Resolución 82 — Procedure for Granting the Voluntary Environmental Label for Methyl Bromide ReductionProcedimiento para el otorgamiento del Distintivo Ambiental Voluntario por reducción de Bromuro de Metilo

en la totalidad del texto

                    -

                        Texto Completo Norma 82

                        Procedimiento para el otorgamiento del Distintivo Ambiental Voluntario por
el esfuerzo realizado en el sector agrícola, en la reducción del uso de Bromuro de Metilo

Texto Completo acta: F7E39

MINISTERIO
DE AMBIENTE Y ENERGÍA

R-82-2014-MINAE.-San José, a las diez horas y cuarenta
minutos del diez de marzo del dos mil catorce.

Considerando:

1º-Que mediante la Ley Nº 7228 Costa Rica ratificó el Convenio
de Viena para la Protección de la Capa de Ozono, y que mediante la Ley Nº 7223
ratificó el Protocolo de Montreal relativo a las sustancias agotadoras de la
capa de ozono, así como sus enmiendas ratificadas por Ley Nº 7808 "Aprobación
de la Enmienda de Protocolo de Montreal relativo a las sustancias que agotan la
Capa de Ozono y sus anexos adoptadas en la Segunda y Cuarta Reuniones de las
Partes (1998)" (Londres y Copenhague); Ley Nº 8443 Aprobación de la enmienda al
Protocolo de Montreal, relativo a las Sustancias Agotadoras de la Capa de Ozono
y sus anexos (1997); y por la Ley Nº 8670 del 9 de octubre de 2008 "Aprobación
a la enmienda al Protocolo de Montreal Relativo a las Sustancias que Agotan la
Capa de Ozono (1999), Costa Rica. Instrumentos por los cuales el país adquirió
compromisos para establecer normas para el control, disminución y sustitución
de las sustancias que agotan la capa de ozono.

2º-Que
el día 5 de marzo de 2010 salió publicado en La Gaceta Nº 45 el Decreto
Ejecutivo Nº 35676-S-H.MAG-MINAET "Reglamento de control de sustancias
agotadoras de la capa de ozono (SAO)" de acuerdo a la Ley 7223 y sus
enmiendas del 06 de agosto de 2009, que tiene como objeto establecer las
medidas y normas de cumplimiento obligatorio para controlar y disminuir el uso
de sustancias agotadoras de la capa de ozono (SAO) de acuerdo a las
obligaciones asumidas por Costa Rica con la ratificación del Protocolo de
Montreal y sus enmiendas.

3º-Que
como parte de las acciones desarrolladas por el Proyecto Alternativas al
Bromuro de Metilo se trabajó en la sustitución gradual del uso de bromuro de
metilo en diferentes cultivos a través de un programa de incentivos y
asistencia técnica para sector agrícola usuario de este producto (plantas
ornamentales, sandía, tabaco y melón). Por lo que actualmente, existen empresas
nacionales de dicho sector que no utilizan dicha sustancias en sus cultivos.

4º-Que en el artículo 5 del Decreto Ejecutivo Nº 35676-S-H. MAG-MINAET
"Reglamento de control de sustancias agotadoras de la capa de ozono (SAO)" de
acuerdo a la Ley 7223 y sus enmiendas del 06 de agosto de 2009, señala que la
DIGECA definirá un mecanismo de reconocimiento público para aquellas personas,
físicas o jurídicas, públicas o privadas que durante el año calendario previo,
hayan contribuido significativamente en la disminución o sustitución de las SAO
en sus procesos productivos.

5º-Que a
pesar de lo anterior, a la fecha no existe un mecanismo definido de
reconocimiento público para aquellas personas, físicas o jurídicas, públicas o
privadas que durante el año calendario previo, hayan contribuido
significativamente en la disminución o sustitución del Bromuro de Metilo en sus
procesos productivos. Por tanto,

El MINISTRO DE AMBIENTE Y ENERGÍA, RESUELVE:

1º-Aprobar el Procedimiento para el otorgamiento del
Distintivo Ambiental Voluntario por el esfuerzo realizado en el sector
agrícola, en la reducción del uso de Bromuro de Metilo.

    2º-Este
distintivo ambiental tiene como objetivo reconocer por parte del MINAE a través
de la Oficina Técnica del Ozono de la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental
el esfuerzo realizado por los productores que han reducido o eliminado el uso
del Bromuro de metilo, incluyendo a aquellos que nunca lo han utilizado,
permitiendo que Costa Rica cumpla con el calendario de eliminación total
acordado para el año 2013.

3º-El
distintivo se otorga por un periodo igual a la temporada agrícola en la cual se
solicita el distintivo y puede ser renovado para cada temporada agrícola
subsiguiente. Éste tiene vigencia, siempre que la Organización cumpla con los
criterios de admisibilidad y evaluación del distintivo que le fue otorgado,
dentro del plazo de vigencia; es decir, no podrá importar bromuro de metilo
para uso en sus procesos productivos, de forma directa ni a través de terceros.

4º-El
procedimiento tiene como objetivo definir los lineamientos para la realización
de la convocatoria, la admisibilidad, la metodología de evaluación, la entrega
y uso del distintivo.

5º-El
anterior procedimiento incluye los pasos generales a seguir sin detrimento de
que el MINAE pueda actualizar y ajustar dicho procedimiento conforme a los
avances que se requieran en el proceso de mejora continua.

6º-Este
procedimiento será transitorio mientras se establece el procedimiento definitivo
para el otorgamiento del Distintivo Ambiental Voluntario por el esfuerzo
realizado en el sector agrícola, en la reducción del uso de Bromuro de Metilo,
a través del Sistema Nacional de la Calidad.

            7°-Este
procedimiento estará publicado en el sitio www.digeca.go.cr.

(Nota de Sinalevi: El Procedimiento para el otorgamiento del Distintivo Ambiental Voluntario por el
esfuerzo realizado en el sector agrícola, en la reducción del uso de Bromuro de Metilo, fue
suministrado por la Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental del Ministerio de Ambiente y
Energía y se transcribe a continuación:

 

Ministerio de
Ambiente y Energía

Dirección de Gestión
de Calidad Ambiental

Oficina Técnica del
Ozono

Oficina Técnica del
Ozono de la DIGECA

Costa Rica.
Centroamérica

Distintivo Ambiental
Voluntario por el esfuerzo realizado en el sector agrícola, en la reducción del
uso de Bromuro de Metilo

Descripción y
procedimiento.

2014

Ministerio de
Ambiente y Energía

Dirección de Gestión
de Calidad Ambiental

Oficina Técnica del
Ozono

Costa Rica,
Centroamérica

DISTINTIVO AMBIENTAL
VOLUNTARIO POR EL ESFUERZO REALIZADO EN EL SECTOR AGRÍCOLA, EN LA REDUCCIÓN DEL
USO DE BROMURO DE METILO.

1. ANTECEDENTES

El Protocolo de
Montreal entró en vigencia en enero de 1989, constituyendo la base legal del
esfuerzo mundial para salvaguardar la capa de ozono. Con la firma de 184
países, se acordó eliminar todas las sustancias que agotan la capa de Ozono,
con la expectativa de su recuperación para el año 2050.

Es así, Costa Rica
como país firmante del Protocolo de Montreal, se compromete a eliminar el uso
del bromuro de metilo en la producción agrícola. Por esto, a partir del 2004 se
estableció el Proyecto Alternativas al Bromuro de Metilo, a través del
Ministerio de Ambiente, Energía como órgano de ejecución y el Programa de
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), como agencia de implementación del
Protocolo de Montreal.

El Proyecto Alternativas
al Bromuro de Metilo el cual trabaja en estrecha colaboración de la Oficina
Técnica del Ozono de la DIGECA y el Programa de Naciones Unidas para el
Desarrollo en Costa Rica cuentan además, con el soporte del Ministerio del
Ambiente (MINAE), el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Universidades
Estatales e Instituciones Técnicas (INA; INTA; entre otros). Los cuales
trabajan en conjunto con todas las fincas usuarias del bromuro de metilo.

Durante el primer año
del proyecto, el país dejo de estar en la lista de los diez principales
consumidores de bromuro de metilo en el mundo (con más de 500 toneladas de
consumo al año), lográndose una reducción de más del 10% en el consumo
nacional.

Alrededor de 97% de
la producción y venta de bromuro de metilo es usado como plaguicida, ya que
esta sustancia es aplicada para el control de una amplia gama de plagas.

Este producto es un
agroquímico que, desde la década de los 70s, se ha venido usando en la
agricultura principalmente para desinfectar suelos y cultivos (granos, frutas,
flores de corta, tabaco y otros). Sin embargo, durante su aplicación una parte
importante del producto se libera a la atmósfera, disminuyendo la concentración
de ozono y contribuyendo también, a incrementar el efecto invernadero.

El bromuro de metilo
ha sido identificado como uno de los productos químicos que afectan el medio
ambiente. Se incluyó por primera vez en el Protocolo de Montreal mediante la
enmienda de Copenhague en 1992. Internacionalmente, se propuso limitar su
utilización hasta eliminarlo totalmente, con excepción de las etapas de
cuarentena y pre embarque.

Se han
comprobado efectos dañinos del bromuro de metilo en los seres humanos, con
evidencias de daños al sistema nervioso central, a los pulmones, los ojos, los
riñones y la piel. Se estiman en riesgo directo no solamente a los trabajadores
en los campos, sino también las personas que viven o realizan actividades,
cercanas a las áreas donde se utiliza este producto de síntesis química.

La Organización
Mundial de la Salud clasifica este producto químico como un fumigante volátil
altamente peligroso; la FAO recomienda que no se utilice en países en
desarrollo. www.digeca.go.cr

1.1 Justificación
legal

Por la Ley Orgánica del
Ambiente (Ley 7554), se designa al MINAE como la institución responsable de
coordinar el establecimiento de políticas y acciones de protección del aire, el
agua, el suelo y los recursos energéticos. Para disponer de una entidad que
asumiera estas tareas prioritarias dentro del proceso de administración
ambiental del país, se crea la Dirección General de Gestión de la Calidad
Ambiental (DIGECA) varios años después de promulgada la Ley 7554.

De esta manera, la
DIGECA se conformó en agosto del año 2002 por directriz del despacho del
Ministro. El decreto respectivo de su constitución, número 31628-MINAE del 09
de octubre de 2003 se publicó en el Diario Oficial La Gaceta Nº 29, del 11 de
febrero del 2004.

Es por esto que la
Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA), como instancia del
Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), ha venido realizando esfuerzos desde
el 2002 por mejorar la calidad ambiental en el territorio nacional, mediante la
promoción de una gestión integral del ambiente. Sus acciones se centran en la
elaboración de herramientas técnicas y jurídicas, así como en la apertura de
espacios de concertación y diálogo con diversos actores sociales.

Además, de
conformidad con el Protocolo de Montreal y sus enmiendas, Costa Rica como parte
del Protocolo, ha adoptado un sistema de otorgamiento de licencias de
importación y exportación para supervisar el comercio de sustancias
controladas, por lo que en el país, la Oficina Técnica del Ozono es la
encargada del otorgamiento de licencias, mediante la aplicación del Decreto
Ejecutivo No. 35676-S-H-MAG-MINAET publicado en la Gaceta No. 45 del día
viernes 05 de marzo del 2010. http://www.digeca.go.cr/ozono/ozonotramites.html

Es así como el
proyecto Alternativas al Bromuro de Metilo ha venido brindado apoyo técnico y
financiero a los sectores agrícolas usuarios de este gas, como fumigante de
suelos en actividades productivos de melón, sandía, flores de corta y tabaco,
como medio para lograr la producción sostenible de estos sectores. Es a partir
del 01 de enero de 2013, cuando se establece la prohibición de importación de
este fumigante.

Actualmente, el
sector productor de flores de corta y tabaco, han logrado implementar
tecnologías alternativas para la sustitución del bromuro de metilo, por lo que
en este momento estas actividades se encuentran libres de fumigantes agotadores
de ozono.

La producción de
melón y sandía de exportación se lleva a cabo por medio de dos grupos de
productores, con diferencias significativas en cuanto a áreas de siembra, capacidad
económica y el uso de tecnologías para el manejo de plagas. Por un lado,
compañías que, pese a haber utilizado por mucho tiempo insumos agrícolas, como
este químico agotador de ozono, dan los primeros pasos

para realizar el
cambio, utilizando tecnologías sostenibles y más amigables para el ambiente. Y
por otro lado, los productores que no han utilizado nunca este fumigante de
suelo para su gestión de producción agrícola.

Es por esta razón que
se toma la decisión de crear un mecanismo de distinción ambiental, para
reconocer el esfuerzo realizado por los productores que han reducido o
eliminado el uso del bromuro de metilo, incluyendo a aquellos que nunca lo han
utilizado, permitiendo que Costa Rica cumpla con el calendario de eliminación
total acordado para el año 2013. ELIZONDO, R. 2013

Este distintivo ambiental voluntario y el
derecho de uso del distintivo otorgado por parte del Estado a los productores
que reducen o no utilizan el bromuro de metilo, será una herramienta más para
la comercialización de estos productos en el mercado internacional, siendo
Costa Rica el primer país de Centroamérica en prohibir su importación a partir
del año 2013.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO
PRINCIPAL

Normalizar un
mecanismo de evaluación para otorgar un distintivo ambiental, que premie el
esfuerzo de los productores que han reducido el uso, o nunca han utilizado el
bromuro de metilo en su actividad agrícola. Esto en cumplimiento con los
compromisos asumidos por Costa Rica en el Protocolo Montreal, y la Ley Nº 7223
"Aprobación del Protocolo de Montreal, relativo a las Sustancias Agotadoras de
Capa de Ozono, suscrito el 16 de septiembre de 1987", ratificado por el país en
1991 y sus enmiendas.

2.2 OBJETIVOS
ESPECÍFICOS

1. Crear un procedimiento para orientar a la
Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA-MINAE y a las organizaciones en las
etapas de inscripción, evaluación documental y de campo; y entrega del
Distintivo Ambiental Voluntario.

2. Diseñar un formulario de solicitud para
que las organizaciones presenten la información ante la Dirección de Gestión de
Calidad Ambiental (DIGECA).

3. Diseñar un instrumento de evaluación con
todos los puntos de control y criterios de cumplimientos que serán evaluados;
otorgando una calificación cuantitativa al desempeño de la organización.

4. Diseñar una guía al evaluador, en la
aplicación e interpretación del instrumento de evaluación, del Distintivo
Ambiental Voluntario.

3. ALCANCE

El distintivo
ambiental está diseñado para ser aplicado a fincas de productores de melón y
sandía; sin importar, ni ser un limitante el tamaño de la explotación o la
empresa o su localización.

Está dirigido a aquellos productores
sensibles con los aspectos de salud y el ambiente, inherentes a la producción
agrícola y, a la vez, aquellos con un alto compromiso de producir de manera
amigable

con el ambiente,
permitiendo que Costa Rica cumpla con el calendario de eliminación total
acordado para el 2013.

4. DEFINICIONES

Acción correctiva:

Acción tomada para
eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Agroquímicos:

Sustancias químicas
sintéticas o no sintéticas que se usan para la nutrición, la protección y la
producción agropecuaria. Incluyen fertilizantes, plaguicidas y otros como aceites,
atrayentes, coadyuvantes, estimulantes, materias inertes, reguladores y
hormonas.

Alcance de la
evaluación:

Extensión y límites
de una evaluación.

Autoevaluación:

Es la verificación
que realiza el propio productor de su cumplimiento con los criterios y
requisitos mínimos para obtener el Distintivo Ambiental.

Bio insumos:

Productos que se
emplean para la nutrición y protección de plantas y animales, que tiene origen
biológico y en procesos de extracción, reproducción o cultivo, a partir de fuentes
naturales. Ejemplos: abonos orgánicos, composts,
agentes de combate biológico, abonos foliares, bio-plaguicidas,
sustratos, y otros.

Calibración:

Medida del grado de
precisión de un aparato o equipo medido comparado con un estándar conocido,
para realizar los ajustes necesarios.

Cliente de la
evaluación:

Organización o
persona física que solicita una evaluación.

Competencia:

Atributos personales
y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Conclusiones de
evaluación:

Resultado de una
evaluación, que proporciona el equipo evaluador tras considerar los objetivos
de la evaluación y todos los hallazgos de ésta.

Conformidad:

Cumplimiento del
puntaje total mínimo requerido para la obtención del reconocimiento.

Corrección:

Acción tomada para
eliminar una no conformidad detectada.

Criterios
de cumplimiento:

Conjunto de
políticas, procedimientos o requisitos que se toman en cuenta para realizar la
evaluación.

Distintivo Ambiental:

Distinción pública
que se otorga a una organización por haberse destacado en provocar un cambio
significativo en el desempeño ambiental nacional, por medio de la
implementación de acciones concretas, procesos y/o proyectos, tendientes a
prevenir, reducir y mitigar los impactos ambientales derivados de sus
actividades, productos o servicios.

Equipo de aplicación:

Dispositivo,
herramienta, equipo o máquina que se usa para aplicar sustancias para el
combate de plagas en plantas y animales, en forma líquida, sólida, de neblina o
en aerosol.

Equipo evaluador:

Uno o más evaluadores
que llevan a cabo una evaluación, con el apoyo, si es necesario, de expertos
técnicos.

Equipo de protección
personal (EPP):

Indumentaria que debe
usar una persona cuando está en contacto con sustancias de síntesis químicas.

Evaluación:

Proceso sistemático,
independiente y documentado, gestionado por el Oficina Técnica del Ozono de la
DIGECA, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
cumplimiento y lineamientos de evaluación definidos para el Distintivo
Ambiental Voluntario por la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA).

Evaluado:

Organización que es
evaluada.

Evaluador:

Persona designada por
el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA para encargarse de una evaluación
para alcanzar el Distintivo Ambiental Voluntario, como parte de un equipo
evaluador, con atributos personales demostrados y competencia para llevar a
cabo una evaluación.

Evaluador líder:

Persona designada por
el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, para realizar y coordinar la
evaluación de una Organización específica que aplica al Distintivo Ambiental
Voluntario.

Evidencia de la
evaluación:

Registros,
declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para
los criterios de evaluación y que son verificables.

Experto técnico:

Persona asignada por
el Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, para aportar conocimientos técnicos
específicos o experiencia respecto al alcance del reconocimiento a ser
evaluado.

Hallazgos
de la evaluación:

Evidencias de la
evaluación recopiladas frente a los criterios de la evaluación

Inspección:

El acto de examinar y
evaluar la operación de producción o de manejo de un solicitante para el
obtener el Distintivo Ambiental Voluntario o una operación con el distintivo,
para determinar el cumplimiento con la Ley y los requerimientos contenidos en
esta parte.

Límite máximo de
residuos (LMR):

Es el límite legal
superior de un residuo de plaguicida o de sus metabolitos, que se permite o
reconoce como aceptable en o sobre productos agropecuarios para consumo humano
y animal, según lo determinan las buenas prácticas agrícolas.

Manejo integrado de
plagas (MIP):

Se refiere a la
cuidadosa consideración de todas las técnicas disponibles para combatir plagas
y la posterior integración de medidas que disminuyen el desarrollo de
poblaciones de plagas y mantienen el empleo de plaguicidas y otras
intervenciones a niveles económicamente justificados y con un mínimo de riesgo
para la salud humana y el ambiente. El MIP hace hincapié en el crecimiento de
cultivos sanos, en la perturbación mínima de los ecosistemas agrícolas y en las
ventajas de utilizar mecanismos naturales del manejo de las plagas.

Mejora continua:

Actividad recurrente
para mejorar el desempeño social, ambiental y técnico en una organización.

No Conformidad:

Será aquellos no
cumplimientos con puntos de control y criterios de cumplimiento que no
conllevan a obtener el Distintivo Ambiental Voluntario.

No cumplimiento:

Situación en la que
no se cumple con un punto de control en la lista de verificación, de acuerdo
con los criterios de cumplimiento.

Organización:

Todas las personas
físicas y jurídicas, públicas y privadas que opten por el Distintivo Ambiental
voluntario.

Oficina Técnica del
Ozono de la DIGECA:

Encargado de
gestionar los procesos técnicos y logísticos del Distintivo Ambiental
Voluntario por la reducción o no uso de Bromuro de metilo en sus procesos de
producción agrícola.

Plaga:

Cualquier organismo
vivo que compite u ocasiona daños a las plantas de un cultivo o a sus productos
y que pueden considerarse como tal, debido a su carácter económico, invasor o
extensivo.

Plaguicida:

Cualquier sustancia o
mezcla de sustancias destinadas a prevenir, destruir o controlar cualquier
plaga, vectores de especies de plantas o animales indeseables que causan
perjuicio o que interfieren en la producción, elaboración, almacenamiento,
transporte o comercialización de alimentos, productos agrícolas. El término
incluye las sustancias destinadas a utilizarse como reguladoras del

crecimiento de las
plantas, defoliantes, desecantes, agentes para reducir la densidad de fruta o
agentes para evitar la caída prematura de la fruta, y las sustancias aplicadas
a los cultivos antes o después de la cosecha para proteger el producto contra
el deterioro durante el almacenamiento y transporte.

Plan de evaluación:

Descripción de las
actividades y de detalles de una evaluación a realizar por el Oficina Técnica
del Ozono de la DIGECA, para el otorgamiento del Distintivo Ambiental
Voluntario.

Registro:

Documento que
presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades
desempeñadas.

Productor:

Persona física o
jurídica, que se dedique a la producción de productos agrícolas y al que le
pertenecen los productos producidos. Es quien solicita el servicio del
Distintivo Ambiental Voluntario, como una sola organización cumpliendo con los
requisitos establecidos.

Producto
fitosanitario:

Sustancias utilizadas para el control de plagas, arvenses, enfermedades de los cultivos (herbicidas,
nematicidas, molusquicidas, fungicidas, bactericidas, insecticidas, acaricida, rodenticidas).

Sustrato:

Material diferente al
suelo utilizado para el sostén de las raíces de los cultivos.

Trazabilidad:

Capacidad para seguir
el desplazamiento de un alimento de origen vegetal a través de una o varias
etapas definidas de su producción, transformación y distribución. Su aplicación
tiene carácter obligatorio en todas las etapas del proceso productivo (manejo
de la plantación, cosecha y transporte de la fruta hasta la planta empacadora).
Esto permite evitar que no produzcan mezclas de productos con el Distintivo
Ambiental Voluntario, con productos que no las tengan.

Unidad de producción:

Lote, parcela,
terreno, invernadero que individualmente o en conjunto constituyen los lugares
de producción del o los cultivos.

5. BASE DOCUMENTAL
DEL DISTINTIVO AMBIENTAL VOLUNTARIO, POR LA REDUCCIÓN DEL USO DE BROMURO DE
METILO

5.1 Solicitud de
Distintivo Ambiental Voluntario

Él solicitante debe
presentar ante la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA la Solicitud al
Distintivo Ambiental Voluntario por el no uso o la reducción de aplicaciones de
bromuro de metilo, en su proceso productivo agrícola. Anexo 1.

5.2 Declaración
jurada de cumplimiento ambiental

El solicitante debe
presentar la declaración jurada Anexo 2, junto con la solicitud al Distintivo
Ambiental Voluntario.

5.3 Informe de
evaluación

El evaluador líder de
equipo elabora un informe de evaluación, el cual entrega a Oficina Técnica del
Ozono de la DIGECA, con un plazo de cinco días hábiles, después de finalizada
la evaluación. Anexo 3.

5.4 Formulario de
evaluación del equipo de evaluadores y del proceso

Una vez finalizado el proceso de evaluación,
personal de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, hace llegar al
solicitante el formulario de evaluación del equipo de evaluadores y del
proceso. Una vez completada la información el productor, envía el documento a
la coordinación técnica de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA. Anexo 4.

5.5 Decisión del
Reconocimiento ambiental

Cinco días después de
entregado el informe de evaluación y ser revisado por el responsable en la
Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, se elabora la Decisión del Distintivo
Ambiental Voluntario. Anexo 5.

5.6 Puntos de Control
y Criterios de Cumplimiento

Este documento
describe los criterios de evaluación para la Organización, son utilizados por
el equipo de evaluadores para la verificación del cumplimiento con el
Distintivo Ambiental Voluntario. Es además, una guía para los productores y
técnicos, para implementar este programa de buenas prácticas sociales,
ambientales y técnicos en sus operaciones. Se evalúan criterios en la finca y
en la documentación, como una forma de evidenciar el manejo de los plaguicidas
y la reducción del uso de bromuro de metilo, para la obtención de este
Distintivo Ambiental Voluntario y el derecho de uso del distintivo por parte
del Estado. Anexo 6.

5.6 Lista de Puntos
de Control

Los puntos de control
son los criterios utilizados por el equipo de evaluadores, para evaluar el
cumplimiento del Distintivo Ambiental Voluntario. Anexo 7.

El Distintivo
Ambiental Voluntario tiene tres tipos de puntos de control y criterios de
cumplimiento, que el productor debe cumplir para obtener el derecho de uso del
distintivo. Estos se clasifican en Obligatorios, Críticos y Recomendación.

5.6.1Criterios
Obligatorios

Son aquellos
criterios que están relacionados con requerimientos básicos de documentación e
implementación en el campo. Los solicitantes al distintivo deben de cumplir con
el 100% de todos los criterios Obligatorios. Se deben de agregar observaciones
en la Lista de evaluación, de todos los criterios obligatorios.

5.6.2 Criterios
Críticos

Son los criterios que
tienen un nivel más alto de cumplimiento en relación con los Obligatorios,
requieren un esfuerzo adicional por parte del productor. Es obligatorio el
cumplimiento mínimo de un 75%, de todos los puntos de control aplicables de los
criterios Críticos. Para realizar el cálculo, se aplicará la siguiente fórmula:

(Número Total de puntos de control de
criterios críticos - Puntos de control de criterios críticos no aplicable) x
25% = Número total de incumplimientos de criterios Críticos permitidos.

Ejemplo: (22-3) x
0.25=4.75

El número total de
incumplimiento de criterios críticos es 4.75, número que debe ser redondeado
hacia abajo. Por lo que este productor solo puede tener cuatro puntos de
control critico sin cumplir, para obtener el Reconocimiento ambiental.

5.6.3 Criterios
Recomendados

Representan el nivel
más alto de cumplimiento por parte del solicitante. Estos no requieren de un
porcentaje mínimo de cumplimiento.

Los criterios de
cumplimiento deben de verificarse en la documentación y en el sitio (campo), el
equipo evaluador calificará con "C: cumple", "NC: no cumple" o "NA: no aplica".
Tanto para la evaluación externa como para la autoevaluación se deberá
describir la evidencia observada. Existen criterios que no pueden clasificarse
como "NA: no aplica" los cuales están señalados en los puntos de control de la
Lista de evaluación en sitio, con una X en el campo de calificación.

El Distintivo
Ambiental Voluntario define una No conformidad, como aquellos no cumplimientos
con criterios que no conllevan a obtener una calificación mínima, para obtener
el mínimo estado del distintivo.

5.7 Documentos de
información de apoyo

Los documentos de
información de apoyo son de carácter reglamentario y legal, dan soporte al
programa en el cumplimiento del Distintivo Ambiental Voluntario del
solicitante:

-Ley No. 7228
"Aprobación de la adhesión de Costa Rica al Convenio de Viena, para la
protección de la capa de ozono, del 22 de marzo de 1985".

-Ley Nº 7223 "Aprobación
del Protocolo de Montreal, relativo a las Sustancias Agotadoras de Capa de
Ozono, suscrito el 16 de septiembre de 1987".

-Ley Nº 7808
"Aprobación de la Enmienda de Protocolo de Montreal relativo a las sustancias
que agotan la Capa de Ozono y sus anexos adoptadas en la Segunda y Cuarta
Reuniones de las Partes (1998)" (Enmiendas de Londres y Copenhague).

-Ley Nº 8443
"Aprobación de la enmienda al Protocolo de Montreal, relativo a las Sustancias
Agotadoras de la Capa de Ozono y sus anexos (1997)".

-Ley Nº 8670
"Aprobación de la enmienda de Beijing".

-Reglamento
Técnico de Límites Máximos de Residuos de Plaguicidas en Vegetales. RTCR 424-
2008.

-Decreto Ejecutivo Nº
35676-S-H-MAG-MINAET-Ley Orgánica del Ambiente # 7554

 

6. DESCRIPCIÓN
OPERATIVA DEL DISTINTIVO AMBIENTAL VOLUNTARIO Y LAS RESPONSABILIDADES

Se presentan a
continuación los procedimientos y documentos del Distintivo Ambiental
Voluntario, para la inscripción, evaluación documental y en el sitio; y el
recibo del mismo por parte del Estado.

Los productores
agrícolas pueden solicitar el distintivo. Un productor es aquella persona
física o empresa que tiene uno o más lotes de producción pero, que su operación
es manejada por una sola organización. Un productor no tiene límite en cuanto a
la extensión de su explotación para presentar su solicitud.

6.1 Requisitos
previos para solicitar el distintivo en el programa

Para asegurar con
éxito del distintivo, el productor o la empresa solicitante deben cumplir previamente
con los siguientes requisitos:

1. El productor ha
realizado la solicitud ante la Oficina Técnica del Ozono de la Dirección de
Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) del Ministerio de Ambiente y Energía
(MINAE), para llevar a cabo el proceso de Reconocimiento ambiental voluntario.

2. La organización
cumple con la normativa ambiental de Costa Rica y firma la declaración jurada
que así lo especifica.

3. La organización
demuestra que no importa bromuro de metilo de manera directa ni a través de terceros.

4. Haber realizado
una autoevaluación de acuerdo con los criterios aplicables en todas las fincas
o unidades de producción que el productor solicite el distintivo, utilizando la
lista de evaluación de los puntos de control correspondientes. El productor
puede solicitar el distintivo de uno o varios cultivos, sin embargo, no puede
tener un mismo cultivo con y sin distintivo. La autoevaluación por el
solicitante consiste en que el propio productor evalúa el cumplimiento de sus
criterios, utilizando la lista de evaluación.

5. Haber recibido y
brindado capacitación a sus colaboradores en los siguientes temas:

 

a. Manejo seguro de
plaguicidas.

b. Límites máximos de
residuos (LMR).

c. Manejo de la
información de la etiqueta de los productos fitosanitarios.

d. Insumos prohibidos
en Costa Rica.

e. Calibración de
equipo de aplicaciones.

f. Salud y seguridad
laboral.

6. Tener registros de
al menos tres meses de antigüedad de las actividades en la finca.

6.2
Procedimiento de inscripción.

Personal de la
Oficina Técnica del Ozono de la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental
(DIGECA) del MINAE realiza una convocatoria nacional de postulación para el uso
del distintivo, por los medios de comunicación en sus páginas web y
publicaciones en prensa escrita según disponibilidad de recursos, entre otros.

En la DIGECA habra una persona responsable de ser el primer contacto
entre el solicitante y el Distintivo Ambiental Voluntario. Manejará información
básica de cómo se lleva a cabo el proceso del Distintivo Ambiental Voluntario,
los documentos que debe llenar el solicitante y aspectos secretariales de
apoyo.

Personal de la
Organización solicita a DIGECA los formularios de Solicitud para optar por el
Distintivo Ambiental Voluntario inicial y la Declaración jurada o los obtiene
del sitio web que tiene esta dependencia estatal www.digeca.go.cr. Una vez
completos los formularios y la declaración, la Organización presenta la
solicitud firmada por el representante legal (o la persona con facultades dentro
de la Organización para actuar en nombre de ésta) con la información requerida,
y los documentos anexos (Anexo 1 y Anexo 2).

La DIGECA a través de
la Oficina Técnica del Ozono revisa que la información suministrada por la
Organización postulante esté completa, en un plazo de diez días hábiles. Para
la aceptación de ésta, se verifican requisitos mínimos como la presentación de
la personería jurídica con no más de tres meses de expedida, la Solicitud del
servicio del reconocimiento y la Declaración jurada. Asimismo, se verifica que
el productor no ha importado bromuro de metilo a partir del 2013.

Si ésta se acepta, la
solicitud es enviada a la secretaría de la Oficina Técnica del Ozono (OTO), en
donde se registra la información, en sus registros. Luego, la información es
enviada a la Directora de la DIGECA quien nombra el Equipo Evaluador (EE).

En caso de no
aceptarse la inscripción, la DIGECA se encarga de comunicar al solicitante la
necesidad de completar los requisitos por una única vez. La Organización tendrá
un plazo de diez días hábiles para completar la solicitud. En caso de que la
Organización no entregue la documentación solicitada, se da por concluido el
proceso y se archiva el expediente.

6.3 Evaluación

Concluido el proceso
de inscripción y aceptada la solicitud realizada por la Organización, el equipo
evaluador elabora el plan preliminar de evaluación de las plantaciones del
solicitante y programa las fechas preliminares de evaluación de acuerdo al
orden de entrada de las solicitudes recibidas. Una vez que se hayan recibido
todas las solicitudes de evaluación, se realiza el plan anual de evaluaciones,
de acuerdo al orden de ingreso de cada solicitud.

6.4
Selección del equipo evaluador.

La Dirección de la Digeca a través de la Oficina Técnica del Ozono conforma el
equipo de evaluadores para la evaluación.

Perfil evaluador
líder: Profesional en ciencias agrícolas, con experiencia en reconocimientos y
distinciones ambientales y con formación y/o capacitación técnicas de
inspección de productos agrícolas.

6.5 Coordinación del
proceso de evaluación

El equipo evaluador,
define las fechas, en días exactos, de la evaluación en el lugar. Asimismo, la
DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono lo comunica por escrito a la
organización, al menos 30 días hábiles antes de la fecha de dicha evaluación:

La Organización una
vez notificada el día de la evaluación tiene un plazo de tres días hábiles para
indicar por escrito su aceptación o no a los puntos anteriores.

El Oficina Técnica
del Ozono de la DIGECA puede permitir a la Organización realizar el cambio de
fechas o integración del equipo de evaluadores por una única vez, siempre que
solicite y justifique los motivos por escrito.

Personal de la
Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA dispone de diez días hábiles máximo, a
partir de la fecha de recibo de la comunicación de la Organización, para
reprogramar y comunicar a la Organización la nueva fecha de evaluación y/o la
nueva conformación del equipo de evaluadores.

En caso que la
Organización no se manifieste en los tres días hábiles posteriores a la
comunicación, la DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono, procederá con
el archivo de la solicitud.

En caso de que la
Organización no acepte la fecha o el equipo inicial la Oficina Técnica del Ozono
de la DIGECA proponga una nueva fecha o una nueva conformación del equipo de
evaluación, la Organización solicitante tendrá un plazo de tres días hábiles
posteriores a la comunicación para informar por escrito si acepta o no esta
nueva fecha o el nuevo equipo. En caso de que no acepte la nueva fecha o el
nuevo equipo, la solicitud será archivada.

6.6 Revisión
documental

Una vez que la
Organización solicitante acepta el Plan de evaluación, ésta entrega en un plazo
no mayor de 10 días hábiles la información técnica de respaldo para realizar la
evaluación en el campo a la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA: cultivos a
evaluar, total de áreas de siembra a evaluar, localización de las áreas de
siembra, planos de las áreas de siembra, localización de: bodegas de
agroquímicos, plantas de empaque, sanitarios, registros de compra y/o
importación de bromuro de metilo, registro de producción de las áreas de
siembra a evaluar, manejo agronómico de las áreas de siembra a evaluar,
registros de aplicación de control biológico de plagas o de manejo integrado de
plagas, registros y resultados de evaluaciones o auditorías ambientales
anteriores, certificaciones obtenidas. El equipo de evaluadores se compromete a
manejar toda esta información con confidencialidad y a devolverla a la
Organización solicitante al final del proceso de evaluación.

La
Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA revisará el historial de importaciones
de Bromuro de Metilo de la Organización solicitante de la distinción.

En caso de que la
Organización no entregue la información citada con anterioridad, la Oficina
Técnica del Ozono de la DIGECA se comunicará con la Organización, por una única
vez y le informará sobre el faltante de información documental. La Organización
tendrá un plazo de diez días hábiles posteriores a la comunicación para aportar
la información faltante. Si trascurrido ese plazo no se ha aportado la
información faltante, se archivará la solicitud.

La Oficina Técnica
del Ozono de la DIGECA entrega al evaluador líder, al menos 15 días hábiles
antes de la fecha de evaluación en el campo, la documentación aportada por la
Organización. El equipo evaluador está sujeto a confidencialidad e
imparcialidad, lo que se garantiza con la firma de un Acuerdo de
Confidencialidad e Imparcialidad entre los miembros del equipo evaluador y la
Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, según lo dispuesto en el procedimiento
Selección, integración y evaluación del desempeño del equipo de evaluadores y
expertos técnicos del Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA

El evaluador líder
coordina con el equipo evaluador la revisión documental y el historial de
importaciones de bromuro de metilo del solicitante. Si en este proceso el
equipo evaluador considera la necesidad de un documento adicional relacionado al
alcance de la evaluación, debe solicitarlo, previa justificación, durante la
evaluación en campo a la Organización. Asimismo, deberá evaluar la
actualización de documentos que crea pertinentes, según el proceso de
evaluación y a criterio del evaluador líder y la Organización.

Finalizada la
revisión documental, el equipo evaluador elabora el Plan de evaluación en
campo. El evaluador líder envía a la organización (con copia al Oficina Técnica
del Ozono de la DIGECA) el Plan de evaluación, al menos cinco días hábiles
antes de la evaluación en el sitio. Como parte del plan, incluye la fecha y
hora exactas de la evaluación, el detalle de las necesidades que el equipo
evaluador requiere para el desarrollo de la visita de evaluación. La
organización revisa el Plan. El Plan de evaluación debe estar aprobado por la
Organización y equipo evaluador, con al menos tres días antes de la evaluación
en el campo. En caso de que la Organización no comunique por escrito la
aprobación del Plan de evaluación, se le comunica por escrito que se suspenderá
la evaluación de campo y se le dan 5 días hábiles para subsanar esta
deficiencia. Si trascurrido este plazo, la Organización aún no ha aprobado el
Plan de evaluación, la evaluación se suspende definitivamente y se archiva la solicitud
de la Organización.

6.7 Evaluación en el
lugar

Para la evaluación en
el campo, el equipo de evaluadores dispone de la Lista de verificación del
cumplimiento de los puntos de control y criterios de cumplimiento, del
Distintivo Ambiental Voluntario para la reducción del uso de bromuro de metilo,
suministrada por personal de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA.

6.8
Reunión de apertura

La evaluación en el
sitio se inicia con una reunión de apertura en la que participa el equipo
evaluador y personal asignado por la Organización. El evaluador líder es
responsable de realizar la reunión de apertura, en la cual presenta el Plan de
evaluación en el lugar, los objetivos de la evaluación, presenta al equipo
evaluador, informa el papel que cumple cada uno de ellos, describe y confirma
los canales de comunicación durante la evaluación y el procedimiento a seguir
después de la verificación. Además, aclara cualquier duda que tenga el equipo
evaluador o la Organización antes del desarrollo de la actividad de evaluación
en el lugar.

6.9 Recopilación y
verificación de la información

Para la recopilación
de la información y los hallazgos durante la evaluación en el lugar, el equipo
de evaluadores puede utilizar varias técnicas para recopilar, verificar y analizar
información y evaluar el desempeño del productor. Las técnicas incluyen: a)
entrevistas al personal, b) observaciones en el campo, c) la revisión de
documentos, d) observación del ambiente laboral y las actividades
desarrolladas, c) apoyarse en el informe de la revisión documental, así como
otros que el equipo de evaluadores considere necesarios para completar la Lista
de verificación del cumplimiento de los criterios del Distintivo Ambiental
Voluntario. Las evidencias encontradas y adecuadamente sustentadas son
analizadas por el equipo evaluador, donde por consenso se definen y redactan
los hallazgos de evaluación.

6.10 Reunión de
cierre

Al finalizar la
evaluación en el lugar, el evaluador líder realiza una reunión de cierre. En
esta reunión el equipo evaluador hace la presentación formal a la Organización
del Informe de evaluación, que incluye los hallazgos de la evaluación, así como
las conclusiones correspondientes. La Lista de verificación del cumplimiento de
los puntos de control del Distintivo Ambiental Voluntario es el principal anexo
e insumo del Informe de evaluación. En caso de que ambas partes estén de
acuerdo con el informe presentado por los evaluadores, se realiza un acta de
aceptación, en la que ambas partes firman conformes. Por parte del equipo de
evaluadores firma el evaluador líder y por parte de la Organización firma el
responsable legal.

El evaluador líder,
en un plazo no mayor a cinco días posterior a la reunión de cierre, entrega al
Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, el original del Informe de evaluación
firmado (Anexo 3 y Anexo 6).

En caso de que haya
No Conformidades, el productor debe de presentar un Plan de Acciones
Correctivas que implementará en un plazo de 30 días naturales después de haber
recibido la Decisión del Distintivo (Anexo 5).

El productor envía la
evidencia de la implementación de las acciones correctivas. A criterio y
decisión del comité de evaluación, se podría programar una evaluación de
verificación de implementación de las acciones correctivas implementadas.

Se elabora y
documenta el cierre o levantamiento de las No Conformidades y se le envía la
comunicación al productor dos días hábiles después, de haber recibido la
evidencia completa por parte del productor.

Cuando
se hayan cerrado las No Conformidades, se procede a emitir el Informe de
Conformidad, a más tardar tres días hábiles después de que se ha emitido el
documento de cierre de No Conformidades. Si después de realizar el plan de
acción para la corrección de las no conformidades y/o la segunda evaluación de
campo, la Organización aún no obtiene la nota mínima para obtener el Distintivo
Ambiental Voluntario, se dará por no aprobada la solicitud.

En caso de que la
Organización no esté de Acuerdo con el resultado del informe de cierre del Plan
de Acción para la corrección de las no conformidades o la segunda evaluación
para evaluar los aspectos subsanados, esta tendrá la potestad de recurrir estos
resultados, según lo que dispone la Ley de Administración Pública para tal fin.

6.11 Evaluaciones del
equipo evaluador y del proceso de evaluación

Una vez finalizada la
evaluación, personal de la Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA hace llegar a
la organización el formulario de Evaluación del desempeño del equipo evaluador
y la evaluación del proceso (Anexo 4). Tanto la Organización como el
Equipo de evaluadores remiten al Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA los
formularios completos en un plazo no mayor a cinco días hábiles.

6.12 Instancia de
decisión

La dirección de
DIGECA, conforme a la información presentada por el equipo evaluador, en un
plazo máximo de 15 días hábiles, toma la decisión de ratificar o denegar la
recomendación, para otorgar el distintivo. DIGECA comunica por escrito a la
Organización la decisión (Anexo 5), con el resultado de la evaluación,
donde se establece si es merecedora o no del distintivo respectivo.

6.13 Distintivo
Ambiental Voluntario

Aquellas
Organizaciones que obtengan un puntaje total final igual o mayor a 75%, obtiene
el Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción o no uso del uso del
bromuro de metilo y el derecho de uso de un distintivo alusivo al proceso de
reducción de bromuro de metilo implementado por el productor.

La entrega del
Distintivo Ambiental Voluntario se realiza en un evento oficial organizado por
DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono.

La lista de
organizaciones reconocidas es publicada en los medios de comunicación, que el
personal del Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA y del MINAE considere
oportunos.

6.14 Vigencia del
distintivo

El distintivo se
otorga por un periodo de un año calendario y puede ser renovado anualmente. El
mismo tiene vigencia, siempre que la Organización cumpla con los criterios de
admisibilidad y evaluación del distintivo que le fue otorgado, dentro del plazo
de vigencia; es decir, no podrá importar bromuro de metilo para uso en sus
procesos productivos, de forma directa ni a través de terceros.

El
productor debe comunicar a DIGECA con dos meses de anticipación a la expiración
del Distintivo Ambiental Voluntario y su interés en renovarlo. Será necesario
llevar a cabo una nueva

evaluación de la operación, para obtener el
distintivo nuevamente, si se cumplen las condiciones y requisitos pertinentes.

6.16 Derecho de Uso
del Distintivo

Uno de los objetivos principales
de este Distintivo Ambiental Voluntario es diferenciar y motivar a los
productores, para que de manera voluntaria se comprometan a cumplir con los
criterios de cumplimiento y los requerimientos del distintivo, a reducir el uso
o no utilizar bromuro de metilo en la actividad agrícola. Una forma de dar este
apoyo o motivación a los productores es permitiéndoles utilizar el distintivo
de cumplimiento.

El distintivo es
propiedad del MINAE, representado por DIGECA y solamente podrá utilizarse en
las siguientes condiciones:

 

1. Solo podrán hacer
uso del distintivo productores que hayan obtenido el Distintivo Ambiental
Voluntario. El uso debe hacerse para los productos que han sido producidos en
apego a los criterios de cumplimiento y de reconocimiento establecidos en este
documento y sus anexos (Puntos de Control y Criterios de Cumplimiento).

2. Los productores
que hayan sido suspendidos del distintivo no podrán utilizar el distintivo en
sus productos.

3. Los productores
que hayan sido suspendidos del distintivo, serán excluidos del registro que
mantendrá la Oficina Técnica del Ozono (OTO), lo que implica la exclusión del
medio elegido para publicación de las empresas que obtuvieron el Distintivo
Ambiental Voluntario.

4. El productor debe
comprometerse a permitir inspecciones en todo momento. La no autorización a
realizar una inspección, será motivo para la suspensión del distintivo.

5. El productor
deberá llevar un control de los productos en los que utiliza el distintivo.

Para garantizar el
cumplimiento de estos puntos, La Organización deberá firmar un acuerdo de
condiciones de uso del distintivo con el MINAE, previo a la utilización del
distintivo en sus productos. En caso de que la Organización no firme este
acuerdo, no podrá usar el Distintivo Ambiental Voluntario.

6.17 Sanciones

La Organización que
incumpla con los términos de la declaración jurada o las condiciones de uso del
distintivo entre el MINAE, representado por DIGECA y la Organización, será
sujeto de las siguientes sanciones.

 

1. Suspensión del uso del distintivo a partir
del momento de la imposición de la sanción.

2. Retiro del derecho de uso del Distintivo
Ambiental Voluntario y exclusión de la lista de empresas, fincas o productores;
a quienes se les otorgó el distintivo por parte de DIGECA y de la Oficina
Técnica del Ozono (OTO).

3. Prohibición del uso del distintivo.

4. El retiro del Reconocimiento será
comunicado a los clientes declarados por el productor en la solicitud del
Reconocimiento.

5. Demás sanciones
que establezca el ordenamiento jurídico.

 

Adicionalmente,
los productores o empresas que no están en cumplimiento con los requisitos del
distintivo durante el periodo en el que se le ha otorgado éste, serán
sancionados por el MINAE, y se le retirará el Distintivo Ambiental Voluntario.

Será considerado
fraude, la venta de producto identificado con el distintivo proveniente de
operaciones que han sido sancionadas, que no hayan sido evaluadas o no hayan
aprobado la Evaluación, así como aquellas que no hubieren realizado el proceso
para subsanar las deficiencias encontradas para obtener de nuevo el Distintivo
Ambiental Voluntario.

Advertencia: Se
notificará por escrito, la no conformidad en que ha incurrido el productor,
solicitando la corrección e indicando un plazo para llevarla a cabo. En caso de
que el productor o solicitante no haya llevado a cabo la acción correctiva en
el plazo indicado, la DIGECA a través de la Oficina Técnica del Ozono podrá
realizar una suspensión.

Suspensión: La
suspensión implica la imposibilidad de utilizar el Distintivo Ambiental
Voluntario y de etiquetar el producto con el distintivo otorgado por el Estado.
La suspensión se da cuando el productor no lleva a cabo las acciones
correctivas solicitadas por la DIGECA.

6.18 Renovación del distintivo

Transcurrido el plazo
de un año, y en caso que el operador desee renovar el reconocimiento otorgado,
éste tendrá que someterse a una nueva evaluación documental en el lugar,
siempre y cuando se mantenga el alcance inicial.

6.19 Evaluaciones no
anunciadas:

Las inspecciones no
anunciadas son evaluaciones externas. DIGECA realizará inspecciones no
anunciadas según su programa interno de trabajo, en caso de que lo considere
necesario. Esta es una evaluación suplementaria además, del proceso anual de
reconocimiento, con el fin de contribuir a la integridad del Distintivo
Ambiental Voluntario.

*La aceptación para el
ingreso al Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción del uso del bromuro
de metilo, va a depender de la presentación por parte del Solicitante de la
siguiente información: Declaración Jurada, Personería jurídica y la Solicitud
para el Distintivo Ambiental Voluntario.

7.
ANEXOS

1. Formulario de Solicitud
al Distintivo Ambiental Voluntario por el esfuerzo realizado en el sector
agrícola, en la reducción del uso del Bromuro de metilo.

2. Formulario para la
Declaración jurada de cumplimiento ambiental.

3. Formulario del Informe de
evaluación.

4. Formulario de evaluación
del equipo evaluador y el proceso de evaluación.

5. Formulario de la Decisión
del Distintivo.

6.
Lista de evaluación en campo: Puntos de control.

 

Anexo #1

 

Formulario de Solicitud al Distintivo Ambiental

Voluntario por el esfuerzo en el sector agrícola,

En la reducción del uso del Bromuro de metilo.

 

| Nombre de la Organización: |
| --- |

 

PARA USO EXCLUSIVO DEL PROYECTO
ALTERNATIVAS AL BROMURO DE METILO

Fecha de ingreso:
____________

Código de
solicitud:___________

Responsable que
recibe:_________

Esta solicitud se debe
llenar en su totalidad adjuntando los anexos que se solicitan. Toda la
información que brinda la organización en esta solicitud y sus anexos se tratan
de manera confidencial.

1.     Objeto de la solicitud

Marca con "x" la casilla que
corresponda:

 

|  | Primera vez Renovación |
| --- | --- |

 

2 Información general de la organización

Nombre de la
organización:_________________________

Dirección:________________________________

Teléfono:__________
Fax:___________ Apartado postal:______________

Página web (cuando
aplique):____________________

Representante
legal:____________________________

Teléfono:___________________________________

 

Correo
electrónico:_____________________________

          

2.1 Adjuntar el organigrama de la
organización, identificando áreas donde se realicen actividades propias
establecidas dentro del alcance del Reconocimiento ambiental por el que aplica.

2.2 Adjuntar plano o croquis de la
distribución de los lotes de la finca, para el alcance del Reconocimiento
Ambiental.

2.3 Adjuntar Declaración Jurada, debidamente
llena. (Anexo N°2).

2.4 Adjuntar los siguientes documentos de
carácter legal:

| -Certificación de personería jurídica vigente (con menos de tres meses de emitida). | | --- | |
-Constancia de la Caja Costarricense de Seguro Social de encontrarse al día con el pago de sus
obligaciones. |

2.5 La Organización
conforme a los criterios propuestos, define como su alcance, para ser evaluado
para optar por el Reconocimiento Ambiental por la reducción del uso de Bromuro
de Metilo, lo siguiente:

| Área siembra (has) | Cultivo (s) | Nombre de la (s) finca (s)-ubicación | Personal (#trabajadores)
| | --- | --- | --- | --- |

2.6
Adjuntar copia de los siguientes documentos que la organización posea como parte
de su alcance para el reconocimiento:

- Misión, visión y políticas de la
  organización.

 

- Lista de personal clave (gestor
  ambiental, jefaturas, entre otros) con nombre completo y puesto que desempeña
  para el alcance de evaluación y cantidad de personal total.

2.7 Declaración
  de los clientes del productor

 

| Lista de compradores del producto |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| Nombre | Ubicación (País, Ciudad) | Contacto (Nombre, correo electrónico) | Cantidad anual (ton) |

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.    
ANEXOS

 

3.1  Lista de documentos adicionales que acompañan la
siguiente solicitud:

| 1 |  |
| --- | --- |
| 2 |  |
| 3 |  |
| 4 |  |
| 5 |  |
| 6 |  |
| 7 |  |
| 8 |  |
| 9 |  |
| 10 |  |
| 11 |  |
| 12 |  |

 

Nota 1: Cada anexo debe estar debidamente identificado y
numerado.

Nota 2: No se deben dejar espacios en blanco; en los
casos en donde la pregunta no aplique la Organización debe indicar con las
siglas NA (No aplica).

Nota 3: La presente solicitud deberá ser entregada en la
Dirección de Gestión de Calidad Ambiental del MINAE, ubicada en avenida 18,
calle 9, puerta 935, costado norte del Gimnasio del Liceo de Costa Rica, Plaza
González Víquez, San José.

En caso tener dudas para
completar esta solicitud contactar con:

 

Correos electrónicos:

[email protected]

Teléfono:

2221 8728 / 2221 8705
ext. 103

Anexo #2

 

Declaración Jurada1

1 Esta información debe ser brindada por el representante
legal de la organización, u otra persona dentro de ésta con facultad para firmar
en nombre de la organización. 

El suscrito (nombre completo y
apellidos):_________________________________, mayor de edad, con documento de
identificación número2 _________________________, de nacionalidad____________________________
en mi condición de , de la organización denominada:
__________________________________________ con cédula jurídica número:
____________________________________, declaro bajo fe de juramento la siguiente
información:

2 Indicar nombre del documento que se tenga por ejemplo
pasaporte, cédula de identidad, cédula de residencia, etc. 

 

a) La organización se
compromete a suministrar y facilitar con transparencia y apertura la
información requerida para ejecutar eficazmente los procesos de evaluación.

b) La organización
está dispuesta a someterse a un proceso de evaluación presencial por parte de
un equipo evaluador, designado por el Proyecto Alternativas al Bromuro de
Metilo, que realizará visitas a sus instalaciones con el fin de verificar la
información suministrada.

c) La organización se
compromete legalmente a cumplir todos los requisitos de uso del distintivo del
Reconocimiento ambiental por la reducción de uso de Bromuro de metilo

d) La organización se
encuentra libre de cualquier penalidad por incumplimiento de la legislación y
no tienen un proceso administrativo o penal abierto en materia ambiental.

e) La organización
cumple con los requisitos exigidos requisitos reglamentarios y normativos del
país, por ejemplo: tributarios, municipales, Ministerio de Salud, cuotas obrero
patronales, patente municipal, colegios profesionales y en las que aplique,
aportando copia del documento que corresponda, por ejemplo: copia del Permiso
de funcionamiento vigente, copia de la Regencia vigente, etc.

 

En fe de lo anterior
se firma en la ciudad de ________________________________________ el
día__________________ del mes __________________________ del año_____________.

 

 

___________________________________                        
                                    Sello Organización

 

Firma-Representante3

3 La firma del
representante legal u otra persona con facultades para firmar dentro de la
organización, debe de ser autenticada por notario público y se debe de
acompañar esta declaración jurada con una personería jurídica de la
organización con no más de un mes de expedida. 

 

Anexo #3

 

INFORME DE EVALUACIÓN DEL DISTINTIVO AMBIENTAL
VOLUNTARIO,

POR LA REDUCCIÓN DEL USO DE BROMURO DE METILO

 

| Nombres del equipo evaluador: |  |
| --- | --- |
| Fecha de inspección: |  |
| Hora de inicio de la inspección: |  |
| Hora de finalización de la inspección: |  |
| Fecha de entrega del informe: |  |
| Nombre del Productor o de la Empresa: |  |
| Nombre persona responsable del proceso de obtención del distintivo: |  |
| Representante legal: |  |
| Dirección física: |  |
| Teléfonos: |  |
| Localización GPS | N: O: |
| Fax |  |
| Correo electrónico: |  |

 

| Cultivo | Variedad | Nombre científico | Área por cultivo | Estimado de producción |
| --- | --- | --- | --- | --- |

 

 

| Introducción. Breve reseña de la operación y descripción de la inspección |
| --- |

 

Seguimiento a acciones de No conformidad del periodo
anterior:

| Referencia del Criterio | No conformidad | Estatus actual | Observaciones |
| --- | --- | --- | --- |

 

Lista de No conformidad y hallazgos

 

| Referencia del Punto de control | No conformidad | Observaciones |
| --- | --- | --- |

 

| conclusiones. Observaciones finales |
| --- |

 

Firma del Inspector:__________________________

Firma del productor: ___________________________

 

Anexo 4

 

FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL EQUIPO

EVALUADOR Y DEL PROCESO DE VALORACIÓN.

 

Se solicita llenar en
su totalidad este formulario de evaluación del equipo evaluador y el proceso de
la verificación.

Toda la información
que brinda la organización en esta solicitud y sus anexos se manejaran de
manera confidencial.

3 Objetivo

El objetivo es la
evaluación del servicio brindado a la empresa, por parte de los evaluadores,
para la mejora continua en el proceso de valoración del Distintivo Ambiental
Voluntario, por la reducción del uso de Bromuro de metilo.

4 Información general
de la organización

 

| Nombres del equipo evaluador: |  |
| --- | --- |
| Fecha de inspección: |  |
| Hora de inicio de la inspección: |  |
| Hora de finalización de la inspección: |  |
| Fecha de entrega del informe: |  |
| Nombre del Productor o de la Empresa: |  |
| Nombre persona responsable del proceso de obtención del distintivo: |  |
| Representante legal: |  |
| Dirección física: |  |
| Teléfonos: |  |
| Localización GPS | N: O: |
| Fax |  |
| Correo electrónico: |  |

 

Formulario de evaluación

 

| Criterios de evaluación del equipo evaluador | C | NC | NA | | --- | --- | --- | --- | | ¿El
evaluador líder presenta el Plan de evaluación, al inicio del proceso de evaluación? |  |  |  | |
¿El evaluador líder presenta el equipo evaluador y explica el papel de cada uno? |  |  |  | | ¿El
evaluador líder describe y confirma los canales de comunicación? |  |  |  | | ¿El evaluador líder
presenta aclara cualquier duda que tenga la organización, antes de desarrollo de evaluación? |  |  |
| | ¿El proceso de evaluación inició a la hora programada en el Plan de evaluación? |  |  |  | | ¿El
equipo evaluador fue respetuoso durante el proceso? |  |  |  | | ¿Se dio el espacio para que el
operador planteara su punto de vista? |  |  |  | | ¿Posición abierta a escuchar la parte auditada? |
|  |  | | ¿El equipo evaluador fue accesible para aclarar dudas del Distintivo Ambiental Voluntario
y sus criterios de cumplimiento? |  |  |  | | Criterios de evaluación del proceso de verificación |
C | NC | NA | | ¿El proceso de evaluación se apegó A lo establecido en el Plan de evaluación? |  |
|  | | ¿La evaluación cumplió con sus objetivos? |  |  |  | | ¿El proceso dio inicio de forma
puntual? |  |  |  | | ¿La evaluación se manejo apegada a los requerimientos del Distintivo Ambiental
Voluntario? |  |  |  | | ¿Se verificó la información necesaria para las conclusiones, con el aporte
de evidencias útiles? |  |  |  | | ¿Se realizaron entrevistas al personal relacionado con los
criterios de evaluación? |  |  |  | | ¿Se evaluaron todos los criterios requeridos y aplicables del
Distintivo Ambiental Voluntario? |  |  |  | | ¿El equipo evaluador hizo la presentación formal, de
los hallazgos y las conclusiones correspondientes del proceso de evaluación? |  |  |  | | ¿Son los
hallazgos suficientes para documentar la conformidad y/o no conformidad, incluyendo evidencia
detallada? |  |  |  | | ¿Fueron las no conformidades calificadas correctamente y abordadas con
claridad y profundidad? |  |  |  | | ¿Fueron los documentos probatorios relevantes colectados por el
equipo evaluador y presentados de acuerdo con los procedimientos del distintivo? |  |  |  | | ¿Se
han completado de manera puntal la auditoría y el informe? |  |  |  | |  | C | NC | NA | | Solo para
reevaluaciones o renovaciones del reconocimiento: ¿Se ha evaluado cada no conformidad abierta de
acuerdo con los requisitos del distintivo, incluyendo la designación del estatus abierta/cerrada? |
|  |  | | Observaciones |  |  |  |

 

ANEXO # 5

 

DECISIÓN DEL DISTINTIVO AMBIENTAL VOLUNTARIO, POR LA
REDUCCIÓN

DEL USO DE BROMURO DE METILO

 

| Nombre del Productor o de la Empresa: |  |
| --- | --- |
| Nombre del evaluador |  |
| Fecha de inspección: |  |
| Fecha de entrega del informe: |  |
| Nombre persona responsable del proceso de obtención del distintivo: |  |
| Dirección física: |  |
| Teléfonos: |  |
| Fax |  |
| Correo electrónico: |  |

 

Personal de DIGECA en conjunto con personal del
El Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA comunica que después, de analizado el
informe de evaluación y la calificación alcanzada, se procedió a otorgar el
estatus de:

 

i. Distintivo
Ambiental Voluntario por la reducción del uso de Bromuro de metilo

 

ii. Pendiente de
otorgar el Distintivo Ambiental Voluntario por la reducción del uso de Bromuro
de metilo, hasta la corrección las siguientes no conformidades en el proceso de
evaluación:

 

Lista de No conformidad y hallazgos

 

| Referencia del Criterio | No conformidad | Observaciones |
| --- | --- | --- |

iii. Denegado dado que
el productor aún no cumple con los requisitos básicos, para obtener el grado
mínimo para el distintivo.

 

El productor recibe el distintivo
una vez que el personal del Oficina Técnica del Ozono de la DIGECA, reciba la
decisión del distintivo firmada por el productor y se den por satisfecha la
implementación de las acciones correctivas.

____________________________________         
                                             ___________________________________

Responsable del
Distintivo Ambiental Voluntario                                                        
Productor o Solicitante

 

Fecha: ______________________________      
                                                        Fecha: _____________________________

8º-Comuníquese y
publíquese esta resolución en el Diario Oficial La Gaceta.

in the entirety of the text

                    -

                        Complete Text of Rule 82

                        Procedure for the granting of the Voluntary Environmental Distinction for
the effort made in the agricultural sector in reducing the use of Methyl Bromide

Complete Text record: F7E39

MINISTRY
OF ENVIRONMENT AND ENERGY

R-82-2014-MINAE.-San José, at ten hours and forty
minutes on March tenth, two thousand fourteen.

Considering:

1º-That through Law No. 7228, Costa Rica ratified the Vienna
Convention for the Protection of the Ozone Layer, and that through Law No. 7223
it ratified the Montreal Protocol on Substances that Deplete the
Ozone Layer, as well as its amendments ratified by Law No. 7808 "Approval
of the Amendment to the Montreal Protocol on substances that deplete the
Ozone Layer and its annexes adopted at the Second and Fourth Meetings of the
Parties (1998)" (London and Copenhagen); Law No. 8443 Approval of the amendment to
the Montreal Protocol on Substances that Deplete the Ozone Layer
and its annexes (1997); and by Law No. 8670 of October 9, 2008 "Approval
of the amendment to the Montreal Protocol on Substances that Deplete the
Ozone Layer (1999), Costa Rica. Instruments by which the country acquired
commitments to establish standards for the control, reduction, and substitution
of substances that deplete the ozone layer.

2º-That
on March 5, 2010, Executive Decree No. 35676-S-H.MAG-MINAET "Regulation for the control of substances
that deplete the ozone layer (SAO)" was published in La Gaceta No. 45, in accordance with Law 7223 and its
amendments of August 6, 2009, which has the objective of establishing
mandatory measures and standards to control and reduce the use
of substances that deplete the ozone layer (SAO) in accordance with the
obligations assumed by Costa Rica with the ratification of the Montreal
Protocol and its amendments.

3º-That
as part of the actions developed by the Project Alternatives to
Methyl Bromide, work was done on the gradual substitution of the use of methyl
bromide in different crops through a program of incentives and
technical assistance for the agricultural sector using this product (ornamental
plants, watermelon, tobacco, and melon). Therefore, currently, there are national
companies in said sector that do not use this substance in their crops.

4º-That Article 5 of Executive Decree No. 35676-S-H. MAG-MINAET
"Regulation for the control of substances that deplete the ozone layer (SAO)" in
accordance with Law 7223 and its amendments of August 6, 2009, states that
DIGECA will define a public recognition mechanism for those individuals,
or legal entities, public or private, that during the previous calendar year,
have contributed significantly to the reduction or substitution of SAOs
in their production processes.

5º-That despite the foregoing, to date there is no defined public recognition mechanism for those individuals, or legal entities, public or private, that during the previous calendar year have contributed significantly to the reduction or substitution of Methyl Bromide in their production processes. Therefore,

THE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY, RESOLVES:

1º-To approve the Procedure for the granting of the
Voluntary Environmental Distinction for the effort made in the agricultural
sector, in the reduction of the use of Methyl Bromide.

    2º-This
environmental distinction has the objective of recognizing, by MINAE through
the Technical Ozone Office of the Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, DIGECA),
the effort made by producers who have reduced or eliminated the use
of methyl bromide, including those who have never used it,
allowing Costa Rica to comply with the total phase-out schedule
agreed for the year 2013.

3º-The
distinction is granted for a period equal to the agricultural season in which
the distinction is requested and may be renewed for each subsequent
agricultural season. It is valid, provided that the Organization complies with the
admissibility and evaluation criteria for the distinction that was granted to it,
within the validity period; that is, it may not import methyl bromide
for use in its production processes, directly or through third parties.

4º-The
procedure has the objective of defining the guidelines for carrying out
the call for applications, admissibility, the evaluation methodology, the delivery,
and use of the distinction.

5º-The
aforementioned procedure includes the general steps to follow, without detriment to
the fact that MINAE may update and adjust said procedure in accordance with
the advances required in the continuous improvement process.

6º-This
procedure will be transitional while the definitive procedure
for the granting of the Voluntary Environmental Distinction for the effort
made in the agricultural sector, in the reduction of the use of Methyl Bromide, is established
through the National Quality System (Sistema Nacional de la Calidad).

            7°-This
procedure will be published on the site www.digeca.go.cr.

(Note from Sinalevi: The Procedure for the granting of the Voluntary Environmental Distinction for the
effort made in the agricultural sector, in the reduction of the use of Methyl Bromide, was
provided by the Directorate of Environmental Quality Management of the Ministry of Environment and
Energy and is transcribed below:

 

Ministry of
Environment and Energy

Directorate of Environmental
Quality Management

Technical Ozone Office

Technical Ozone Office
of DIGECA

Costa Rica.
Central America

Voluntary Environmental
Distinction for the effort made in the agricultural sector, in the reduction of the
use of Methyl Bromide

Description and
procedure.

2014

Ministry of
Environment and Energy

Directorate of Environmental
Quality Management

Technical Ozone Office

Costa Rica,
Central America

VOLUNTARY ENVIRONMENTAL
DISTINCTION FOR THE EFFORT MADE IN THE AGRICULTURAL SECTOR, IN THE REDUCTION OF THE
USE OF METHYL BROMIDE.

1. BACKGROUND

The Montreal
Protocol entered into force in January 1989, constituting the legal basis of the
global effort to safeguard the ozone layer. With the signature of 184
countries, it was agreed to eliminate all substances that deplete the Ozone Layer,
with the expectation of its recovery by the year 2050.

Thus, Costa Rica,
as a signatory country of the Montreal Protocol, commits to eliminating the use
of methyl bromide in agricultural production. For this reason, starting in 2004, the
Project Alternatives to Methyl Bromide was established, through the
Ministry of Environment, Energy as the executing body and the United
Nations Development Programme (UNDP), as the implementing agency of the
Montreal Protocol.

The Project Alternatives
to Methyl Bromide, which works in close collaboration with the Technical
Ozone Office of DIGECA and the United Nations Development
Programme in Costa Rica, also has the support of the Ministry of
Environment (MINAE), the Ministry of Agriculture and Livestock (MAG), State
Universities, and Technical Institutions (INA; INTA; among others). These
work together with all farms using methyl bromide.

During the first year
of the project, the country ceased to be on the list of the top ten
consumers of methyl bromide in the world (with more than 500 tons of
consumption per year), achieving a reduction of more than 10% in national
consumption.

Around 97% of
the production and sale of methyl bromide is used as a pesticide, since
this substance is applied for the control of a wide range of pests.

This product is an
agrochemical that, since the 1970s, has been used in
agriculture mainly to disinfect soils and crops (grains, fruits,
cut flowers, tobacco, and others). However, during its application a significant
part of the product is released into the atmosphere, decreasing the concentration
of ozone and also contributing to increasing the greenhouse effect.

Methyl bromide
has been identified as one of the chemical products that affect the environment. It was included for the first time in the Montreal Protocol through the
Copenhagen Amendment in 1992. Internationally, it was proposed to limit its
use until its total elimination, except for quarantine and pre-shipment stages.

Harmful effects of methyl bromide on human beings have been
proven, with evidence of damage to the central nervous system, lungs, eyes,
kidneys, and skin. Not only
workers in the fields are estimated to be at direct risk,
but also people who live or carry out activities
near the areas where this chemical synthesis product is used.

The World
Health Organization classifies this chemical product as a highly dangerous volatile
fumigant; the FAO recommends that it not be used in developing countries. www.digeca.go.cr

1.1 Legal
Justification

By the Organic Environmental Law (Ley Orgánica del Ambiente, Ley 7554), MINAE is designated as the institution responsible for coordinating the establishment of policies and actions for the protection of air, water, soil, and energy resources. To have an entity that would assume these priority tasks within the country's environmental administration process, the Directorate General of Environmental Quality Management (Dirección General de Gestión de la Calidad Ambiental, DIGECA) was created several years after Law 7554 was enacted.

In this way,
DIGECA was formed in August 2002 by directive of the
Minister's office. The respective decree for its constitution, number 31628-MINAE of October 09, 2003, was published in the Official Gazette La Gaceta No. 29, of February 11, 2004.

This is why the
Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA), as an instance of the
Ministry of Environment and Energy (MINAE), has been making efforts since
2002 to improve environmental quality in the national territory, through the
promotion of integrated environmental management. Its actions focus on the
development of technical and legal tools, as well as on the opening of
spaces for consensus and dialogue with diverse social actors.

Furthermore, in
accordance with the Montreal Protocol and its amendments, Costa Rica as a Party
to the Protocol, has adopted a system for granting import and
export licenses to supervise trade in controlled
substances, therefore, in the country, the Technical Ozone Office is
responsible for granting licenses, through the application of the
Executive Decree No. 35676-S-H-MAG-MINAET published in La Gaceta No. 45 on
Friday, March 05, 2010. http://www.digeca.go.cr/ozono/ozonotramites.html

This is how the
project Alternatives to Methyl Bromide has been providing technical and financial
support to the agricultural sectors using this gas as a soil
fumigant in the productive activities of melon, watermelon, cut flowers, and tobacco,
as a means to achieve sustainable production in these sectors. It is from
January 1, 2013, that the import ban on
this fumigant is established.

Currently, the
cut flower and tobacco producing sector have managed to implement
alternative technologies for the substitution of methyl bromide, so at
this moment these activities are free of ozone-depleting fumigants.

The production of
export melon and watermelon is carried out through two groups of
producers, with significant differences regarding planting areas, economic
capacity, and the use of technologies for pest management. On one hand,
companies that, despite having used agricultural inputs for a long time, such as
this ozone-depleting chemical, are taking the first steps

to make
the change, using sustainable and more environmentally friendly technologies. And on
the other hand, producers who have never used this soil
fumigant for their agricultural production management.

It is for this reason
that the decision is made to create an environmental distinction mechanism, to
recognize the effort made by producers who have reduced or
eliminated the use of methyl bromide, including those who have never
used it, allowing Costa Rica to comply with the total phase-out schedule
agreed for the year 2013. ELIZONDO, R. 2013

This voluntary environmental distinction and the
right to use the distinction granted by the State to producers
who reduce or do not use methyl bromide, will be one more tool for
the marketing of these products in the international market, with
Costa Rica being the first country in Central America to ban its importation starting from
the year 2013.

2. OBJECTIVES

2.1 MAIN
OBJECTIVE

To standardize an
evaluation mechanism to grant an environmental distinction that rewards the
effort of producers who have reduced the use, or have never used,
methyl bromide in their agricultural activity. This in compliance with the
commitments assumed by Costa Rica in the Montreal Protocol, and Law No. 7223
"Approval of the Montreal Protocol on Substances that Deplete the
Ozone Layer, signed on September 16, 1987", ratified by the country in
1991, and its amendments.

2.2 SPECIFIC
OBJECTIVES

1. To create a procedure to guide the
Technical Ozone Office of DIGECA-MINAE and the organizations through the
stages of registration, documentary and field evaluation; and delivery of the
Voluntary Environmental Distinction.

2. To design an application form for
organizations to submit information to the Directorate of Environmental
Quality Management (DIGECA).

3. To design an evaluation instrument with
all the control points and compliance criteria that will be evaluated;
granting a quantitative score to the organization's performance.

4. To design a guide for the evaluator, on the
application and interpretation of the evaluation instrument, for the Voluntary
Environmental Distinction.

3. SCOPE

The environmental
distinction is designed to be applied to farms of melon and
watermelon producers; without the size of the operation or
the company or its location being an impediment or limiting factor.

It is aimed at those producers
sensitive to the health and environmental aspects inherent in
agricultural production and, at the same time, those with a high commitment to producing in an environmentally friendly manner

with the environment,
allowing Costa Rica to comply with the total phase-out schedule
agreed for 2013.

4. DEFINITIONS

Corrective action:

Action taken to
eliminate the cause of a detected non-conformity or other undesirable situation.

Agrochemicals:

Synthetic or non-synthetic
chemical substances used for nutrition, protection, and
agricultural production. They include fertilizers, pesticides, and others such as oils,
attractants, adjuvants, stimulants, inert materials, regulators, and
hormones.

Scope of the
evaluation:

Extent and boundaries
of an evaluation.

Self-assessment:

It is the verification
carried out by the producer themselves of their compliance with the
criteria and minimum requirements to obtain the Environmental Distinction.

Bio-inputs:

Products used for the nutrition and protection of plants and animals, which have a biological
origin and in processes of extraction, reproduction, or cultivation from sources
natural. Examples: organic fertilizers, composts,
biological control agents, foliar fertilizers, bio-pesticides,
substrates, and others.

Calibration:

Measurement of the degree of
accuracy of a device or equipment measured compared with a known standard,
to make the necessary adjustments.

Client of the
evaluation:

Organization or
individual requesting an evaluation.

Competence:

Personal attributes
and demonstrated aptitude to apply knowledge and skills.

Evaluation
conclusions:

Result of an
evaluation, provided by the evaluation team after considering the objectives
of the evaluation and all its findings.

Conformity:

Fulfillment of the
minimum total score required to obtain recognition.

Correction:

Action taken to
eliminate a detected non-conformity.

Compliance
criteria:

Set of
policies, procedures, or requirements taken into account to carry out the
evaluation.

Environmental Distinction:

Public
distinction granted to an organization for having stood out in causing a significant
change in national environmental performance, through the
implementation of concrete actions, processes, and/or projects aimed at
preventing, reducing, and mitigating the environmental impacts derived from its
activities, products, or services.

Application equipment:

Device,
tool, equipment, or machine used to apply substances for
pest control on plants and animals, in liquid, solid, mist, or
aerosol form.

Evaluation team:

One or more evaluators
who carry out an evaluation, with the support, if necessary, of technical
experts.

Personal protective
equipment (PPE):

Attire that must be
worn by a person when in contact with chemical synthesis substances.

Evaluation:

Systematic,
independent, and documented process, managed by the Technical Ozone Office of
DIGECA, in order to determine the degree to which the
compliance criteria and evaluation guidelines defined for the Voluntary
Environmental Distinction by the Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA) are met.

Evaluated:

Organization that is
evaluated.

Evaluator:

Person designated by
the Technical Ozone Office of DIGECA to take charge of an evaluation
to achieve the Voluntary Environmental Distinction, as part of an
evaluation team, with demonstrated personal attributes and competence to carry
out an evaluation.

Lead evaluator:

Person designated by
the Technical Ozone Office of DIGECA, to carry out and coordinate the
evaluation of a specific Organization applying for the Voluntary
Environmental Distinction.

Evaluation
evidence:

Records,
statements of facts, or any other information that is pertinent to the
evaluation criteria and that are verifiable.

Technical expert:

Person assigned by
the Technical Ozone Office of DIGECA, to provide specific knowledge
or experience regarding the scope of the recognition to be
evaluated.

Evaluation
findings:

Evaluation
evidence collected against the evaluation criteria.

Inspection:

The act of examining and
evaluating the production or handling operation of an applicant for
obtaining the Voluntary Environmental Distinction or an operation with the distinction,
to determine compliance with the Law and the requirements contained in
this part.

Maximum residue
limit (MRL):

It is the upper legal
limit of a pesticide residue or its metabolites, which is permitted or
recognized as acceptable in or on agricultural products for human and animal
consumption, as determined by good agricultural practices.

Integrated pest
management (IPM):

Refers to the
careful consideration of all available techniques to combat pests
and the subsequent integration of measures that reduce the development of
pest populations and keep the use of pesticides and other
interventions at economically justified levels and with a minimum risk
to human health and the environment. IPM emphasizes the growth of
healthy crops, the minimal disruption of agricultural ecosystems, and the
advantages of utilizing natural pest management mechanisms.

Continuous improvement:

Recurring activity
to improve social, environmental, and technical performance in an organization.

Non-Conformity:

Those non-compliances with control points and compliance criteria that do not lead to obtaining the Voluntary Environmental Distinction.

Non-compliance:

Situation in which
a control point on the checklist is not met, in accordance
with the compliance criteria.

Organization:

All natural
and legal persons, public and private, that opt for the Voluntary
Environmental Distinction.

Technical Ozone Office
of DIGECA:

Responsible for
managing the technical and logistical processes of the Voluntary Environmental
Distinction for the reduction or non-use of methyl bromide in its agricultural
production processes.

Pest:

Any living
organism that competes with or causes damage to the plants of a crop or their products
and that can be considered as such, due to its economic, invasive, or
widespread nature.

Pesticide:

Any substance or
mixture of substances intended to prevent, destroy, or control any
pest, vectors of undesirable plant or animal species that cause
harm or interfere in the production, processing, storage,
transport, or marketing of food, agricultural products. The term
includes substances intended for use as plant regulators

growth, defoliants, desiccants, agents for reducing fruit density or agents for preventing the premature fall of fruit, and substances applied to crops before or after harvest to protect the product against deterioration during storage and transport.

Evaluation plan:

Description of the
activities and details of an evaluation to be carried out by the Technical
Ozone Office of DIGECA, for the granting of the Voluntary Environmental
Distinction.

Record:

Document that
presents results obtained or provides evidence of activities
performed.

Producer:

Natural or legal person who is dedicated to the production of agricultural products and to whom the products produced belong. This is who requests the service of the Voluntary Environmental Distinction, as a single organization fulfilling the established requirements.

Phytosanitary
product:

Substances used for the control of pests, weeds (arvenses), crop diseases (herbicides,
nematicides, molluscicides, fungicides, bactericides, insecticides, acaricides, rodenticides).

Substrate:

Material different from
soil used to support the roots of crops.

Traceability:

Ability to follow
the movement of a food of plant origin through one or several
defined stages of its production, transformation, and distribution. Its application
is mandatory in all stages of the production process (plantation
management, harvest, and transport of the fruit to the packing plant).
This prevents the mixing of products with the Voluntary
Environmental Distinction, with products that do not have it.

Production unit:

Plot, parcel,
land, greenhouse that individually or together constitute the
places of production for the crop(s).

5. DOCUMENTARY BASIS
FOR THE VOLUNTARY ENVIRONMENTAL DISTINCTION, FOR THE REDUCTION OF THE USE OF METHYL
BROMIDE

5.1 Application for
Voluntary Environmental Distinction

The applicant must
submit before the Technical Ozone Office of DIGECA the Application for
the Voluntary Environmental Distinction for the non-use or reduction of applications of
methyl bromide, in their agricultural production process. Annex 1.

5.2 Sworn
declaration of environmental compliance

The applicant must
submit the sworn declaration Annex 2, together with the application for the Voluntary
Environmental Distinction.

5.3 Evaluation
report

The team lead
evaluator prepares an evaluation report, which they deliver to the Technical Ozone Office
of DIGECA, within a period of five business days, after finishing
the evaluation. Annex 3.

5.4 Evaluation form for the evaluation team and the process

Once the evaluation process is finished,
personnel from the Technical Ozone Office of DIGECA, send the
applicant the evaluation form for the evaluation team and the
process. Once the information is completed by the producer, they send the document to
the technical coordination of the Technical Ozone Office of DIGECA. Annex 4.

5.5 Decision on the
Environmental Recognition

Five days after
delivering the evaluation report and its review by the responsible person in the
Technical Ozone Office of DIGECA, the Decision on the Voluntary
Environmental Distinction is prepared. Annex 5.

5.6 Control Points
and Compliance Criteria

This document
describes the evaluation criteria for the Organization, they are used by
the evaluation team for verifying compliance with the
Voluntary Environmental Distinction. It is also a guide for producers and
technicians, to implement this program of good social, environmental,
and technical practices in their operations. Criteria are evaluated on the farm and
in the documentation, as a way to evidence the management of pesticides
and the reduction of the use of methyl bromide, for obtaining this
Voluntary Environmental Distinction and the right to use the distinction by
the State. Annex 6.

5.6 List of Control
Points

The control points
are the criteria used by the evaluation team, to evaluate
compliance with the Voluntary Environmental Distinction. Annex 7.

The Voluntary
Environmental Distinction has three types of control points and compliance
criteria, that the producer must meet to obtain the right to use the
distinction. These are classified as Obligatory, Critical, and Recommendation.

5.6.1 Obligatory
Criteria

These are those
criteria related to basic documentation and
implementation requirements in the field. Applicants for the distinction must comply with
100% of all Obligatory criteria. Observations must be added
in the Evaluation List, for all obligatory criteria.

5.6.2 Critical
Criteria

These are the criteria
that have a higher level of compliance in relation to the Obligatory ones,
they require an additional effort by the producer. The minimum
compliance of 75% is obligatory, for all applicable control points of the
Critical criteria. To perform the calculation, the following formula will be applied:

(Total Number of control points for critical criteria - Non-applicable control points for critical criteria) x
25% = Total number of permitted non-compliances with Critical criteria.

Example: (22-3) x
0.25=4.75

The total number of
non-compliances with critical criteria is 4.75, a number that must be rounded
down. Therefore, this producer can only have four critical
control points not met, to obtain the Environmental Recognition.

5.6.3 Recommended
Criteria

They represent the highest
level of compliance by the applicant. These do not require a
minimum percentage of compliance.

The compliance
criteria must be verified in the documentation and on the site (field), the
evaluation team will rate with "C: complies", "NC: does not comply", or "NA: not applicable".
For both the external evaluation and the self-assessment, the
observed evidence must be described. There are criteria that cannot be classified
as "NA: not applicable", which are indicated in the control points of the
On-site Evaluation List, with an X in the rating field.

The Voluntary
Environmental Distinction defines a Non-conformity as those non-compliances
with criteria that do not lead to obtaining a minimum score, to obtain
the minimum status of the distinction.

5.7 Support
information documents

The support
information documents are of a regulatory and legal nature, supporting
the program in the applicant's compliance with the Voluntary Environmental Distinction:

-Law No. 7228
"Approval of the accession of Costa Rica to the Vienna Convention, for
the protection of the ozone layer, of March 22, 1985".

-Law No. 7223 "Approval
of the Montreal Protocol, on Substances that Deplete the
Ozone Layer, signed on September 16, 1987".

-Law No. 7808
"Approval of the Amendment to the Montreal Protocol on substances
that deplete the Ozone Layer and its annexes adopted at the Second and Fourth
Meetings of the Parties (1998)" (London and Copenhagen Amendments).

-Law No. 8443
"Approval of the amendment to the Montreal Protocol, on Substances
that Deplete the Ozone Layer and its annexes (1997)".

-Law No. 8670
"Approval of the Beijing Amendment".

-Technical Regulation on Maximum Residue Limits of Pesticides in Vegetables. RTCR 424-
2008.

-Executive Decree No.
35676-S-H-MAG-MINAET-Organic Environmental Law # 7554

 

6. OPERATIONAL DESCRIPTION
OF THE VOLUNTARY ENVIRONMENTAL DISTINCTION AND RESPONSIBILITIES

The procedures
and documents of the Voluntary Environmental Distinction are presented below,
for registration, documentary and on-site evaluation; and the
receipt thereof from the State.

Agricultural
producers may request the distinction. A producer is that individual
or company that has one or more production lots but, whose operation
is managed by a single organization. A producer has no limit regarding
the extent of their operation to submit their application.

6.1 Prerequisites for applying for the distinction in the program

To ensure the
success of the distinction, the applicant producer or company must previously
meet the following requirements:

1. The producer has
submitted the application before the Technical Ozone Office of the Directorate of
Environmental Quality Management (DIGECA) of the Ministry of Environment and Energy
(MINAE), to carry out the voluntary Environmental Recognition process.

2. The organization
complies with the environmental regulations of Costa Rica and signs the sworn declaration
that specifies so.

3. The organization
demonstrates that it does not import methyl bromide directly or through third parties.

4. Having performed
a self-assessment in accordance with the applicable criteria on all farms
or production units for which the producer is requesting the distinction, using
the evaluation checklist of the corresponding control points. The producer
may request the distinction for one or several crops; however, it may not have
the same crop both with and without the distinction. The self-assessment by the
applicant consists of the producer itself evaluating compliance with its
criteria, using the evaluation checklist.

5. Having received and
provided training to its collaborators on the following topics:

a. Safe handling of
pesticides.

b. Maximum residue limits (límites máximos de residuos, LMR).

c. Management of
information from phytosanitary product labels.

d. Prohibited inputs
in Costa Rica.

e. Calibration of
application equipment.

f. Occupational health and safety.

6. Maintain records of
at least three months of farm activities.

6.2
Registration procedure.

Personnel from the Technical Ozone Office (Oficina Técnica del Ozono) of the Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, DIGECA) of MINAE issues a national call for applications for the use of the distinction, through media on its web pages and
publications in the written press according to availability of resources, among others.

At DIGECA, there will be a person responsible for being the first contact
between the applicant and the Voluntary Environmental Distinction (Distintivo Ambiental Voluntario). This person will handle basic
information on how the Voluntary Environmental Distinction process is carried out,
the documents the applicant must complete, and secretarial support
aspects.

Organization personnel
request from DIGECA the Application forms for applying for the initial
Voluntary Environmental Distinction and the Affidavit (Declaración jurada), or obtain them
from the website of this state agency, www.digeca.go.cr. Once the forms and the declaration are complete, the Organization submits the
application signed by the legal representative (or the person authorized within
the Organization to act on its behalf) with the required information,
and the attached documents (Anexo 1 and Anexo 2).

DIGECA, through
the Technical Ozone Office, reviews the information supplied by the applicant
Organization for completeness, within a period of ten business days. For
its acceptance, minimum requirements are verified, such as the presentation of
the legal certification (personería jurídica) issued no more than three months prior, the Request
for the recognition service, and the Affidavit. Likewise, it is verified that
the producer has not imported methyl bromide (bromuro de metilo) since 2013.

If it is accepted, the
application is sent to the secretariat of the Technical Ozone Office (OTO),
where the information is recorded in its registries. Then, the information is
sent to the Director of DIGECA, who appoints the Evaluation Team (Equipo Evaluador, EE).

If the registration is not
accepted, DIGECA is responsible for notifying the applicant of the need
to complete the requirements on a one-time basis. The Organization will have
a period of ten business days to complete the application. In the event that the
Organization does not submit the requested documentation, the process
is considered concluded and the file (expediente) is archived.

6.3 Evaluation

Once the process
of registration is concluded and the application submitted by the Organization is accepted, the evaluation
team draws up the preliminary evaluation plan for the applicant's plantations
and schedules the preliminary evaluation dates according to the order
in which applications were received. Once all evaluation requests have been
received, the annual evaluation plan is carried out,
according to the order of receipt of each application.

6.4
Selection of the evaluation team.

The Directorate of DIGECA, through the Technical Ozone Office, forms the
evaluation team for the assessment.

Lead evaluator profile:
Professional in agricultural sciences, with experience in environmental recognition and
distinctions, and with technical training and/or instruction in
agricultural product inspection.

6.5 Coordination of the
evaluation process

The evaluation team
defines the dates, in exact days, for the on-site evaluation. Likewise,
DIGECA, through the Technical Ozone Office, communicates this in writing to the
organization, at least 30 business days before the date of said evaluation:

The Organization, once
notified of the evaluation date, has a period of three business days to
indicate in writing its acceptance or non-acceptance of the above points.

The Technical Ozone
Office of DIGECA may allow the Organization to change the
dates or composition of the evaluation team on a one-time basis, provided it
requests and justifies the reasons in writing.

Personnel from the
Technical Ozone Office of DIGECA have a maximum of ten business days, from
the date of receipt of the Organization's communication, to
reschedule and communicate to the Organization the new evaluation date and/or the
new composition of the evaluation team.

If the
Organization does not respond within the three business days following the
communication, DIGECA, through the Technical Ozone Office, will proceed with
the archiving of the application.

If the
Organization does not accept the date or the initial evaluation team, and the Technical Ozone Office
of DIGECA proposes a new date or a new composition for the evaluation
team, the applicant Organization will have a period of three business days
following the communication to inform in writing whether it accepts or rejects this
new date or the new team. If it does not accept the new date or the
new team, the application will be archived.

6.6 Documentary review

Once the applicant
Organization accepts the evaluation plan, it submits, within a period of no more than 10 business days, the supporting technical information to carry out the
evaluation in the field to the Technical Ozone Office of DIGECA: crops to
evaluate, total planting areas to evaluate, location of the planting
areas, maps of the planting areas, location of: agrochemical
warehouses, packing plants, sanitary facilities, records of purchase and/or
importation of methyl bromide, production records for the planting
areas to evaluate, agronomic management of the planting areas to evaluate,
records of biological pest control or integrated pest management
application, records and results of previous environmental evaluations or audits,
obtained certifications. The evaluation team commits to
handling all this information confidentially and to returning it to the
applicant Organization at the end of the evaluation process.

The Technical Ozone Office of DIGECA will review the Methyl Bromide import history of the Organization applying for the distinction.

If the
Organization does not submit the aforementioned information, the Technical Ozone Office of DIGECA will contact the Organization, on a one-time
basis, and inform it of the missing documentary information. The Organization
will have a period of ten business days following the communication to provide
the missing information. If after this period the missing information has not been provided, the application will be archived.

The Technical Ozone
Office of DIGECA delivers to the lead evaluator, at least 15 business days
before the field evaluation date, the documentation provided by the
Organization. The evaluation team is subject to confidentiality and
impartiality, which is guaranteed by signing a Confidentiality and Impartiality Agreement between the members of the evaluation team and the
Technical Ozone Office of DIGECA, in accordance with the provisions of the procedure
Selection, Integration, and Performance Evaluation of the Evaluation Team and
Technical Experts of the Technical Ozone Office of DIGECA.

The lead evaluator
coordinates with the evaluation team the documentary review and the
methyl bromide import history of the applicant. If during this process the
evaluation team considers the need for an additional document related to
the scope of the evaluation, it must request it, with prior justification, during the
field evaluation from the Organization. Likewise, it must evaluate the
updating of documents it deems pertinent, according to the evaluation
process and at the discretion of the lead evaluator and the Organization.

Once the documentary review is finalized, the evaluation team prepares the field evaluation plan. The lead evaluator sends the evaluation plan to the organization (with a copy to the Technical Ozone Office of DIGECA), at least five business days
before the on-site evaluation. As part of the plan, it includes the exact
date and time of the evaluation, and details of the needs that the evaluation
team requires for carrying out the evaluation visit. The
organization reviews the Plan. The evaluation plan must be approved by the
Organization and the evaluation team, at least three days before the field
evaluation. If the Organization does not communicate the
approval of the Evaluation Plan in writing, it is notified in writing that the field
evaluation will be suspended and is given 5 business days to rectify this
deficiency. If after this period the Organization still has not approved the
Evaluation Plan, the evaluation is definitively suspended and the Organization's application is archived.

6.7 On-site evaluation

For the field
evaluation, the evaluation team uses the Compliance Verification Checklist for
the control points and compliance criteria of the Voluntary Environmental Distinction for the reduction of methyl bromide use,
provided by personnel from the Technical Ozone Office of DIGECA.

6.8
Opening meeting

The on-site
evaluation begins with an opening meeting attended by the evaluation
team and personnel assigned by the Organization. The lead evaluator is
responsible for conducting the opening meeting, in which they present the on-site evaluation plan, the evaluation objectives, introduce the evaluation
team, inform the role each one fulfills, describe and confirm
the communication channels during the evaluation, and the procedure to follow
after the verification. Furthermore, they clarify any doubts the evaluation
team or the Organization may have before carrying out the on-site evaluation activity.

6.9 Information gathering and verification

For collecting
information and findings during the on-site evaluation, the evaluation team may use various techniques to gather, verify, and analyze
information and evaluate the producer's performance. The techniques include: a)
interviews with personnel, b) field observations, c) document review,
d) observation of the work environment and activities carried out,
e) relying on the documentary review report, as well as
other techniques the evaluation team considers necessary to complete the Compliance Verification Checklist for the Voluntary Environmental Distinction criteria. The evidence found and adequately substantiated is
analyzed by the evaluation team, where the evaluation
findings are defined and drafted by consensus.

6.10 Closing meeting

Upon completing the on-site evaluation, the lead evaluator conducts a closing meeting. In
this meeting, the evaluation team formally presents the
Evaluation Report (Informe de evaluación) to the Organization, which includes the evaluation findings, as well as the corresponding conclusions. The Compliance Verification Checklist for the Voluntary Environmental Distinction control points is the main annex
and input for the Evaluation Report. If both parties agree
with the report presented by the evaluators, an acceptance document is drawn up, in which both parties sign in agreement. On behalf of the evaluation team, the lead evaluator signs, and on behalf of the Organization, the legal representative signs.

The lead evaluator,
within a period not exceeding five days after the closing meeting, delivers to the
Technical Ozone Office of DIGECA the original signed Evaluation Report
(Anexo 3 and Anexo 6).

If there are Non-Conformities (No Conformidades), the producer must submit a Corrective Action Plan that they will implement within a period of 30 calendar days after having
received the Distinction Decision (Anexo 5).

The producer sends the
evidence of the implementation of the corrective actions. At the discretion and
decision of the evaluation committee, a verification evaluation of the implementation of corrective actions may be scheduled.

The closure or resolution of the Non-Conformities is prepared and documented, and communication is sent to the producer two business days after having received the complete evidence from the producer.

Once the Non-Conformities have been closed, the Conformity Report (Informe de Conformidad) is issued, no later than three business days after the Non-Conformity closure document has been issued. If after carrying out the action plan for correcting the non-conformities and/or the second field evaluation, the Organization still does not achieve the minimum score to obtain the Voluntary Environmental Distinction, the application will be considered not approved.

If the
Organization does not agree with the result of the closure report for the Action Plan to correct the non-conformities or the second evaluation to assess the rectified aspects, it shall have the power to appeal these
results, according to the provisions of the Public Administration Law (Ley de Administración Pública) for this purpose.

6.11 Evaluations of the
evaluation team and the evaluation process

Once the evaluation is
completed, personnel from the Technical Ozone Office of DIGECA send to the organization the Performance Evaluation form for the evaluation team
and the process evaluation form (Anexo 4). Both the Organization and the
Evaluation Team send the complete forms to the Technical Ozone Office of DIGECA within a period no later than five business days.

6.12 Decision-making body

The Directorate of
DIGECA, based on the information presented by the evaluation team, within a
maximum period of 15 business days, makes the decision to ratify or deny the
recommendation to grant the distinction. DIGECA communicates the decision (Anexo 5) in writing to the Organization, with the result of the evaluation,
which establishes whether or not it is deserving of the respective distinction.

6.13 Voluntary Environmental Distinction

Organizations that obtain a total final score equal to or greater than 75% obtain the
Voluntary Environmental Distinction for the reduction or non-use of
methyl bromide and the right to use a distinction alluding to the methyl bromide reduction process implemented by the producer.

The awarding of the
Voluntary Environmental Distinction takes place at an official event organized by
DIGECA through the Technical Ozone Office.

The list of recognized
organizations is published in media outlets that MINAE and
the Technical Ozone Office of DIGECA personnel deem appropriate.

6.14 Validity of the
distinction

The distinction is
granted for a period of one calendar year and may be renewed annually. It
is valid as long as the Organization complies with the admissibility
and evaluation criteria of the distinction that was granted, within the validity
period; that is, it may not import methyl bromide for use in its
productive processes, either directly or through third parties.

The
producer must notify DIGECA two months prior to the expiration
of the Voluntary Environmental Distinction of its interest in renewing it. It will be necessary
to carry out a new

evaluation of the operation to obtain the
distinction again, if the pertinent conditions and requirements are met.

6.16 Right of Use
of the Distinction

One of the main objectives
of this Voluntary Environmental Distinction is to differentiate and motivate
producers so that they voluntarily commit to complying with the
compliance criteria and the requirements of the distinction, to reduce or
not use methyl bromide in agricultural activity. One way to give this
support or motivation to producers is by allowing them to use the compliance
distinction.

The distinction is the
property of MINAE, represented by DIGECA, and may only be used under the
following conditions:

1. Only producers who have obtained the Voluntary Environmental Distinction may make
use of the distinction. The use must be for products that have been produced in
accordance with the compliance and recognition criteria established in this
document and its annexes (Control Points and Compliance Criteria).

2. Producers who
have been suspended from the distinction may not use the distinction on
their products.

3. Producers who
have been suspended from the distinction will be excluded from the registry
maintained by the Technical Ozone Office (OTO), which implies exclusion from the
chosen medium for publication of the companies that obtained the Voluntary
Environmental Distinction.

4. The producer must
commit to allowing inspections at any time. Failure to authorize an inspection will be grounds for the suspension of the distinction.

5. The producer must maintain control of the products on which they use the distinction.

To guarantee the
compliance with these points, the Organization must sign an agreement on the
conditions of use of the distinction with MINAE, prior to the use of the
distinction on its products. If the Organization does not sign this
agreement, it may not use the Voluntary Environmental Distinction.

6.17 Sanctions

The Organization that
fails to comply with the terms of the affidavit or the conditions of use of the
distinction between MINAE, represented by DIGECA, and the Organization, will be
subject to the following sanctions.

1. Suspension of the use of the distinction from
the moment the sanction is imposed.

2. Withdrawal of the right to use the Voluntary
Environmental Distinction and exclusion from the list of companies, farms, or producers
to whom the distinction was granted by DIGECA and the Technical
Ozone Office (OTO).

3. Prohibition of the use of the distinction.

4. The withdrawal of the Recognition will be
communicated to the clients declared by the producer in the application for
the Recognition.

5. Other sanctions
established by the legal system.

Additionally,
producers or companies that are not in compliance with the requirements of the
distinction during the period in which it was granted will be
sanctioned by MINAE, and the Voluntary Environmental Distinction will be withdrawn.

It will be considered
fraud to sell products identified with the distinction from
operations that have been sanctioned, that have not been evaluated, or that have not
passed the Evaluation, as well as those that have not carried out the process
to correct the deficiencies found in order to obtain the Voluntary
Environmental Distinction again.

Warning: The non-conformity incurred by the producer will be notified in writing,
requesting the correction and indicating a deadline for carrying it out. If
the producer or applicant has not carried out the corrective action by the
indicated deadline, DIGECA, through the Technical Ozone Office, may
execute a suspension.

Suspension: The
suspension implies the impossibility of using the Voluntary Environmental
Distinction and of labeling the product with the distinction granted by the State.
Suspension occurs when the producer fails to carry out the
corrective actions requested by DIGECA.

6.18 Renewal of the distinction

After one year
has elapsed, and if the operator wishes to renew the recognition granted,
they must undergo a new documentary and on-site evaluation,
provided the initial scope is maintained.

6.19 Unannounced evaluations:

Unannounced inspections
are external evaluations. DIGECA will conduct unannounced inspections
according to its internal work program, if it deems it
necessary. This is a supplementary evaluation, in addition to the annual
recognition process, to contribute to the integrity of the Voluntary
Environmental Distinction.

*Acceptance for
entry into the Voluntary Environmental Distinction for the reduction of methyl bromide use
will depend on the presentation by the Applicant of the
following information: Affidavit, legal certification, and the Application
for the Voluntary Environmental Distinction.

7.
ANNEXES (ANEXOS)

1. Application Form for
the Voluntary Environmental Distinction for the effort made in the agricultural
sector in reducing the use of Methyl Bromide.

2. Form for the
Affidavit of environmental compliance.

3. Evaluation Report Form.

4. Evaluation form for
the evaluation team and the evaluation process.

5. Distinction Decision Form.

6.
Field evaluation checklist: Control points.

Anexo #1

Application Form for the Voluntary Environmental

Distinction for the effort in the agricultural sector

in reducing the use of Methyl Bromide.

| Organization Name: |
| --- |

FOR EXCLUSIVE USE OF THE ALTERNATIVES TO METHYL BROMIDE PROJECT

Entry date:
____________

Application
code:___________

Receiving
official:_________

This application must be
completed in its entirety, attaching the requested annexes. All the
information provided by the organization in this application and its annexes is handled confidentially.

1.     Purpose of the application

Mark the corresponding
box with an "x":

|  | First time Renewal |
| --- | --- |

2 General information of the organization

Organization
name:_________________________

Address:________________________________

Telephone:__________
Fax:___________ Postal box:______________

Web page (when
applicable):____________________

Legal
representative:____________________________

Telephone:___________________________________

Email:_____________________________

2.1 Attach the organization chart of the
organization, identifying areas where the specific activities established within the scope of the Environmental
Recognition being applied for are carried out.

2.2 Attach a map or sketch of the
distribution of the farm lots, for the scope of the Environmental
Recognition.

2.3 Attach the Affidavit, duly
completed. (Anexo N°2).

2.4 Attach the following legal documents:

| -Certification of valid legal certification (issued less than three months ago). | | --- | |
-Proof from the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social) of being up to date with the payment of its obligations. |

2.5 The Organization,
in accordance with the proposed criteria, defines the following as its scope for being evaluated
to apply for the Environmental Recognition for the reduction of Methyl Bromide
use:

| Planting area (ha) | Crop(s) | Farm(s) name-location | Personnel (#workers)
| | --- | --- | --- | --- |

2.6
Attach a copy of the following documents that the organization possesses as part
of its scope for the recognition:

- Mission, vision, and policies of the
  organization.

- List of key personnel (environmental
  manager, department heads, among others) with full name and position held
  within the scope of evaluation, and total number of personnel.

2.7 Declaration
  of the producer's clients

| List of product buyers |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| Name | Location (Country, City) | Contact (Name, email) | Annual quantity (ton) |

3.
ANNEXES (ANEXOS)

3.1  List of additional documents accompanying the
following application:

| 1 |  |
| --- | --- |
| 2 |  |
| 3 |  |
| 4 |  |
| 5 |  |
| 6 |  |
| 7 |  |
| 8 |  |
| 9 |  |
| 10 |  |
| 11 |  |
| 12 |  |

Note 1: Each annex must be duly identified and
numbered.

Note 2: No blank spaces should be left; in
cases where the question does not apply, the Organization must indicate N/A
(Not applicable).

Note 3: This application must be submitted to the
Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA) of MINAE, located at avenida 18,
calle 9, puerta 935, north side of the Gimnasio del Liceo de Costa Rica, Plaza
González Víquez, San José.

If you have questions about completing this application, contact:

Emails:

[email protected]

Telephone:

2221 8728 / 2221 8705
ext. 103

Anexo #2

Affidavit (Declaración Jurada)¹

¹ This information must be provided by the legal
representative of the organization, or another person within it authorized to sign
on behalf of the organization.

The undersigned (full name and
surnames):_________________________________, of legal age, with identification document
number² _________________________, nationality____________________________,
in my capacity as _________________________, of the organization named:
__________________________________________ with legal identification number:
____________________________________, declare under oath the following
information:

² Indicate the name of the document held, for example
passport, identity card, residence card, etc.

a) The organization
undertakes to supply and facilitate, with transparency and openness, the
information required to effectively carry out the evaluation processes.

b) The organization
is willing to undergo an on-site evaluation process by an evaluation team, designated by the Alternatives to Methyl Bromide Project,
which will conduct visits to its facilities to verify the supplied information.

c) The organization
legally undertakes to comply with all the requirements for the use of the Environmental Distinction for the recognition of Methyl Bromide use reduction.

d) The organization is
free of any penalty for non-compliance with legislation and has no
open administrative or criminal proceedings in environmental matters.

e) The organization
complies with the required regulatory and normative requirements of the
country, for example: tax, municipal, Ministry of Health, employer
worker contributions, municipal license, professional associations, and those that apply,
providing a copy of the corresponding document, for example: copy of the valid Operating Permit, copy of the valid Oversight Certification (Regencia), etc.

In witness whereof
signed in the city of ________________________________________ on the
day__________________ of the month __________________________ of the year_____________.

___________________________________                                             Organization Seal

Signature-Representative³

³ The signature of the
legal representative or other person authorized to sign within the
organization must be authenticated by a notary public, and this
affidavit must be accompanied by the legal certification of the
organization issued no more than one month prior.

Anexo #3

VOLUNTARY ENVIRONMENTAL DISTINCTION EVALUATION REPORT,

FOR THE REDUCTION OF METHYL BROMIDE USE

| Evaluation team names: |  |
| --- | --- |
| Inspection date: |  |
| Inspection start time: |  |
| Inspection end time: |  |
| Report submission date: |  |
| Producer or Company Name: |  |
| Name of person responsible for the distinction obtaining process: |  |
| Legal representative: |  |
| Physical address: |  |
| Telephones: |  |
| GPS Location | N: W: |
| Fax |  |
| Email: |  |

| Crop | Variety | Scientific Name | Area per crop | Estimated production |
| --- | --- | --- | --- | --- |

| Introduction. Brief overview of the operation and description of the inspection |
| --- |

Follow-up on Non-conformity actions from the previous period:

| Criterion Reference | Non-conformity | Current Status | Observations |
| --- | --- | --- | --- |

List of Non-conformities and findings

| Control Point Reference | Non-conformity | Observations |
| --- | --- | --- |

| Conclusions. Final observations |
| --- |

Inspector's Signature:__________________________

Producer's Signature: ___________________________

Anexo 4

PERFORMANCE EVALUATION FORM FOR THE EVALUATION

TEAM AND THE ASSESSMENT PROCESS.

You are requested to complete
this evaluation form for the evaluation team and the
verification process in its entirety.

All the information
provided by the organization in this form and its annexes will be handled
confidentially.

3 Objective

The objective is the
evaluation of the service provided to the company by the evaluators,
for continuous improvement in the assessment process of the Voluntary Environmental Distinction for the reduction of Methyl Bromide use.

4 General information
of the organization

| Evaluation team names: |  |
| --- | --- |
| Inspection date: |  |
| Inspection start time: |  |
| Inspection end time: |  |
| Report submission date: |  |
| Producer or Company Name: |  |
| Name of person responsible for the distinction obtaining process: |  |
| Legal representative: |  |
| Physical address: |  |
| Telephones: |  |
| GPS Location | N: W: |
| Fax |  |
| Email: |  |

Evaluation form

| Evaluation criteria of the evaluation team | C | NC | NA |
| --- | --- | --- | --- |
| Does the lead evaluator present the Evaluation Plan at the beginning of the evaluation process? |  |  |  |
| Does the lead evaluator introduce the evaluation team and explain each member's role? |  |  |  |
| Does the lead evaluator describe and confirm the communication channels? |  |  |  |
| Does the lead evaluator clarify any doubts the organization may have before the evaluation begins? |  |  |  |
| Did the evaluation process start at the time scheduled in the Evaluation Plan? |  |  |  |
| Was the evaluation team respectful during the process? |  |  |  |
| Was the operator given the opportunity to present their point of view? |  |  |  |
| Was there an open-minded attitude to listen to the audited party? |  |  |  |
| Was the evaluation team accessible to clarify doubts about the Voluntary Environmental Seal (Distintivo Ambiental Voluntario) and its compliance criteria? |  |  |  |
| Evaluation criteria of the verification process | C | NC | NA |
| Did the evaluation process adhere to what was established in the Evaluation Plan? |  |  |  |
| Did the evaluation meet its objectives? |  |  |  |
| Did the process begin punctually? |  |  |  |
| Was the evaluation managed in accordance with the requirements of the Voluntary Environmental Seal (Distintivo Ambiental Voluntario)? |  |  |  |
| Was the information necessary for the conclusions verified, with the contribution of useful evidence? |  |  |  |
| Were interviews conducted with personnel related to the evaluation criteria? |  |  |  |
| Were all required and applicable criteria of the Voluntary Environmental Seal (Distintivo Ambiental Voluntario) evaluated? |  |  |  |
| Did the evaluation team make a formal presentation of the findings and corresponding conclusions of the evaluation process? |  |  |  |
| Are the findings sufficient to document conformity and/or non-conformity, including detailed evidence? |  |  |  |
| Were the non-conformities correctly classified and addressed with clarity and depth? |  |  |  |
| Were the relevant evidentiary documents collected by the evaluation team and presented in accordance with the seal's procedures? |  |  |  |
| Have the audit and the report been completed punctually? |  |  |  |
|  | C | NC | NA |
| Only for re-evaluations or renewal of the recognition: Has each open non-conformity been evaluated in accordance with the seal's requirements, including the designation of open/closed status? |  |  |  |
| Observations |  |  |  |

 

ANNEX # 5

 

DECISION OF THE VOLUNTARY ENVIRONMENTAL SEAL (DISTINTIVO AMBIENTAL VOLUNTARIO), FOR THE REDUCTION

OF THE USE OF METHYL BROMIDE

 

| Name of the Producer or Company: |  |
| --- | --- |
| Name of the evaluator |  |
| Date of inspection: |  |
| Date of report submission: |  |
| Name of the person responsible for the process of obtaining the seal (distintivo): |  |
| Physical address: |  |
| Telephones: |  |
| Fax |  |
| Email: |  |

 

Personnel from DIGECA, together with personnel from the
The Technical Ozone Office (Oficina Técnica del Ozono) of DIGECA communicates that, after analyzing the
evaluation report and the score achieved, the following
status has been granted:

 

i. Voluntary Environmental Seal (Distintivo
Ambiental Voluntario) for the reduction of the use of Methyl Bromide

 

ii. Pending granting the Voluntary Environmental Seal (Distintivo
Ambiental Voluntario) for the reduction of the use of Methyl
Bromide, until the correction of the following non-conformities in the evaluation
process:

 

List of Non-conformities and findings

 

| Criterion Reference | Non-conformity | Observations |
| --- | --- | --- |

iii. Denied given that
the producer still does not meet the basic requirements to obtain the
minimum grade for the seal (distintivo).

 

The producer receives the seal (distintivo)
once the personnel of the Technical Ozone Office (Oficina Técnica del Ozono) of DIGECA receives the
seal (distintivo) decision signed by the producer and the implementation of the
corrective actions is deemed satisfactory.

____________________________________
___________________________________

Responsible for the
Voluntary Environmental Seal (Distintivo Ambiental Voluntario)
Producer or Applicant

 

Date: ______________________________
Date: _____________________________

8º-Let this resolution be communicated and
published in the Official Gazette La Gaceta.