment of the overdue obligations in favor of SENARA.

i.  Legal Directorate (Dirección Jurídica): SENARA's in-house Legal Advisory Unit, represented by the head of that unit.

CHAPTER II

Administrative Collection

SECTION I

The Administrative Collection Procedure

Article 4—Unit Responsible for Administrative Collection. The Financial-Accounting Unit shall be directly responsible for managing administrative collection, using pertinent technology and means with the aim of maximizing voluntary compliance with the duties and obligations borne by SENARA's debtors, through the development of a set of actions, whose purpose is the development and execution of efficient and effective systems and procedures for planning, coordination, and control of those accounts in which SENARA is the creditor.

Article 5—Account Files in Administrative Collection. The Financial-Accounting Unit must keep a complete file, ordered chronologically, for each account in administrative collection, containing the document that generated the obligation, the detail of payments made, communications between the parties, as well as the documents of the collection efforts that have been conducted.

Article 6—Means for Administrative Collection Efforts.

a) Collection notices prior to the obligation's due date: The collection effort shall be made through collection notices prior to the debt's maturity, the desirable timeframe for which is 15 days in advance. For these purposes, the Financial-Accounting Unit may have the support of the Regional Coordinators of the Operations Area. These collection notices shall be sent, optionally and according to reasons of convenience and timeliness determined by the Financial-Accounting Unit, via mail, telegram, personal delivery through SENARA's own officials, externally contracted courier services (individuals or legal entities), fax, email, through other entities with which SENARA has signed agreements for that purpose, or publications on radio, television, or in print media.

b) Collection notices on debts in arrears: Without prejudice to the use of the communication methods indicated in the preceding subsection, once the transaction has one or more installments of principal or interest overdue, without these having been paid, collection notices shall be served on the debtor and guarantors, personally, at their place of residence, or at the address reported in the document creating the obligation for receiving notifications. Written proof of these notifications shall be kept in the file, duly acknowledged by the debtor and the guarantors, in order to demonstrate the interruption of the statute of limitations (prescripción). In the event of no positive response within 30 calendar days after receiving the notice, a second collection notice letter shall be sent.

Article 7—Declaration of Debt Limitation. The declaration of total or partial limitation (prescripción) of debts, both of principal and of current and default interest, only proceeds upon express request of the debtor party, and it is not appropriate to declare it ex officio.

Article 8—Contracts for Administrative Collection Management. SENARA may perform the collection effort directly through its own officials, or contract the administrative collection management to a public or private operator specializing in and having the capacity for nationwide collection.

Article 9—Exhaustion of Administrative Collection Efforts. The Financial-Accounting Unit shall be responsible for managing collections until all possible alternatives are exhausted. A record of every effort made shall be kept in the respective file.

Article 10—Transfer of Accounts to Judicial Collection. No later than three months following the obligation's due date, and once the administrative collection efforts have been exhausted, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Directorate so that the judicial collection process may proceed.

SECTION II

Payment Arrangements

Article 11—Origination of Payment Arrangements. Under no circumstances shall it be an obligation of SENARA to approve payment arrangements for debtors who request them. When SENARA deems an arrangement appropriate, considering reasons of legality, convenience, and timeliness, it may authorize it under the terms established in this Regulation. The payment arrangement may be approved whether the transaction is in the administrative collection phase or in the judicial collection phase.

Article 12—Requests for Payment Arrangement. Any debtor wishing to enter into a payment arrangement must submit a written request, indicating the reasons that have prevented, or that will prevent, them from fulfilling the obligation under the originally agreed terms.

Article 13—Processing of the Request. Regardless of which administrative unit receives the payment arrangement request, it shall forward it to the Financial-Accounting Unit so that it can render a report on the status of the account, including: amount of principal, current interest, default interest, administrative expenses, as well as the current conditions under which the transaction was agreed. If the account is in judicial collection, the request must also be forwarded to the Legal Directorate of SENARA so that it can provide a report on the situation of the judicial collection, including the status of the lawsuit, case file number, and ordered attachments (embargos), as well as the amounts to be collected for professional fees and procedural costs.

Once the cited reports are prepared, they shall be forwarded to the competent administrative unit for a decision regarding the proposed arrangement or to negotiate with the debtor party a proposal that is acceptable to SENARA.

          Article 14—Extensions of Time for Payment of Obligations and Debt Restructuring. SENARA, in its capacity as creditor, may agree with debtor persons on payment arrangements under the following circumstances.

a) Extensions (Prórrogas): Extensions to the payment term for the entire obligation or part thereof may be approved when, due to demonstrated circumstances, the debtor is unable to make its payment; this procedure must be undertaken before the transaction's maturity. In these cases, the extensions shall not exceed twelve months, and shall be authorized only once. The remaining conditions of the original credit shall be maintained.

b) Restructurings (Readecuaciones): These consist of the modification of one or more of the original conditions of the credit, and imply a change in the form of payment, term, guarantees, or any other relevant condition that alters the originally established conditions.

In either case, the basis for restructuring the debt or extending the payment term shall contain all accumulated obligations, including principal, current and default interest, administrative expenses, as well as professional fees and procedural costs in case the transaction is in judicial collection.

Article 15—Competence to Resolve Payment Arrangements.

a) Debts under the equivalent of US$ 2,000: The competence of the Administrative Directorate shall be to attend to payment arrangement requests from users whose outstanding balance is less than its equivalent in colones of US$ 2,000 (exactly two thousand dollars) on the day the arrangement is requested, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, and whose request does not include changes to the conditions of the agreement or the guarantee document.

b) Debts equal to or exceeding the equivalent of US$ 2,000: The competence of the General Management shall be to attend to and resolve payment arrangement requests from users whose total balance exceeds its equivalent in colones of US$2,000 (exactly two thousand dollars) on the day the arrangement is requested, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, when the conditions of the agreement or the guarantee document are altered (interest rates, term extension), or when all the users of a project jointly submit a request for any type of payment arrangement. For its resolution, it may rely on the recommendation of the Administrative Area.

Article 16—Manner of Resolving Payment Arrangements. The General Management or the Administrative Area, as applicable, shall resolve the payment arrangement by means of an administrative resolution and shall communicate it to the Financial-Accounting Unit and the respective Regional Coordinator, so they may proceed accordingly. While a payment arrangement request is not formally resolved, the collection effort must continue regularly, in accordance with the conditions established in the promissory note and the procedures established for such purposes.

Article 17—Formalization of the Payment Arrangement. Every payment arrangement must be backed by the signing of an enforceable instrument (título ejecutivo), with at least the same requirements requested in the document that gave rise to the debt, unless it is a mere temporary suspension of the collection effort (Extension), which does not require formalizing a new document.

Article 18—Payment Arrangement Commitment and Accompanying Guarantees. SENARA may condition the approval of payment arrangements upon the debtor making a significant down payment on the sum owed, which demonstrates the intention to pay and commitment to comply with the proposed arrangement. Likewise, in cases of payment arrangements, SENARA may demand fiduciary or real guarantees that are more rigorous than those that originally backed the obligation, if it deems it convenient or opportune.

Article 19—Documentation of the Payment Arrangement. Every document originating from the request, study, and resolution of a payment arrangement must be added to the administrative file for the debt kept by the Financial-Accounting Unit for this purpose.

Article 20—Prohibition of Forgiving Debts. The forgiveness (condonación) of debts is prohibited, therefore they may only be approved if there is an express law that so establishes.

CHAPTER III

Judicial Collection

SECTION I

Procedure for Managing the Initiation of Judicial Collection

Article 21—Request to Initiate Judicial Collection. Judicial collection shall commence once the administrative collection phase has been exhausted, in accordance with current regulations. For this purpose, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Advisory Office, expressly requesting the initiation of judicial collection efforts. The Legal Directorate of SENARA shall have a non-extendable period of five business days to assign it to the external attorney corresponding by turn.

Article 22—Referral of File for Judicial Collection. The file sent by the Financial-Accounting Process to the Legal Directorate for judicial collection shall contain at least the following:

a) Original of the Enforceable Instrument (Título Ejecutivo) or document serving as the basis for the collection action.

b) Documents with proof of receipt, notified to the debtor and/or guarantors regarding the administrative collection actions taken and that have interrupted the statute of limitations (prescripción), in accordance with Articles 977 and following and related articles of the Commercial Code and Articles 876 and following and related articles of the Civil Code.

c) Exact address of the debtor and of the guarantors, if any, in case the address stated in the enforceable instrument on which the debt's existence is based is confusing, incomplete, inaccurate, or not indicated at all.

d) Certification from the official in charge of the collection management process, indicating: i) Capital owed (principal), ii) Amount of current interest and period to which it corresponds. iii) Amount of default interest and period to which it corresponds, and iv) Charges for administrative collection efforts or other charges if so established.

Article 23—Designation of Attorney. The Legal Directorate of SENARA, once it receives the complete file with the documentation referred to in the preceding article, shall proceed to assign the in-house attorney who will be in charge of managing and processing the judicial collection. Only in cases where, due to the volume of assigned work, the in-house attorneys are insufficient to handle the judicial collection, shall the case be assigned to external attorneys contracted for that purpose. The assignment of judicial collection cases to external attorneys shall be done equitably, considering at least the following criteria: number of cases under their responsibility, amount of the matter, and assignment by a rotating order.

Article 24—Duties of the Legal Directorate of SENARA. It is the duty of the Legal Directorate of SENARA to oversee the work being developed by the external attorneys. It is incumbent upon the Legal Directorate of SENARA to receive the quarterly reports prepared by the external attorneys in accordance with this Regulation, analyze them, and forward them quarterly to the attention of the Financial Administrative Directorate, with the comments or suggestions it deems pertinent.

The duties of the Legal Directorate of SENARA are also the following:

a) To request from the General Management of SENARA the application of the sanctions established in this Regulation to external attorneys who fail to comply with their obligations.

b) To request from the General Management of SENARA the appointment of new attorneys or the termination of the hiring of external attorneys, in accordance with the demand for these services required by the Institution.

c) To keep a file for each of the external attorneys, which shall contain all documentation related to their hiring, including: The assigned processes, the quarterly reports they submit, the documents accrediting the payments made, and other documents related to the activity. These files must be maintained in an orderly manner and archived chronologically.

d) To verify, through the quarterly reports received or other means deemed pertinent, that the judicial processes assigned to external attorneys are active, and in case they are not, to recommend to the General Management the application of the sanctions applicable for breach of contract.

SECTION II

External Attorneys

Article 25—Hiring of External Attorneys for Judicial Collection. The external attorneys for judicial collection shall be contracted through a public competition to be held by SENARA, in accordance with the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa). The number of external attorneys to be contracted shall depend on the portfolio of delinquent passive subjects referred to the Legal Directorate.

Article 26—Formalization of the Professional Services Contract for Judicial Collection. The selected bidders shall sign a professional services contract with SENARA, as well as any other document required by the Institution necessary for the efficient provision of these professional legal services for judicial collection, and to comply with the rules governing this type of procurement. The contractual relationship established shall not have an employment nature; rather it is a professional services relationship regulated by the Public Procurement Law, remunerated through the fee system, in accordance with the rates established by the Bar Association (Colegio de Abogados) for that purpose, and where the contracted professional may organize their own work system, shall not be subject to schedules or attendance at an office, nor shall there exist legal-labor subordination with SENARA.

Article 27—Not Subject to a Predefined Term. The procurement formalized between SENARA and the external attorneys shall not be subject to a predefined term; rather, the effectiveness of the contractual relationship shall extend for the entire duration of the processing of the assigned judicial process or processes.

Article 28—Obligations of the External Attorneys. Without prejudice to the obligations specifically established in the professional legal services contracts for judicial collection signed by SENARA and the external attorneys contracted for that purpose, as well as the civil, commercial, and civil procedural legislation regulating judicial collection matters, and the rules of professional ethics applicable to legal professionals, the external attorneys contracted by SENARA for judicial collection shall be obliged to the following:

a) They must recuse themselves from assuming the professional direction of any matter in which any of the grounds for impediment, challenge, or excuse arise, established in Articles 49 and following and related of the Civil Procedure Code (Código Procesal Civil). Particularly, they must refrain from assuming professional direction when there is any direct interest in the matter assigned to them, relationships of kinship or friendship with the debtor, or if the debtor has been a client of the attorney.

b) The attorney assigned the collection of any obligation must carry out all efforts and prepare the preparatory documents for the correct and timely filing before the courts of justice, including:

i)  Carrying out the corresponding public registry studies to determine the existence of attachable (embargable) movable and immovable property in the name of the debtor and the guarantors.

ii)  Carrying out the corresponding public registry studies to determine the legal status of the passive subject and their domicile, if a legal entity is involved, with the respective external attorney being responsible for obtaining the corresponding certification of legal standing (personería).

iii) Preparing the special judicial power of attorney (poder especial judicial) that empowers them to manage the collection of the debt, as well as the certification of the legal standing of the legal representative of SENARA who grants the power.

c) The attorney assigned a case for judicial collection shall be obliged to file the respective lawsuit before the appropriate Jurisdictional Authority within eight business days following receipt of the complete file, after which they must send to the Legal Directorate of SENARA, within five business days following the expiration of the first cited deadline, a copy of the lawsuit with proof of filing before the respective Jurisdictional Authority. In case of non-compliance with this obligation, they must attach a note justifying the reasons for their non-compliance.

d) They must maintain and keep a copy of the judicial file, duly ordered and complete, corresponding to each of the cases assigned to them. Said copy of the file shall be delivered to the Legal Directorate of SENARA upon completion of the judicial collection process.

e) Present within the first ten business days of January, April, July, and October of each year, a report to the Legal Advisory Office of SENARA on the status of each of the judicial processes that have been assigned to them. This report must include at least the following information:

i)      Case file number

ii)      Name(s) of the parties

iii)     Amount of the matter

iv)     Date of filing of the lawsuit

v)      Date of notification to the debtor and guarantors

vi)     Attached (embargados) property

vii)    Current status of the process

viii)    Date on which the last proceeding was filed before the corresponding court.

ix)     Attached property.

f.  To assume the expenses arising from the processing of the judicial process assigned to their direction.

g. To carry out studies at least every three months on the retention of attached bank account values or funds, in the processes under their professional direction, as well as to request, when a final judgment exists, the corresponding payment order, for the purpose of achieving the deposit of said funds into the coffers of SENARA.

h. Once the respective judgment is final, the attorney directing the process must file the liquidation of interest and costs within a period not exceeding ten business days.

Article 29—Prohibitions of the External Attorneys. External attorneys contracted by SENARA are prohibited from the following:

a. Making any type of judicial or extrajudicial arrangement without the prior, written approval of the administrative authorities of SENARA. Every effort for a judicial or extrajudicial arrangement must be channeled, made known, and submitted for the prior approval of the administrative authorities of SENARA.

b. Receiving any sum of money from the debtor, guarantors, or any third party, as a payment towards principal, interest, costs, or fees arising from the debt subjected to the assigned judicial collection.

c. Requesting from SENARA, for their professional fees, sums different from those stipulated in the Fee Schedule authorized by the Bar Association (Colegio de Abogados).

d. Performing any action incompatible with their role as the directing attorney of the process representing SENARA, or any action that, in such capacity, is prohibited by civil, commercial, civil procedural law, or the ethical standards governing legal professionals.

Article 30—Termination or Suspension of the Judicial Process. Once judicial collection has been initiated, it may only be concluded under the following circumstances:

a) When total payment of the sum owed to SENARA has been made, including principal, current and default interest, as well as procedural and personal costs.

b) When a judicial or extrajudicial arrangement has been reached and the documents formalizing the arrangement have been signed. In cases of extrajudicial arrangement, the Legal Directorate of SENARA shall inform the attorney directing the process in writing, so that they may proceed to request the corresponding court to conclude the process due to having reached an extrajudicial arrangement.

c) When a final judgment exists and there is no property susceptible to attachment (embargo), according to an asset search carried out under the responsibility of the attorney directing the process, and this is reported in writing to the Legal Directorate of SENARA.

SECTION III

Professional Fees

Article 31—Fee Rates. SENARA shall pay the professional services of the external attorneys contracted for judicial collection through the fee system, and, to this effect, the rates established by the Tariff for Legal Professionals (Arancel de Profesionales en Derecho), authorized by the Bar Association of Costa Rica (Colegio de Abogados de Costa Rica), shall apply.

Article 32—Form of Payment. The fees shall be paid to the directing attorney according to the progress of the process and under the terms established by the Tariff for Legal Professionals.

For each judicial process, the fees must be billed separately, indicating the case file number and the name(s) of the parties.

For the payment of fees, the attorney directing the process must send to the Legal Directorate of SENARA the invoice for professional services as well as the documents accrediting the progress of the process. Once the payment is approved by the Legal Directorate of SENARA, it shall transfer the request for payment processing to the Institution's Treasury, which shall proceed to arrange, as soon as possible and in accordance with established regulations and procedures, the preparation of the check or bank deposit for the respective fees in favor of the professional.

Article 33—Award of Personal and Procedural Costs against the Defendant. The collection action established against the debtor(s) of the obligation must include the request that they be ordered to pay personal costs (attorney's fees) and procedural costs.

The amounts to which the defendant may be condemned for personal and procedural costs belong to SENARA in that proportion in which SENARA has already paid them to the directing attorney, such that in no case may the attorney directing the process receive double payment for the same concept.

SECTION IV

Sanctions for External Attorneys

Contracted by SENARA

Article 34—Termination of the Professional Services Contract. The professional services contract shall be automatically terminated when the following situations of non-compliance occur:

a. When the external attorney violates the prohibitions established in this Regulation.

b. When they breach any condition established in the respective professional services contract that is sanctioned with the termination of the contract.

c. When they conduct the process negligently, in such a way as to allow the statute of limitations (prescripción) on principal or interest to expire, fail to submit documents within the deadlines indicated by the judicial office, fail to file appeals against judicial decisions unfavorable to the interests of SENARA when there is founded reason to appeal, fail to timely manage the withdrawal and filing with the National Registry of orders for recording attachments (embargos), or any other negligent conduct that jeopardizes the effective recovery of the sum being collected.

Article 35—Non-Assignment of Additional Judicial Collection Cases. No further judicial collection files shall be referred to the external attorney who incurs in the following grounds:

a. Attorneys who fail in their obligation to present, within the deadlines established in this Regulation, the report to the Legal Directorate of SENARA on the status of the judicial processes under their charge.

b. Unjustifiably delay the obligation to file, within the deadlines established by this Regulation, the collection lawsuit before the respective Jurisdictional Authority.

c. When, after the auction (Remate) has occurred, they fail to communicate the result thereof to the Legal Directorate within eight business days following the date on which it was held.

Article 36—Other Sanctions. The application of sanctions for non-compliance by legal professionals, as regulated in this Regulation, does not imply a waiver on the part of SENARA to petition before the Disciplinary Tribunal (Fiscalía) of the Bar Association, or before the Courts of Justice, for the application of disciplinary or compensatory measures against the non-compliant professional; nor does it imply a waiver by SENARA to demand the application of sanctions for contracting with the Public Administration, in accordance with the provisions of the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa).

SECTION V

Termination of the Contract of External Attorneys

Article 37.-Termination of the contractual relationship.
External attorneys who, for any personal or professional reason, wish to cease serving SENARA must expressly communicate that decision in writing to the Legal Directorate of SENARA, with thirty days' notice, a copy of which note shall be forwarded to the Management of SENARA and the Administrative Financial Directorate. In this case, SENARA shall not assign them any more cases; however, this shall not exempt the legal professional from concluding, until their finalization, the judicial proceedings that have been assigned to them, unless, in accordance with the terms of the specific contract signed between the parties, something different has been established.

Article 38.-Obligations of external attorneys upon termination of the contractual relationship.
Upon termination of the professional services contractual relationship for any reason, the respective external attorney must remit a copy of all judicial files under their charge to the Legal Directorate of SENARA, attaching a report on their current status, as well as the respective document of resignation from the professional direction of the proceeding, so that SENARA is in a full position to timely assign the continuation of the proceeding to another legal professional, under the same terms and conditions established in these regulations.

CHAPTER IV

Uncollectible accounts

Article 39.-Authority to approve accounts as uncollectible. Once all pertinent administrative and judicial actions have been taken, without having been able to achieve recovery of the account, the Administrative Directorate shall prepare the estimate of uncollectible accounts and submit it to the Management for approval. The Management is responsible for approving accounts written off as uncollectible when they are equal to or less than the equivalent of US$2,000.00 (two thousand dollars).

Accounts whose total balance exceeds the colón equivalent of US$2,000.00 (two thousand exact dollars) on the day the study is conducted, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, shall require authorization from the Board of Directors of SENARA.

Article 40.-Procedure for declaring accounts of less than $1,000 uncollectible. Accounts whose total balance (principal plus interest) is less than the colón equivalent of US$1,000.00 (one thousand exact dollars) on the day the study is conducted, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, may be estimated as uncollectible without the need to pursue their collection through judicial channels, provided that the following requirements are met:

a) That the administrative collection process has been exhausted, and the Financial Accounting Process so certifies in writing.

b) That both the Debtor and the Guarantor lack real estate and vehicles registered in their name, as certified by an asset study prepared by the Legal Directorate. An exception arises when there are registered real estate and vehicles, but due to the amount and their cost-benefit relationship, it would be more onerous for SENARA to collect through judicial channels. In these cases, a justification supporting the cost-benefit analysis must be provided.

c) In every case, approval from the Management is required to record the estimate of uncollectible accounts as an expense.

Article 42.-General semi-annual studies of accounts receivable. The Financial Accounting Unit, by means of a semi-annual study (June and December) of accounts receivable, shall determine those that are past due and are estimated to be uncollectible, in order to inform the Administrative Directorate so that it, in turn, may submit it for approval by the Management or the Board of Directors, as appropriate, with the respective supporting documents, as established in these regulations.

Article 43.-Verification of requirements. In any of the cases, the Management or the Board of Directors, as applicable, shall require written reports from the Administrative Directorate and the Legal Directorate of SENARA attesting to the collection efforts made and the financial and legal reasons for which it is recommended to write off the account as uncollectible.

CHAPTER V

Final provisions

Article 44.-Processing of Judicial Collections through SENARA's in-house attorneys. SENARA shall, as a priority, process judicial collections using in-house attorneys, unless, due to the volume of work assigned to them, it is not possible to use this method of collection. The processing of judicial collections through in-house attorneys shall conform to the provisions of these regulations, insofar as they are applicable.

Article 45.-Repeals. These Regulations repeal any prior contrary administrative provision.

Article 46.-Effective date. These Regulations shall take effect upon their publication in the Official Gazette La Gaceta. Let it be communicated. Firm resolution.